激发民政档案管理人员工作的主动性和积极性

姚瑞波

摘 要：民政业务繁杂、涉及面广，民政档案管理工作繁琐，不可避免地引起档案管理人员“视觉”上的疲劳感、推进工作进程中的“机械”感、职业倦怠感，这就需要建立系列机制，激发民政档案管理人员的工作主动性和积极性，促进民政档案管理工作。

关键词：人员;档案;民政;主动性;积极性

民政档案不仅是维护群众权益的凭证，密切关系着群众的切身利益，而且是推动民政部门职能充分发挥的一项基础性工作。但民政档案工作在一些单位不受重视，一些民政档案工作人员安于现状，缺乏成就感，工作积极性受挫，产生消极情绪，导致工作质量下降，阻碍了民政档案管理工作的深入开展。应采取有效措施，调动民政档案工作人员的工作主动性和积极性，热情积极地投入日常管理工作中，更好地为民政工作的开展和所涉及的群众提供档案服务。

1 建立激励机制，加强考核监管

1.1 加强对民政档案工作的组织领导

加强组织领导、指导检查和监督考核，是提高民政档案管理工作水平的重要一环。应做到领导支持有力，各单位明确一名领导分管档案工作，把档案工作列入每年工作计划和年度目标考核内容，主要领导每年至少听取一次档案工作汇报，领导班子专门研究一次档案工作;应做到经费支持有力，各单位把档案工作所需经费按照实际需要给予保证，每年列入同级经费预算;应做到人事支持有力，把素质好人员安排到工作管理部门工作，工作优秀的干部及时提拔和交流到其他岗位工作，选择责任心强、热爱和熟悉档案工作的人员到档案工作岗位上，尤其是兼职岗位更要如此。应建立一套完善的督办落实机制，做到扎实推进督办落实。

1.2 引入并实施竞争机制

档案管理工作通常单调乏味，而传统的工作方式更是如此，民政档案管理人员容易出现为了工作而工作的状态。针对这一现象，应该建立激励机制，促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，让他们对自身工作有积极的认识，重新定位自己的工作。为调动大家工作的积极性，单位对表现优秀的人员应实行一定的奖励，对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地发挥个人的工作潜力。应进一步提高档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，通过多种形式对他们进行有关档案工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的责任和义务，增强其自觉性，为提高效率创造条件。

1.3 正确运用激励措施

档案工作人员应充分发挥其自身的技能，保持积极的工作态度，将以往的消极一扫而光。激励的方式主要有外在和内在两种：所谓外在激励，就是人们所说的福利、晋升、表扬、嘉奖、认可等;内在激励包括组织工作人员学习新的知识和新的技能，增强工作人员的责任感、光荣感和成就感等。通过内外激励，激发档案管理人员的工作积极性和主动性，有效地促进档案管理人员工作水平和效率的提高。

2 发挥信息技术优势，创新档案管理方法

2.1 增强档案部门及人员的工作使命感和责任感

新时代对民政档案工作有了新的、更高的要求，民政档案工作部门及人员应当增强工作的使命感和责任感，切实对工作负责。民政档案工作在经济和社会生活中起着重要的基础性作用，档案部门及其工作人员不能认为档案工作是一件无关紧要的内务工作，认为自身是可有可无的幕后人员，认为档案业务只是埋首故纸堆的枯燥活动，而应解放思想，振奋精神，切实增强使命感和责任感，勇于迎接挑战，时刻充满危机感，把握职业发展的新契机，以积极向上的态度，满怀自豪地认真挑好这项重任，为民政档案工作的发展贡献自己的全部力量。

2.2 创新民政档案管理手段

将文本纸质档案与电子档案进行对接，使民政档案管理工作者转变传统而低效率的繁琐工作，代之以数字化档案存储、管理和利用，使档案成为重要的数字化资源，充分利用网络信息技术，使档案工作者能够更加方便地进行档案管理，提高工作效率。优化档案管理机构进行设置，组织力量积极推进档案管理信息化建设，建设民政数字档案室。结合数字化档案的特点，制定相关的档案管理规章制度，实行文档从产生到数字入档的全部流程的规范化，并对保密和网络安全制度进行规范，有效地保证数字档案管理工作正常开展，确保安全，提高民政档案管理效能。

2.3 夯实档案管理基础

做好档案的收集整理等基础工作，是有效推进民政档案管理创新和信息化建设的重要基础。从当前实际情况看，应做好三个方面的基础工作。

2.3.1 做好档案材料的收集、整理和审核。客观、真实记录民政工作过程，也是不断夯实民政档案管理工作基础的过程。应按照档案审核有关要求，逐份对档案进行审核，对档案材料不全的，及时督促相关单位和个人补全;对不属于归档范围的材料，按规定进行销毁或转递;做到每份材料入档有登记，严防档案材料丢失、涂改、造假。

2.3.2 严把档案材料审核鉴别关。对需要进入档案室的档案材料，先由具体保管人员对档案材料进行初步审核确认，再由相关负责人签字核定。凡未经过审查、核定的材料，一律不得进入档案。在档案材料鉴别上做到手续不完备的不归档、材料有涂改无证明的不归档、核定责任人不签字的不归档。

2.3.3 规范档案材料分类整理。应做好分类，将文件材料按形成年代进行分类，在每个年份按照上级、本级、下级来源，永久、定期保管期限进行分类。还应合理组卷，将不同保管期限的文件材料按照文件内在有机联系组合在一起。应对档案材料逐张逐页编码整理，重点对材料是否齐全、完整，内容是否客观真实，材料手续是否完备等情况进行核对，把材料的真实性、完整性、规范性，作为重中之重，严格把关，确保每份档案材料齐全、分类准确、编排有序、目录清楚。

3 强化教育培训，提高综合素质

3.1 不断提升档案管理人员的理论素养

积极争取各种培训进修机会，使民政档案管理人员不仅掌握文书学、档案管理學、档案保护技术学、档案文献编纂学等档案专业基本知识，还需要掌握其他相关专业知识。通过培训，档案管理人员还可以正确认识自我，掌握人际交往和沟通技巧，学会现代化管理手段和方法，以积极的方式处理工作、生活中遇到的问题。档案工作融汇了许多相关学科知识，档案工作者应强化对现代科技知识的学习，注重对相关科学知识的补充和更新。还应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作中，不断激发档案工作者参加教育培训的主动性和积极性。

3.2 将档案教育培训列入重要议事日程

应将档案教育培训纳入企业教育培训的重要议事日程，加大推进力度。应丰富管理人员的知识面，使其明确收集、鉴别、整理档案材料之间的区别，并对各种档案资料做好收集、鉴别、整理。应把档案材料的积累工作纳入档案管理人员责任制，加强对档案材料的积累并进行检查考核，奖罚分明。主动参加继续教育学习，更新知识，提高业务能力。应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式开展培训，扩大培训覆盖面。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的原则，坚持学以致用。应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员创造提高吸收、补充档案学新观念、新方法的机会，弥补实践上的不足。

由于设备的现代化、档案种类和载体的多样化，管理方法应不断改革。因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，应充分发挥他们的主观能动性、创造性，促使他们从思想上认识到档案工作的重要性，认真学习档案业务知识，积极探索档案管理的新思路、新技术，以适应工作发展的需求，以便更快捷、更准确地为民政事业的发展提供档案服务。

新时代，民政档案管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，严谨的工作态度，又要有扎实的档案管理理论知识和专业技能，弘扬开拓进取、无私奉献的“孺子牛”精神，努力工作，进一步推进民政档案管理工作向前发展。

（作者单位：吉林省洮南市社会福利服务中心）