北京天文馆藏品管理系统设想与探讨

陈 昌，管 峰

(北京天文馆，北京 100044)

藏品管理是天文馆的重要工作之一，近年来天文馆藏品数量不断增加，其中不乏极为珍贵的陨石及望远镜，急需一套能将藏品进行统一管理的数字化系统，通过该系统将藏品来源、属性、历史价值、材质、保护记录、维护信息、研究信息等资料的管理，并可以通过数字技术将藏品进行多维度的立体展示，特别是通过信息化手段，将藏品中珍贵且易损的古籍古仪进行数字信息化加工处理，更能起到保护藏品的功能[1]。因而，如何通过信息化手段收集、整理、研究、保存、利用这些藏品信息，实现天文馆藏品的迅速查询、定位、展示和利用具有很强的实用价值。

天文馆藏品管理系统是一套以藏品为中心，涉及藏品征集、藏品编目管理、藏品外借管理、藏品信息统计管理、藏品保管业务管理、库房日常管理(入库现场盘点)、数字化资源管理和利用、门户管理等内容的综合性藏品管理与资源利用的软件系统，能够实现全过程动态管理藏品信息登记、业务审批流程的协同操作，实现藏品查询调阅、状态监管的数字化资源管理，支持自定义条件下的分析统计与结果导出，使藏品管理业务流程更加规范，藏品利用更加高效安全，为天文馆资源管理的计划、组织、领导、控制等内容相关的决策活动提供支持，使管理工作更为科学、智能、高效[2]。

文章结合笔者多年的工作经验，立足北京天文馆的藏品管理现状，从藏品征集、藏品编目、外借管理、信息统计、入库盘点等方面入手，详细阐述了藏品管理系统设计的设想与探讨，以期给广大同仁参考借鉴。

1 系统技术路线探讨

本系统基于模块化设计思想，将系统中的各种软件及相关支撑应用进行模块化封装，并利用云数据中心将这些模块化封装后的数字化应用进行集成，使其相互之间能够进行数据的交换、通信、调用，将较细的服务进行有序组合，降低了应用开发和集成的复杂度。采用统一开发的设计架构，预留充足的扩展接口，各类应用可以通过这些应用标准化接口快速接入，并可形成高度融合的智能管理创新应用[3]。

根据系统建设规划进行了总体架构设计，系统采用分布式模块设计模式，便于系统功能的弹性化部署和分步骤的建设。总体架构，如图1所示。

图1 系统总体架构

鉴于业务需求特性和维护更新方便，拟采用B/S与C/S混合模式架构。根据功能模块划分，对于器物、人员、展览、借调、统计、仓储、管理等的业务可采用C/S架构，对于征集、鉴选、查询、搜索、展示等业务可采用B/S架构。

不同业务需求和权限人员，通过internet或LAN网络，使用浏览器或客户端软件访问系统服务器。且采用用户身份认证机制和用户密码MD5加密算法等技术，保证数据信息的传输安全。

2 具体实施方案

藏品管理系统具有人员的权限管理，不同权限的人员可以查看的模块是有差异的，有超级管理员、各个模块分管的管理员以及普通操作员。超级管理员具有查看所有模块的权限，如有需要修改的地方，可以发站内信息给分管模块的管理员进行修改。各个模块的分管管理员只能查看和修改本模块的信息，普通操作员只能进行简单的信息录入和修改等。

2.1 藏品编目规范设计

藏品作为信息的载体，包含的信息是全方位、多层次的，从外形、纹饰、文字记载信息、制造工艺、化学物理成分信息，还有与其产生、使用、流传相关的民族学、民俗学等相关信息。这些信息是历史的逐层积淀，相互之间有着内在的必然联系。文物研究的着眼点就是在于揭示多层历史积淀间的相关规律。因此藏品数据库不仅信息量将非常巨大，而且要体现其中的相关性[4]。

数据库代码字段的设计，参照现有的较规范的原始资料与编目卡片格式，遵循行业相关规范，以及相关的国家、国际标准规范： 《博物馆藏品信息指标体系规范(试行)》《博物馆藏品二维影像技术规范》《国际单位制及其应用》《中国各民族名称代码》《世界各国和地区代码》《中华人民共和国行政区代码》《数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法》《论著出版形式类别代码》《地址矿产术语分类代码》《中国植物分类与代码》《中国动物分类与代码》等等。

2.2 应用系统模块

2.2.1 藏品征集模块。 天文馆目前藏品的主要来源，对应的照片等，系统应提供对征集信息的录入、查询、统计等功能。①藏品征集模块：征集线索管理、征集来源管理、征集登记、征集凭证、藏品鉴选等功能。②征集线索管理：根据陈列大纲的需求，按照展示类型所征集文物的相关信息可填写在此模块。③征集来源管理：对征集文物涉及的各处单位信息进行统一的填写、修改、删除。此处管理的单位信息可在整个软件中共享。④征集登记：根据藏品入库卡片填写已入库文物的基本信息，并保存到馆藏文物数据库。⑤藏品鉴选：对征集文物进行初步鉴定，按正式账、临时账及辅助账等有选择地进入藏品文物数据库。

2.2.2 藏品寄存管理模块。藏品入库前，需要等待评估审批，所以暂时不入库，必须先寄存。寄存管理包括寄存藏品录入、入库鉴定和取回流程等3个流程，并且入库鉴定结果可与入库登记流程相关联。①寄存藏品录入：寄存管理藏品的登记、审批、管理。馆藏员拿到藏品后填写寄存单，填写完成该藏品进入藏品总账进入寄存账，再经过文物保管部确认后提交到分管领导处确认，积存流程结束。②藏管员新增寄存单，填写该寄存单下的寄存品信息表：寄存品信息表属性与藏品信息表属性相同；同一寄存单，可以包括多个寄存品信息。③藏管员填写该寄存单信息后，提交系统进行流程审批。审批期间，该寄存单状态与该寄存单内所有寄存品信息的寄存品状态数据都放着在临时表单中，如流程依次审核完毕后，寄存品数据写入正式表单，状态改为“寄存”；如审核未通过则丢弃数据。

审批流程中，由藏管员填写寄存单后，提交总账、收藏研究部负责人、分管馆领导依次审批。各审批节点都要可以提交意见，如无意见则系统不显示[5]。各审批节点如有不同意见时，写明意见后逐级退还至藏管员处进行修改。通过审核的寄存品才可以进行查询、入库鉴定等后续功能。

寄存品取回：实现对寄存品取回进行审核、确认。馆藏员生成藏品取回单，经过总账后再经过收藏研究部确认后提交到分馆领导处确认，取回流程结束。

藏管员根据查询条件得到的结果生成寄存品取回单，提交系统进入寄存品取回流程；此时，入库鉴定单涉及的寄存品状态为“审批”；寄存品取回单上的寄存品要显示寄存品的鉴定结果，如“允许入库”或“允许取回”；审批流程中，由藏管员填写取回单后，提交总账、收藏研究部负责人、分管馆领导依次审批。各审批节点都要可以提交意见，如无意见则系统不显示。各审批节点如有不同意见时，写明意见后逐级退还至藏管员处进行修改。

审批流程结束后，原寄存品状态为“允许入库”的保持状态不变，等待正式入库；原寄存品状态为“允许取回”的状态改为“已取回”。

入库鉴定：实现馆内对已经入馆的寄存品进行鉴定，决定是否入库，并进行下一步分类处理。馆藏员先选择需要鉴定的寄存品，总账判断寄存品状态后提交至收藏研究部进行鉴定。

藏管员根据查询条件得到的结果生成入库鉴定单，提交系统发起入库鉴定流程；此时，入库鉴定单涉及的寄存品状态为：“审批中”。

总账待办事务中，存在待审批的入库鉴定信息时，则总账根据书面鉴定意见，在鉴定单上勾选寄存品的状态，状态为“允许入库”或“允许取回”。同时附上书面鉴定意见的扫描件作为今后备查材料。完成后提交收藏研究部负责人；如寄存品的清单与实际情况不符，则退回藏管员重新选择。

收藏研究部负责人待办事务中，存在待审批的入库鉴定单时，若负责人核对后同意，则签名完成流程；如有不同意见，写明意见后，退回“总账”重新操作。

入库鉴定流程结束后，表单对应寄存品记录的寄存品状态自动更新为：“允许入库”或“允许取回”。

2.2.3 藏品编目模块。 藏品编目账管理是天文馆藏品信息管理的核心，该模块包含编目创建、正式账审核、总账浏览、相关信息管理、藏品专题五个模块。

编目创建。 总账创建是整个编目账管理的源头。它包括新建总账和修改总账两个子模块。操作人员由管理员通过权限分配获取入库凭证登记和创建的权限，操作人员首先创建藏品核心编目信息，包括登记号、品名、时代、类别，并进行下一步详细信息录入，最后提交，提交时需要确定该账目为正式总账还是辅助账，提交完成后编目信息进入审核流程进行审核和完善。

正式账审核。 正式账审核是对创建的待审核编目信息进行审核的过程。它包含任务分派、任务追踪管理、审核过程的权限由任务管理子模块进行业务权限分配，工作人员根据业务权限进入任务跟踪管理子模块中进行编目及 相关信息完善并提交工作，有审核人员进行每条编目信息的审核，最后由发布人员进行信息发布。业务人员在任务追踪管理子模块进行正式账的业务工作，审核人员进行信息的审核和发布。

总账浏览。 总账浏览包括系统的藏品正式账的浏览以及辅助账目的浏览，并且提供简单的查询功能、类别树浏览功能。

有关信息管理。 相关信息管理是指同藏品信息相关的文档和人物的管理，文档、人物同藏品的关联可以总账修改的时候管理，也可以在总账审核的时候关联。并且可以通过人物详细信息获取该人物相关的藏品编目信息和多媒体信息的情况。

藏品专题展示。 藏品专题是指通过专题的形式对藏品某系列进行展示，为藏品的研究和查找提供了一个聚类的方式，并提供专题附件功能。

2.2.4 藏品外借模块。 外借模块主要为内部人员展览所用，系统内提前设置好外借所需的属性字段，按照馆内藏品外借规范流程进行预设外借表单。当内部人员通过系统选择所需藏品(含名称、照片等)，提交时就会形成外借表单，直接打印出表单后，可以走馆内藏品外借流程。藏品归还时，需要入库登记。

2.2.5 藏品盘点模块。 藏品盘点模块主要为藏品管理人员进行阶段性入库盘点所设置，管理人员可以提前在该模块进行预约申请入库盘点，系统会给申请人员发送一个预约码。盘点当日，管理人员出示预约码入库，盘点完后出库时，系统登记出库，这样就会在系统内留下出入库记录，形成出入库日志。

3 结束语

笔者通过模块化设计思想对天文馆藏品管理系统进行设计探讨，旨在打造一个藏品征集到藏品外借、展示及库存盘点一体化的藏品管理系统，实现天文馆藏品的迅速查询、定位、展示和利用具有很强的实用价值，希望该设想在不久的将来能付诸实现。