数字环境下创新人事档案管理工作路径探析

赵聪

〔摘要〕人事档案管理作为国家信息化管理的重要组成部分，随着信息技术的深刻变革亟待创新发展。数字环境下创新人事档案管理，对提升人事档案管理的效率和质量、规范档案管理、保护档案信息的完整和安全有积极的促进作用。当前，人事档案管理工作存在着数据安全性面临威胁、人事档案部门缺少与其他机构沟通协作的渠道、人事档案管理制度不够完善、人事档案管理队伍结构不合理等风险与挑战。为此，要从调整人事档案管理的对象和方法、提升人事档案管理的工作效能、推进人事档案业务标准化建设、促进人事档案工作更好发展等方面，进一步创新数字环境下的人事档案管理工作。

〔关键词〕数字环境；人事档案管理；数据安全性

〔中图分类号〕G271〔文献标识码〕A〔文章编号〕2096-8442（2021）02-0069-04

“十四五”时期，以互联网、大数据、云计算、人工智能等為代表的信息技术将对各行业产生深刻的影响，运用数字信息技术推动经济发展、完善社会治理、提升政府服务和监管能力已成为趋势。2017年12月，习近平总书记在中央政治局第二次集体学习时强调，“大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动。”〔1〕人事档案工作作为国家信息化工作和党的干部人事工作的重要组成部分，其生成、存在、运行和管理方式等都发生着重大变化，传统人事档案管理工作的环境、理念、模式以及档案人才队伍组配结构也面临诸多困难和挑战。如何对数字环境下的人事档案管理工作进行创新发展，已成为新时代做好档案管理工作的新命题。本文从创新人事档案管理工作的必要性入手，着重分析了人事档案管理工作在新形势下面临的风险与挑战，并提出了积极的破解思路，为进一步探索与新时期相适应的人事档案管理工作发展路径提供参考。

一、创新人事档案管理工作的必要性

数字环境下，人事档案的管理创新主要是指推动人事档案从传统的收集、保管纸质档案逐步向数字化、数据化的电子档案转型升级。创新人事档案管理工作的必要性主要体现在以下几方面。

（一）有利于提升人事档案管理的效率和质量

人事档案是反映组织内成员身份、履历、资历、思想政治状况等个人情况的历史记录〔2〕，是记载人生轨迹的重要依据，能较为全面地反映个人全貌。因此，在数字环境下，档案部门通过借助现代信息化技术对个人人事档案信息进行收集、整理、分析、应用，不仅能够提升人事档案管理的效率和质量，而且便于准确及时全面的展示个人工作经历、专业素养、竞争优势等情况信息，为其升学、就业、升迁等提供可靠依据，也为组织的选人用人提供精准参考。

（二）有利于规范档案管理

传统的人工管理档案方式风险较大，且效率低下，难以适应信息化时代对人事档案管理的现实需要，也难以实现组织内人事工作的价值追求、充分发挥人才资源优势的终极目标。通过运用信息化管理技术和模式，提高人事档案管理的信息化和数字化水平，能够实现对人事档案的高效存储、调取和运用。与此同时，实施信息化档案管理还能够完成对相关档案数据的备份及迁移，大幅度提高人事档案的利用效率，促进组织稳步向前发展。

（三）有利于确保档案信息的完整和安全

人事档案实施数字化、数据化管理后，可以根据年龄、资历等档案内容进行分类管理，设置数字编号或者运用二维码技术，实现档案的快速调取和利用，提高档案工作者的工作效率。同时，运用信息化平台管理人事档案，加强了对系统登录、录入存储、信息检索的保密性，有利于日常维护、定期更新和长期保存档案信息，规避了纸质档案泄密、损毁或丢失带来的个人信息失真问题。

二、创新人事档案管理工作面临的挑战

数字环境下，创新人事档案管理工作面临着档案数据安全隐患、人事档案部门缺少与其他机构沟通协作的渠道、人事档案管理队伍结构不合理等诸多挑战。

（一）人事档案数据安全性面临威胁

一方面，人事档案记录着一个人的学习经历、政治面貌、品德作风、德能才绩等情况，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，起着凭证、依据和参考的作用，具有一定的法律效用。比如，国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法：一是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收；二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地；三是把档案转至就业代理或人才交流中心。但是，在这三种情况下，人事档案都不是由个人保管的，而是由各地的人事档案管理部门来保管。因此，在遇到升学、入编、入党、落户、退休、出国等需要提供档案资料的情况时，保管人事档案的部门往往提供的是转递来的封装保存的纸质档案袋。纸质档案材料由于其自身易出现磨损、老化等物理特性，可能会导致多年积累的档案材料出现字迹不清等问题，加之一旦发生丢失、损毁或移交不当的情况，本人必须回到小学、初中、高中、大学及户籍地、原工作单位，补齐相关证明材料，补档程序十分繁琐，并且容易造成档案资料内容不全面或更新不及时的情况，一定程度上存在失真隐患。另一方面，随着大数据时代的到来，以“双轨制”“双套制”为电子档案管理的主要方式已被“单轨制”“单套制”的运行管理模式取代，在人事档案由纸质档案向电子数据档案转变的过程中，一旦出现软硬件故障、网络攻击、病毒感染、系统错误等信息安全问题，也会对人事档案的全面性、真实性、动态性、有效性、机密性产生不可逆的负面影响。

（二）人事档案部门与其他机构沟通协作的渠道不畅

人事档案来自多方面多部门，其形成过程是连续的，概括地反映了个人成长的全面信息。每一个接收人事档案部门的管理人员都应对档案内的每一份人事文件材料进行认真鉴别和调查核实。但是，到目前为止我国尚未出台专门的政策、法规对数字环境下信息、数据的管理权限和管理模式进行规划和细分，档案部门、大数据管理部门、政府、学校及其他部门之间基本采取单线交流的协作方式，无法实现相关部门的有效联动。加之各地区各部门的归档标准和管理措施不同，使得人事档案部门对于一些需核实的问题和历史遗留问题，缺乏能够及时鉴定真假的渠道，不利于后期的长期保存与利用。

（三）人事档案管理制度不够完善

人事档案管理部门虽然是重要的信息管理部门，但一些组织人事部门通常对人事档案管理工作认知比较单一，重视程度不够，往往会简单地认为人事档案管理工作就是用传统的方式对人事档案资料进行简单的收集、整理、录入、更新，技术性不强，从而忽视了从组织内的制度建设、资金投入、技术开发、技能培训、物质激励、精神奖励等方面建立一整套相对科学完善的管理机制，这就影响了人事档案管理工作的质量和效果。

（四）人事档案管理队伍结构不合理

长期以来，人事档案工作对从事档案管理的工作人员的职业技能要求并不高，他们往往并不是档案专业出身，对人事档案管理的工作思路和业务方法还停留在以纸质文件为管理对象的层面，尤其是对数字环境下档案数据管理、分析、数据存储技术、开发利用等方面的新模式新方法涉猎不足，普遍存在数据意识薄弱和技术能力欠缺等问题，传统的人才队伍结构已不适应数字环境下的档案管理需求。另外，组织人事部门对人事档案管理工作有效的激励手段不多，导致从事人事档案管理的工作人员往往流动性较强、责任心较差，这些都对安全持续有效地保护人事档案数据带来了隐患。

三、创新人事档案管理工作的路径分析

大数据时代背景下，针对人事档案管理工作存在的问题，笔者认为，创新人事档案管理工作的路径，主要包括调整人事档案管理对象和方法、提升人事档案管理工作效能和推进人事档案业务标准化建设。

（一）转变工作思路，调整人事档案管理的对象和方法

首先，在传统的模拟态环境中，人事档案的管理对象是“白纸黑字”的档案实体。随着以计算机为代表的数字技术的飞速发展，以及文件形成领域技术环境的变化，档案的管理对象也发生了变化，从过去物理依附在载体上的模拟态变成了以文件为中心的数字态档案，并且随着以“大智移云物”为代表的新技术的发展，目前又正以文件为中心的数字态档案向以数据为中心的数据态档案進行转变。人事档案的内容与实体逐渐分离开来，在档案管理信息系统上产生的数据流成为了新的管理对象。其次，传统人事档案管理的核心在于对档案实体及外围环境的保护。因此，其管理方法主要采取的是“档案八防”“文件生命周期理论”“文件连续体理论”等传统技术，但在数字环境下，随着管理对象的变化，其管理方法也应逐渐转变为对电子文件内容、结构、背景等组成要素的管理和控制。最后，现代信息技术的全面推广与应用，为人类带来了速度和效率，改变了我们的生产生活方式，但同时也不可避免地造成了安全性、确定性、可靠性等信息质的方面的负面问题。因此，必须建立起档案信息网络化管理模式，采取先进的现代化信息技术，如数字扫描、数字微缩、数据加密等技术，对人事档案进行数字化处理，避免出现档案信息被恶意入侵、破坏、外泄等不良现象。具体来说，就是要构建起完善的计算机防御系统，如在计算机上安装防火墙和杀毒软件。同时，加大云存储技术、反病毒技术、访问控制技术的运用〔3〕，做好数据定期备份更新，设置文件执行权限，定期更改管理密码，不留安全隐患死角。

（二）更新管理模式，提升人事档案管理的工作效能

首先，建立健全管理机制，优化人事档案管理模式。传统人事档案管理机制滞后、管理过程繁琐，严重制约了档案管理的发展，而当前人事档案工作的发展，促进了人事档案管理机制向网络化、规范化、社会化的转变。因此，应增强对人事档案管理工作的重视程度，增加人力物力财力的投入，建设高水平的信息化平台，推动电子档案管理技术的成熟。其次，加大对计算机、互联网、云计算等现代化科学技术的应用，加快人事档案管理软件的开发、信息存储和检索系统的升级以及档案监控系统研发。当出现一份或者多份纸质人事档案时，可以第一时间通过使用电子扫描或光学识别等先进设备将大量的档案信息转移到计算机内，使电子档案管理不需要对人事档案逐份输入，这既减少了人力的投入，又缩减了传统档案收集、整理、归档的步骤。再次，积极促进人事档案管理部门与组织内部其他部门及其他组织之间的密切配合。通过加强各部门之间功能的相互融合，数据管理的相互补充，形成人事档案管理网络化的运行机制，逐渐摆脱传统的各部门之间互不联系、缺少互动的状态，进而帮助组织提升其整体竞争力。最后，利用计算机技术和通信技术，打破时间和空间概念，带动地区性网络、局域性网络的构建。在保证安全的前提之下，把分布在不同时间和不同地点的电子设备互联起来，共享人事档案的数据资源，形成以资源共享为目的的人事档案数据库网络。此外，积极研发人事档案大数据分析应用系统。基于已有人事档案数据设立词库，升级计算机信息检索系统，查询过程只要输入一个或多个关键词就可以进行精确查找。通过运用大数据分析技术实现档案数据的可视化展示，抽取年龄结构、性别、学历等重点内容作热点分析、应用统计分析，把档案库变成知识库，为服务对象提供一站式查询与利用，为决策和各项管理提供更有价值、更高质量的服务，提升人事档案部门社会化服务能力。

（三）夯实基础建设，推进人事档案业务标准化建设

在信息社会中，由于经济社会的飞速发展，各行各业都已离不开现代化信息技术的支持，人们对标准化的需求也越来越迫切。档案事业作为人类各项社会建设与发展活动的有机组成部分，必须同样选择标准化的发展道路。因此，推动人事档案从传统的收集、保管纸质档案逐步向数字化、数据化的电子档案转型升级成为人事档案部门的必然选择。基于此，形成人事档案工作标准，推进人事档案业务的标准化建设势在必行。

首先，要制定统一的元数据标准、归档移交数据包标准、归档范围、档案数据鉴定规则等工作准则和业务依据，形成比较完整的理论体系和技术支撑。其次，要充分利用云计算、大数据及云存储技术平台，加大资金投入，加强工具设备的创新，为人事档案管理人员配备适宜的办公场所，建设人事档案数据资源库，运用大数据分析工具对档案资源进行分析、挖掘和可视化呈现，为服务对象提供便捷的检索平台，使人事档案管理工作向着规范化、标准化的目标迈进〔4〕。最后，人事档案业务标准化要考虑到先进性与合理性相统一，从实际情况出发，最大限度地提高档案工作现代化水平和管理效益出发，对目前尚没有可能实现的统一标准，先实现部分地区、部分级别、部分内容的统一，或制定合理多数的统一，达到实事求是确定人事档案工作的标准及内容，使人事档案管理逐步实现标准化。

（四）提升工作人员素养，促进人事档案工作更好发展

在人事档案管理由实体管理向内容管理再向数据管理过渡的阶段，人事档案部门应意识到人事档案工作人员的技能升级和转型至关重要。人事档案部门应适当规划调整和扩充档案人才队伍，形成多专业、多层次的档案管理人才体系。

首先，应重视人事档案工作和人事档案管理人员，增加人力物力财力投入，及时发现人事档案工作中存在的问题，及时研究解决，提高工作效率。其次，应根据自身发展需求，制定合理的招聘标准，招收、引进具有档案专业技能及数据管理技能的专业人员，做到人尽其用，知人善任。再次，要积极鼓励现有人员更新自身知识储备，注重培养档案管理人员的责任意识和综合素质，定期对人事檔案管理人员进行专业的档案知识培训、对人事档案管理人员的年度工作进行公开透明的科学考核，推动组织内形成积极有效的良性竞争，以调动档案人员的工作积极性。最后，人事档案管理人员应转变工作思路，在传统档案管理知识和新兴技术之间寻求交汇点，不断提升服务意识和数据管护意识，积极主动地向服务对象输出高质量服务。同时，要不断增强自身职业道德素养，主动接受继续教育，努力掌握人事档案从数据收集、鉴别、整理到著录、保存、分析、挖掘和利用的全过程，在理论学习和工作实践中培育新知识、新技能、新思维。

人事档案是社会公共信息的重要组成部分，是人才信息的主要来源。因此，在数字环境下，人事档案管理工作也应顺应时代潮流，不断总结遇到的风险挑战和存在的问题，积极转变工作思路，更新管理模式，夯实制度基础，加强现代化高素质档案人才队伍建设，使人事档案管理工作更加信息化、专业化、标准化，更好地服务于经济社会发展的需要。

〔参考文献〕

〔1〕习近平在中共中央政治局第二次集体学习时强调审时度势精心谋划超前布局力争主动实施国家大数据战略加快建设数字中国〔N〕.人民日报，2017-12-10（01）.

〔2〕陈科.数据化在事业单位人事档案管理中的实践〔J〕.商讯，2021（01）：152-153.

〔3〕房润南.加强人事档案管理促进人力资源开发〔J〕.人力资源开发，2020（22）：36-37.

〔4〕黄雅雯.事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策〔J〕.内江科技，2020（12）：3.

责任编辑白慧玲