数字化技术在档案管理工作中的运用研究

刘 迪

（济南市智慧城管服务中心 山东 济南 250000）

1 引言

随着科技水平的不断发展，人们已经逐步迈入信息时代，数据的指数成倍增长已经使得数据的管理成为人们需要解决的难题[1]。计算机和网络技术日新月异，引导人们从纸质时代向数字化时代迈进。数字化技术的有效运用，正改变着人们的生活，满足了人们对于日常工作和生活过程中的管理需求[2]。档案管理是一项非常复杂的工作，档案的数量和种类多，各类档案资料的文件形式不一，无法按照统一的管理标准进行管理，现有的档案管理方式已经无法满足新时代的要求，对档案管理工作进行变革，借助数字化手段实现档案的数字化管理，才会促进我国档案管理工作的发展[3]。鉴于此，本文对数字化技术在档案管理工作中的运用进行了研究。

2 数字化技术及其在档案管理中的意义

2.1 数字化技术

数字化技术的前身是计算机技术，数字化技术应用领域比较广，应用场景相对固定，其载体大多通过虚拟化的形式展现[4]。信息和数据的种类复杂多样，如何利用数字化技术对其进行二次加工并传递给数据的需求者，以供使用者进行数据的查阅和总结[5]。数字化技术最具特色的一点是虚拟化，同时数字化技术还具有信息快速处理的优点。在日常业务中，数字化技术能够很好地解决数据的传递和分析的问题。档案管理对处理速率要求较高，数字化技术的特点正适合于档案业务管理。

2.2 数字化技术在档案管理中的意义

传统的档案管理方式主要是对纸质文档进行存储和管理，并为其提供良好的保存环境，避免纸质档案的遗失。但此种管理方式存在弊端，档案的日常管理和查询工作耗费人力物力。随着数字化档案技术的使用，以上问题得到充分解决。以事业单位的档案管理为例，数字化档案管理工作具有以下意义。

2.2.1 降低管理成本，提升档案管理工作效率

众所周知，档案的管理任务繁重，日常管理过程中的档案查询、调取和归还等业务流程，需要耗费大量的人力物力。对于档案的管理过程中，政府的投入比较大。开发档案管理系统，实现档案的数字化管理一直是企事业单位研究的重要工作之一。通过数字化档案馆的建立，能够在很大程度上降低人员在档案的编码、查询和调取过程中的工作量，提升工作效率。同时，数字化档案馆建成后，社会公众或者各企事业单位均可以通过系统及时实现电子档案数据及其原件的查询工作，代替了采用传统方式进行档案资料查询和管理方式，在时间和劳动成本上得到大幅降低，进而提升了工作效率，降低了档案的管理成本。

2.2.2 提升档案管理数量及安全性

信息安全已经成为当今世界重点关注的问题之一，档案管理过程中，信息的安全至关重要，尤其是对一些保密级别要求较高的档案文件更加需要对其进行高密级管理。传统的档案管理方式是使用纸质加目录的管理方式，在空间资源占用和库存管理成本方面较高，档案的管理容易受到损坏，例如纸张的变色和变脆，因此采用纸质加目录的管理方式，并无法从根本上解决档案原件的损坏问题。采用数字化档案管理方式，可以通过控制访问权限的方法实现档案的在线预览，降低了由于档案的翻阅和复印次数导致纸质档案迅速老化的问题，同时规避了在此过程中档案的遗失问题，进而提升了档案管理的安全度。另外，采用数字化档案管理方式，档案以数字化文档的形式存储在服务器硬盘中，可存储档案的数量不再受地理区域位置和库位的影响，档案的可存储数量大幅增加。

2.2.3 提升企事业单位的形象

数字化已经成为企事业单位人员进步的最有效途径，在未来的业务管理过程中，谁先掌握最先进的数字化技术，谁先将数字化技术应用在日常的业务管理过程中，谁将占有管理优势，并且率先享受数字化技术带给人们的成果和利益。掌握信息化和数字化的管理人员必将在众多管理人员中脱颖而出。通过大多数管理人员对数字化技术的学习，能够从整体上提升企事业单位人员的整体数字化水平。利用数字化，也从另一方面提升了企事业单位的整体形象。档案的数字化管理，不仅可以贯彻国家对于档案管理科学化的管理要求，也是促进档案管理信息化的一项重要举措，不但是实际需要也是一项工作亮点。数字化档案馆推行以后，提高了档案文件的查询效率，在便民利民方面起到了很好的推动作用，大幅提升了企事业单位在人民群众中的形象。

3 数字化在档案管理中的应用

3.1 档案数字化业务模型

建立任何管理系统其本质上是要梳理业务逻辑，进而形成业务模型。关键的业务流程涉及提卷、查卷、编写页号、数据录入、数据校对、文件扫描、图像处理、文件质检、装订、还卷等。涉及的表单有提卷单、流程单、档案目录、还卷单等。业务模型见图1。

图1 数字化制作业务模型

3.2 系统架构设计

一般而言，档案管理系统的主要架构可以分为3个层级，分别为客户价值层、服务体系层、专业体系层。其中核心功能在服务体系层，本层包含5个主要模块，主要是服务行业模块、档案类型模块、数字化加工服务模块、整理服务模块、协建流水线模块。专业体系模块是数字化档案馆运营的核心基础，分为专业团队、专业设备、专业系统、专业管理和专业经验5个部分。客户价值层分为原件的保护、数字化档案、脱机光盘、网络化利用、内部数字化流水线。具体层级结构见图2。

图2 数字化档案系统的系统架构设计

4 支持数字化档案管理的措施

除了建立数字化档案管理系统外，要想实现数字化的落地，还要有相关措施的配合，档案管理要从规章制度、人才培养、信息化理念传达、档案数字化管理落地等方面开展工作。

4.1 完善档案管理的相关制度

规章制度是任何管理的前提，为推动数字化技术在档案管理中的落地，各单位应该根据自身的实际情况，制定出符合条件的规章管理制度，保障制度能够可执行，以便于规章工作人员能够贯彻并落实。例如，首先做好纸质档案的分类、编目及排序工作，为后续的查找奠定基础。然后，数字化档案管理系统完成开发后，需要借助数字化手段，对目录及档案内容进行分门别类的存储和管理，将档案信息录入系统。同时，对于档案的管理应该根据保存年限的要求进行分类分级管理，对于已经超出保存年限的档案，进行集中销毁。

4.2 档案管理人才培养

对于人才的培养，主要是从主观能动性和自身技能方面出发。为了顺应数字化技术在档案管理工作中的快速落地，应该充分调动档案管理人员的积极性，做好档案管理人员的培养工作。应该定期进行档案数字化技术的培训，提升全员的整体水平，使档案管理人员在日常工作过程中积极利用数字化的理念进行工作，提高工作效率。

4.3 摆正理念并引入新型信息技术

采用数字化技术搭建档案管理系统以后，应该做好档案的管理和收集工作，做好目录的检索和目录编制工作，体现档案管理带来的收益。还需要不断引入新技术来充实档案管理，采用云计算技术，依据用户的指令，检索出各类信息资料，以满足档案管理的需求。同时，发挥数字化技术虚拟化的特点，建立云计算平台，实现信息的及时更新。还需要采用专业的采集设备，如OCR等，将传统的纸质文档电子化，降低档案收集过程中的人力物力损耗。

另外，采用数字化手段实现档案管理，对传统的管理方式是一种冲击。档案管理的老员工对信息化技术存在抵触情绪，因此应该通过日常培训等方式，提升工作人员对数字化理念的理解程度，确保档案管理工作能够和数字化进行深度融合。

5 结语

随着计算机网络和数字化技术的不断发展，数字化已经深入到日常管理的各个领域，利用数字化解决人们日常管理过程中的痛点问题，已经成为当今世界发展的主要措施之一。人们已经离不开数字化，数字化也需要人们对其大力推广，档案数字化也不例外。档案管理是各企事业单位的基础工作，在日常管理工作过程中需要对档案的管理高度重视。现如今传统的档案管理方式，已经无法适用于大批量、多品种的档案管理模式，借助数字化手段，提升档案管理的水平，是档案管理的大趋势，只有顺应趋势的要求，采用更加有针对性的数字化管理方法，才可以提升档案管理的整体数字化水平，从而推进档案管理的科学化。但是，对于档案的数字化管理不能仅仅拘泥于将档案进行数字化存档，实现档案的快速查阅和共享。数字化档案管理的发展尽头绝不是简单的搜索和查询，在未来研究如何通过数字化和智能化技术，提升档案管理的效率，提升对于档案管理过程中的业务事件的预警和预测是主要趋势和方向。