提高某单位图书室电子资源搜索效率的方法探析

周绯菲

（交通运输部管理干部学院党校教研部 北京 101601）

1 引言

在万物互联的背景下，本身就已经达到海量的信息和资源呈几何态势增长，人们从各种渠道获取信息和资源的速度变得愈来愈快。但是恰恰由于信息和资源的获取速度过快、数量巨大，人们获取到的信息和资源非常繁杂，需要花费大量的时间和精力对其进行甄别、筛选。如果人们能够提高自身的信息素养，应用好信息技术，那么搜索效率将会大大提高。电子资源一直是人们获取信息，进行学习的最重要手段[1]。推动图书馆信息资源建设和服务（包括数字化资源建设与服务）发展对基层和全国整体公共文化服务能力的提升具有重要意义[2]。对于图书室而言，工作是体现信息化、现代化服务的表现，是满足读者提高搜索效率和质量的保障。

某单位的业务特点是业务范畴以培训为主，行政培训与市场培训并存；培训时间以短期班（10 d以内）为主，也包括中期班（1个月左右）和长期班（2～3个月左右）；培训对象多层次，学员既有局级、处级等中高层领导干部，又有基层干部和基层工作人员；培训内容多样化，既有面向党政方向的培训，又有面向本系统各专业方向的培训；受训学员的流动性较大，对服务质量要求相对较高。某单位的图书室面向全校开放，其资源主要包括纸质资源与电子资源。纸质资源由于具有滞后性，难以满足大家的搜索要求，因此现在读者更加青睐实时性、使用性较强的电子资源。

2 现存问题及原因

因为该单位现阶段只有图书室没有图书馆（没有完全采用信息化技术手段进行管理），而且图书室面向全校的教职工、学员开放，所以进行搜索、借阅的读者不少，笔者发现目前其在电子资源搜索效率方面存在一定的问题。

2.1 现存问题

2.1.1 图书室现存馆藏电子资源的搜索效率低

现在图书室一共有大约2 000多条电子资源记录，一般情况下每半年就会将当时新进的电子资源以一个Excel工作簿文件的形式进行存储，少数情况下（疫情期间）每一年将当时新进的电子资源以一个Excel工作簿文件的形式进行存储。每个Excel工作簿文件都可能包含针对不同培训班次且不同教师的重复讲题或不同讲题的重复教师。图书室馆藏电子资源搜索的现存问题如下：（1）查询只能以Excel工作簿文件为单位，在Excel环境中进行单个查询；（2）查询以讲题、教师姓名的精确查询为主，模糊查询为辅；（3）视频文件（如：光盘）由于出版时间、多次播放等因素有损耗情况，有些视频文件播放至1.5～2 h左右就会崩溃，影响培训教学。

2.1.2 读者在图书室上网搜索电子资源效率不高

读者一般都是搜索百度、知乎、中国知网等网络数据库，对于其他的数据库（如维普等）知之甚少。如今的网络上并不缺乏信息和资源，但是网络上的信息和资源量大而繁杂，读者需要花费时间和精力筛选。对于没有掌握电子资源搜索技巧的读者而言，他们的上网搜索效率并不高。

2.2 原因

上文问题1是由于现存图书室馆藏电子资源信息化程度不够的原因导致；问题2是由于读者的信息素养能力不够，对于电子资源的搜索能力不足，对互联网上的电子资源数据库了解较少，而且使用种类单一的原因导致。

3 解决方法

在信息化时代，需要采用信息化的技术手段以及提升读者的信息素养等方法，来提高图书室电子资源的搜索效率。

3.1 现存图书室馆藏电子资源搜索效率不高问题的解决方法

因为该单位培训业务内容多样化且现阶段该单位没有增加软件投入的考虑，而且图书室馆藏电子资源只需要在单机上进行搜索即可，所以需要通过采用信息化的技术手段，快速查找到尽量多的电子资源以备不时之需。笔者分别尝试了使用Excel函数、编程两大类方式共4种查询方法进行搜索。在Excel函数这类查询方式中，笔者先后采用了vlookup函数、index+match函数、index+small+if+row函数这3种不同的查询方法进行搜索。通过研究实践，笔者有如下的体会：（1）vlookup函数的优点是支持跨工作表、跨工作簿查询，结果见图1，正向查询效率高，缺点是反向查询非常麻烦，而且不支持一对多查询；（2）index+match函数的优点是支持反向查询，缺点是不支持一对多查询，而且跨工作表、跨工作簿查询并不适合；（3）index+small+if+row函数的优点是支持跨工作表、跨工作簿查询，缺点是每当进行跨工作表、跨工作簿查询（即使是公式下拉、复制）时也会经常弹出打开文件的窗口，结果见图2，而且查询时电脑运行速度非常慢、反向查询并不方便且效率低下；（4）编程实现搜索（用编程语言+数据库查询）是目前为止笔者推荐的最佳方案。Excel擅长数据计算但不擅长数据管理，而数据库擅长数据管理但不擅长数据计算，将二者结合取长补短。考虑到计算机的性能、软件使用年限以及开发的时间成本等因素，笔者采用了现阶段性价比最合理的编程语言和数据库来实现，结果见图3。

图1 使用vlookup函数的结果

图2 使用INDEX+small+if+row函数的结果

图3 用编程语言访问数据库的结果

3.2 读者在图书室上网搜索电子资源效率不高问题的解决方法

因为该单位的培训对象层次多且学员流动性大，需要对读者进行信息素养方面相关课程的培训。信息素养是指信息意识力、信息思考力、信息技能、学术素养、媒体素养等，是利用信息工具和信息解决实际问题的能力。信息素养的核心要素是信息资源的识别、检测、规划、搜集，强调掌握和应用信息技术与网络知识确定、组织、理解、评估、创造信息，以满足学习、工作、生活等各方面的需要。读者使用电子资源主要是为了方便查阅海量信息资源、了解本专业领域发展、撰写论文和报告等，多数是由于任务驱动的需要而查阅电子资源，并未真正认识到电子资源的优势，也并没有将搜索到的信息真正应用到自己的工作生活中。因此，读者的搜索思维和搜索逻辑需要培训，以便遇到具体问题时能够高效解决问题。笔者认为需要向读者进行搜索心法、搜索逻辑、搜索技巧等方面信息素养的培训，具体内容包括：（1）采用搜索心法准确描述搜索目标以便寻找更垂直的搜索渠道，掌握搜索心法的核心技巧（找什么、哪里找、怎么找）；（2）掌握思路拆解搜索逻辑，找出核心问题、核心思路；（3）掌握搜索技巧与搜索指令；（4）掌握专业资源类网站的搜索；（5）巩固加强搜索渠道。通过信息素养相关课程的培训，可以使读者形成高级信息搜索的完整8步——分析问题、选择合适的搜索工具、提取检索词、构造检索式、进行检索、筛选检索结果、调整检索策略、反思总结。通过培训可以使读者更好地发扬刨根问底的精神，磨练出持之以恒、找到最终答案的毅力。信息素养的培训可以以面授或讲座的形式开展，也可以开展信息素养知识单元化的线上培训、场景化培训，将授课内容以微课、慕课等融媒体形式对读者开放，甚至采取信息素养教师团队包干指导制或学员驱动式等多元、多样的培训模式来提升读者的信息素养知识[3]。

需要提高图书馆员的专业综合技能，培养数字素养高的专业馆员，应对数字时代的挑战。馆员需要能够有效利用计算机技术提高工作效率、质量，根据读者需求有针对性地培养馆员的数字技能、教育能力、创新业务能力等。通过提升馆员多方面的能力，让其能够应对数字时代带来的多重挑战，为图书室未来的发展打基础。

加强基础设施的软、硬件建设，实现对电子资源的信息化管理，需要采取信息化的方式，减少阅读者和查询者在进行阅读、查询时自身所受到的限制。

4 结语

某单位的图书室现阶段在电子资源搜索效率方面存在一定的问题，提高图书室电子资源搜索效率的方法主要是加强信息化建设、加强信息管理水平，提升读者的信息素养，提高图书馆员的专业综合技能，加强图书室的硬件建设（维护好电脑、提高电脑配置、提高网速）等。通过这些举措，可以提高电子资源的搜索效率，以适应读者对电子资源的需求，使得图书室能够更好地为培训、科研、教学服务。