数字时代的项目文件归档——浅析示范堆型核电总承包项目文件归档管理

郝峥

（中国核电工程有限公司，北京 100840）

引言

项目文件是在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录，是项目建设全过程的记录展现。笔者所在公司（以下简称“公司”）作为核电项目总承包单位，已完成百万千瓦级核电项目的建设，并已通过国家验收。总承包单位在核电项目建设过程中扮演至关重要的角色，如同项目的中枢神经系统，既要满足业主要求，又要管理下游承包商。项目文件则是核电项目建设过程中各项活动的原始记录。因此，总承包单位档案管理部门应保留一套项目档案，尤其是示范堆型工程项目，作为项目的全部记忆，以用来对后续示范堆型项目的还原，为其他该堆型项目文档管理提供参考、借鉴等知识服务。

但目前，从国家、行业的文档管理规定中，“归档”均是所指向业主单位提交文件，无论从归档范围、归档时间、归档方式都有理论依据。并且向业主归档有总承包合同支撑，业主与总承包单位签订的合同中对文档管理、交付有更细化的条款。项目文件由项目部向总承包单位总部归档的工作缺乏理论依据。本文总结以往总承包项目文件归档的问题及经验，提出适用于示范堆型总承包项目文件归档管理策略，为后续核电项目文件向总承包单位归档奠定基础。

一、现状及存在问题

随着部分总承包项目竣工以来，公司作为总承包单位陆续开展项目文件归档工作，即项目部向公司总部归档。鉴于公司首次开展该工作，缺乏相关经验和制度，暴露一些问题，总结为以下几点。

（一）归档范围不统一

项目部向公司总部归档的项目文件类型过多且数量庞大。文件包含向业主交付的文件、项目管理性文件、过程文件、项目部行政管理及日常事务性文件、旧版施工文件、印章、光盘、奖状等，甚至文件中夹杂不涉及工作的纸张。而有些项目部则仅仅将向业主交付的竣工文件向公司归档。同样是百万级千瓦的两台核电机组，不同项目归档的文件类别、数量存在差异。前者的归档文件多而杂，造成公司总部文档人员要逐份甄别文件是否有保存价值；而后者会导致有利用、保存价值的文件未归档，影响项目文件的完整性。

（二）归档方式有待优化

归档的项目纸质文件种类较多，共计百余箱。部分文件未严格按类型装箱，少部分箱内文件种类繁杂。纸质文件分两批采用物流运输的方式运抵公司总部。总部文档人员需在前期花费大量的精力制定接收文件方案，协调足够存放文件的空间，调配各级人员参与文件接收、转运。电子文件归档采用移动硬盘，由项目部人员带回总部。经总部文档人员检查，电子文件数量较少于纸质文件。

属于交付业主范围内的遗留纸质文件为复制件且数量较多，仅有参考价值而无凭证价值，同时加剧库存空间压力。在运输、搬运过程中耗费大量人力、物力。电子文件的归档方式在一定程度上存在安全隐患。大量文件集中归档，后期无论从文件质检、纸质文件甄别、纸质文件数字化等工作量明显增加。

（三）归档文件质量有待提高

归档的纸质文件除属于交付业主范围的文件进行组卷、编目、装盒，其他项目部产生文件未进行合规整理。在后续开箱检查中发现部分文件缺少内容，有划改过的痕迹。运输过程中并未采取防水防潮措施。

个别电子文件存在图像不清晰、文件无法读取的问题，以及个别文件属性清单著录错误。各项目部在文件必填属性要求、著录格式要求不统一，因此需要总部文档人员对属性清单进行再次修正、优化。

二、产生问题的原因分析

（一）工作依据尚待完善

项目部向公司总部归档文件从范围、时间、方式、流程等要求缺乏相应工作依据。由于是首次归档，同时缺乏实践经验，因此项目部和总部的文档人员在工作中只能摸着石头过河。项目部在某些环节上参照交付业主的规定，但业主与公司总部的归档要求存在差异，造成归档工作出现偏差。

（二）归档意识存在片面性

业务人员在项目进展过程中向公司归档的意识尚待加强，片面认为仅向业主完成交付即可，忽略向本公司归档的重要性。项目文件向本公司归档与交付业主同等重要，业务人员应树立收集公司在项目管理、各项活动相关的原始记录并以方便后续利用为目的向公司归档的意识。

（三）培训宣传力度有待加强

档案管理部门对各项目部关于归档的培训宣贯力度不够。档案管理部门应向各项目部传达公司归档要求，宣传向公司归档的重要性。尤其在项目前期，项目部设立初期就要将向公司归档的理念宣传到位，并在过程中加以强化。项目中期、后期，对于项目文件归档出现的问题，公司档案管理部门应及时协调、解决。

（四）归档时间滞后

项目部向公司归档的时间滞后，往往都是在项目竣工验收才启动归档。尤其核电项目周期长，文件数量庞大，如果都集中在项目后期归档，势必造成项目部和公司档案部门文档人员工作量增大。加之，项目部后期面临人员撤离，面对巨大工作量，业务人员会出现无法兼顾归档工作，从而出现草草了事的现象。并且，归档后出现的文件问题没有充足人员负责整改。

三、示范堆型核电总承包项目文件归档策略

（一）完善归档制度

在近几年公司开展的核电总承包项目归档工作中，档案管理部门总结经验、教训，结合公司实际情况，梳理归档管理各要素、要求，明确适合公司的归档原则、范围、方式、流程，并纳入到公司文档管理体系以及项目标准化管理体系。在管理层面、操作层面均有章可循，填补项目文件归档工作的空白，为核电总包项目文件归档提供良好的理论支撑。

1.制定归档原则

（1）实行“电子文件为主 纸质文件为辅”的单套制

依据核电项目总承包合同，总承包单位交付业主公司的文档全部为原件。总承包单位项目部留存的各类纸质文件大部分为复制件，仅有少部分无需向业主归档的为原件。数以万计的纸质复制件向公司总部归档，在运输、存放、保管均存在巨大工作压力。复制件对于公司而言仅有参考价值。因此，总承包单位归档项目文件应以电子文件为主，即无原件的文件仅归档一套电子版，有原件的纸质版、电子版同时归档。这样既能保证总承包单位存档一套完整的项目文件，又能缓解大量纸质文件带来存放、保管的压力。

（2）注重项目文件的完整性 保证应归尽归

结合近几年完成项目文件归档的经验来看，向业主归档的文件一定属于向公司总部归档范围内。而不向业主归档却在公司归档范围内的文件类型往往容易忽视。公司档案管理部门在梳理已归档文件时经常发现竣工、监理、调试等文件都比较完整，而一些过程类、管理类文件的完整性则差强人意。项目进展过程中业务人员不注重收集、保管这部分文件，造成缺失。例如：记录项目重大节点、重大决策的会议纪要、信函、声像文件；规范项目部各项工作的管理制度；记录项目签订合同的审批、执行、结算文件等，都是项目管理中的重要原始记录。另外，项目部获得的荣誉、奖项、各类印章都是项目部各类活动的见证。因此，归档范围应在交付业主的范围上进行扩充，保证应归尽归。

2.梳理文件属性

项目归档文件以电子文件为主。归档电子文件同时要将文件属性一并归档。鉴于以往核电等项目电子文件归档的经验，公司档案部门梳理针对各类文件的电子文件属性，形成属性固化模板，并且制定著录规则。所有属性都划分为“必填”和“有则必填”，规范著录要求，避免空项。以建安竣工文件为例，见图1。

3.优化归档方式

归档时间由项目后期统一归档转变为过程归档，即项目部按阶段或定期向业主归档后及时向公司归档。其他不向业主归档的文件可以按阶段申请向公司归档。这样既可以避免项目后期集中归档给项目部和公司总部带来的工作压力，又可以及时解决文件出现的问题。

（二）加强过程服务指导

公司档案部门在每年制定对各项目部的服务指导计划，按计划对各项目部开展项目文档业务指导。在与项目部进行业务交流的同时，公司总部档案人员传达、宣贯归档要求，将归档环节前置。实地查看即将归档的文件，提早发现问题，解决业务盲点，推动归档工作顺利开展。

（三）强化数字化归档

目前公司在各核电总包项目部均部署施工管理系统。该系统设置项目管理各功能模块，实现各项业务环节在系统中流转。各业务流形成的记录也同时在系统中产生并以原生电子文件的形式输出。

档案人员可将固化的归档流程和归档要求提供给软件开发商，作为系统功能需求。在归档的每个环节细化功能需求，例如在申请归档环节，设置为必填项的属性，若为空项或不满足归档要求，系统默认为不合格数据，无法提交归档；在归档数据处理环节，应设置错误信息标注功能，可让文档人员有的放矢进行整改。

随着数字化电厂以及无纸化办公的推进，文档水平较为成熟的核电项目部已经完成业主与总承包方信息系统的对接，构建数字化信息管理平台。这样，双方可实现文档资源共享与数字交付，推进项目文档一体化管理。

鉴于此，向公司归档理应以系统归档形式，搭建施工管理系统与公司文档信息系统的接口，构建业务-文档信息平台。首先，项目文件归档以电子文件为主，也就是电子文件为整个项目的全部文件。所有文件通过信息平台产生、流转、归档，保证电子文件的原始性、安全性、完整性。其次，档案人员在搭建数字化信息平台时，可结合归档要求向软件开发商提出功能需求。这样可利用系统功能规范管理要求。第三，平台的搭建有利于项目文件过程归档，项目部文档人员在完成交付业主后，即可通过平台向公司归档，为文档人员减轻工作量。因此，搭建数字化业务-文档信息平台可助推以上几种文件归档策略的落地。

四、结论

综上所述，公司档案管理部门通过几年的归档实践，后经复盘、总结归档各环节工作，制定一系列优化策略和管理要素，并纳入到管理制度中。再通过搭建文档信息平台，为优化策略的落地提供助力。在后续示范堆型核电总承包项目文件归档中定能保证文件的完整、规范、安全，为总承包单位保留项目全部原始记录奠定基础。