高校档案工作模式研究——基于北京地区部分高校档案机构的调研分析

文/北京外国语大学档案馆 丁夕

随着经济社会的快速发展，信息化态势涉及广泛，档案工作为适应当前的形势，应主动创新甚至超前服务于社会，满足更高的要求。档案部门应积极变被动服务为主动服务，形成档案工作由事后搜集材料转变为提前介入、尽早参与的新档案管理理念。高校承担着高水平的教育和科研等相对重要的任务，其档案机构拥有促进科学文化事业发展的信息资源。档案工作是高校基础工作的重要组成部分，高校档案部门不仅承担着档案收集、整理、分类和归档工作，更肩负着为师生和整个学校的发展提供优质服务的重要职责。对于高校档案馆的管理主体即工作人员来说，在管理和服务工作中，既要熟悉相关法律法规，又要积极分析、研究工作中的难题，创新工作理念，进一步完善高校档案工作，充分发挥高校档案馆的中枢作用。创新现代高校档案工作模式，推进高校档案事业发展，不仅是时代的必然要求，也是高校档案事业持续发展的根本动力。高校档案工作要保持与时代同步发展，就必须结合自身特点，敢于突破与时代发展不相适应的工作模式和理念，勇于用新的思路和方法来解决工作中遇到的问题，竭力把高校档案工作提升到更高的水平。笔者结合了关于北京地区部分高校档案机构工作模式的调研，采用问卷调查法，旨在了解北京地区高校档案机构工作业务的整体现状与情况，研究高校档案机构的工作业务及特点，为优化我校档案馆馆藏结构、工作模式、利用服务等提供现实依据，也为高校档案事业的创新发展提供理论依据。

一、档案工作的价值及高校档案工作的任务

（一）开展档案工作的价值。档案是在社会实践中产生的真实记录，也是政治、经济、文化甚至外交建设的重要凭证，其作用决定了档案工作的价值所在。以往的社会现象和历史事件产生了丰富的档案资源，现代化社会建设工作中，档案的广泛利用已经为各方面工作需要提供了一定的依据。随着社会的全面进步，档案和档案工作的价值更加明显。档案的价值是其满足社会需求的一种表现：当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时，就形成了档案的价值。科学合理地开展档案工作，不仅需要在观念上转变思想，更需要在管理实践中推动，开发新的方式方法，从全局出发，充分发挥档案的价值。

1.宏观上。档案的完整与安全能促使档案价值的充分发挥。档案具有保密性，只有对档案进行集中规范的管理，才能保证档案的完整与安全。随着社会需求不断增长，只有不断做好档案的开发利用，实现档案共享，才能使档案的价值最大化。当然，我们需要充分认识到档案的重要性和档案工作的价值，严格把控档案工作的每一个环节，规范操作和监督机制双管齐下，在工作中不断创新和完善档案工作制度，使档案工作更好地服务于社会各项事业的发展。以高校档案工作为例，高校档案工作可以为学校管理和教育教学提供参考，为学校及老师的晋升提供凭证，甚至可以进一步为师生起到导向和激励作用。

2.微观上。档案工作的信息化进程能进一步提升社会效益。档案工作的环节和内容是丰富多样的，其最终目的是为社会提供服务。只有全面、有效地利用档案，才能提升档案的价值和效益。随着信息化和网络化的发展，档案工作需要主动适应时代发展需要，档案工作人员不但需要运用专业知识，还需要结合先进的科学技术方法，强化档案工作的手段，从而更好地促进档案服务利用价值的实现。与以往的纸质档案工作相比，档案新的载体形式促进了档案信息化工作的开展，用现代化的技术和手段，不仅能提高档案管理的效率，也能一定程度上产生相应的社会效益。

（二）高校档案工作的任务。高校档案工作是由各种信息整合而成的特殊形式的管理活动。高校档案机构为科学研究和管理提供了所需的信息资料，包含了高校文化以及建设的各个方面，具有传播知识与文化的作用。高校档案机构为了推动学校的建设，直接或间接地提供档案资源为各项实践活动服务。高校档案记录着高校的过往和发展，也为其未来工作的开展提供了现实依据。总之，高校档案工作不管在理论层面上还是在实际工作中，都发挥着重要的作用。

1.理论上。为学校提升了总体管理水平。在对高校的管理工作过程中，如果能够在较短的时间内快速并且准确地搜集到所需要的信息，无疑是提升了其整体管理水平。高校档案对于自身学校来说都是非常重要的宝库，理论上来说，档案的原始记录性可以为其在利用过程中出现的数据信息和相关资料提供真实可靠的依据，从而提高与其相关甚至交叉工作环节的效率，进一步加快高校管理工作的进度，并在一定程度上完善各项管理工作。因此，高校档案机构需要在具备宏观管理战略和微观管理技术的前提下，结合高效的管理方法，确保档案事业能够顺应时代发展步伐，在完善自身工作的同时，与其他各部门协同合作，为学校的整体管理贡献出力量。

2.实际中。为师生提供了全面服务。高校档案是高校教师教学和科研、学生入学、考试和实践、学校发展和规划等各项活动的记录和保存，对高校师生个体及学校乃至社会整体的发展都有着重要的历史性作用。高校档案机构作为管理档案的重要机构，直接影响着师生、学校乃至社会的发展。高校档案的利用主体主要是师生，高校档案机构保存了所有老师、学生教学和学习的资料信息。对于学生档案来说，一方面为学生提供了在校期间和进校之前的学习生活方面的信息，另一方面对其日后进一步的学习和工作起到极大的作用。对于老师来说，他们的档案不仅涉及其工作内容、形式等方面的信息，还与其晋升、职称的评定等切身利益直接相关。当然，高校档案工作在教学评估、决策参考、科学研究等方面都有相当重要的作用，完善的服务为档案事业的全面发展奠定了良好的基础。

二、北京高校档案机构工作现状及工作模式的调研

此次调研利用了信息时代的新型媒介手段——微信，通过该平台上北京市部分高校档案机构管理人员的大力支持，填写电子版报告进行了问卷调查，结果详情总结如下：

（一）调研对象分析。共计有24所北京地区的高校档案机构填写了问卷，对于已知具体信息的21所高校调研机构进行了统计分析，共可分为10种高校类型，包括6所985高校，13所211高校，7所教育部隶属高校。一般而言，高校类型总共分为综合、工科、农业、民族、医药、语言、财经、体育、政法、艺术、师范和林业共十二大类。此次调研对象除师范和林业外，共涵盖了十种类型，因此基本上可以全面地说明基本问题。

（二）调查结果分析。此次调研从基本建设、工作模式、利用服务三个方向出发，从机构设置、库房建设、人员配置、工作方式、业务内容和档案利用6个方面进行分析，具体调查结果如下：

1.基本建设。机构设置方面，对于所调研的24所高校档案机构而言，大多数以档案馆的形式存在，其下设科室基本上都是1个，3个以上的占1/4。库房建设方面，绝大多数机构配备了档案密集架、温湿度监测仪、防火、防盗和报警等设备。人员配置方面，从调研结果而言，有几乎一半高校档案机构的专职档案人员在5人以内，一半以上的机构有非事业编制的工作人员，绝大多数机构认为其工作人员不需要有档案专业背景要求。

2.工作模式。从调查结果可以看出，目前很多高校是以按卷归档的方式进行归档，也有半数以件和卷都有的方式进行归档。机构内电子文件的存储格式以光盘和硬盘为主，有的还结合了切片服务器和虚拟机。业务内容方面，绝大多数高校档案机构不管理非统招学生的档案；半数以上的机构至今为止的馆藏卷（件）数在30000以上；所调研的高校机构的业务范围都包括综合档案，半数机构的业务包含在职干部人事档案、离退休干部档案和学生档案；在调研的档案机构中，其馆藏的综合档案类别包括党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、会计类、声像类、出版物类、人事类、设备类、外事类、实物类和人物类等。其中全部都包含的有党群类、行政类和教学类。利用比较频繁的档案类别有行政类、教学类、基建类；从调研结果来看，档案机构馆藏档案的载体形式都有纸质档案，绝大多数也包含声像档案、电子档案和实物档案的形式。

3.利用服务。在调研的24所高校中，绝大多数学校的规模在10,000-50,000人；档案利用服务的主要人群有在校教职工、在校生、离退休人员、毕业生和社会人士，且以在校教职工和毕业生为主要人群；档案利用的目的有科学研究、工作查考、个人事务查询和凭证依据，且以工作查考、个人事务查询为主要目的；档案信息利用服务的方式主要包括来馆查询和电话查询，部分还包括来函查询和网上查询；北京地区高校档案机构在利用服务方面存在的问题有：数字档案偏少，服务项目偏少，服务设施落后，馆藏不够丰富；北京地区高校档案机构提供信息服务过程中遇到的主要障碍有：查询手段单一，档案内容不齐全。

当然，此次调研也存在着一些不足之处：首先，调研之前对于可能出现的问题的把握、思考不够周全，基于保密等多种因素的影响，没能及时地对各个调研对象进行对号入座，给调研结果的分析带来了一定的难度；其次，调研中对于高校档案机构的工作模式认识不够透彻，由于档案工作的特殊性和档案本身的属性以及各个高校自身的特点，对调研问题的设置没有做到完全符合所有对象的特色，因此只能结合我校特点再综合考虑大多数机构的工作性质来加以设置；同时，调研后对于建设性建议的提出不够全面、档案工作，尤其是高校档案工作处于具有更多发展空间的阶段，其工作过程中存在的问题及解决的策略依然处于不断发掘和研究的状态，应当在发展中不断总结经验，完善工作模式，提升高校档案机构各项工作的水平。

表1

三、基于调研结果的思考

对于多数高校档案馆而言，在较为有限的条件下，完成一些基本的档案管理工作尚显紧迫，而当前的服务社会化在学历认证、成绩单翻译等工作方面，要求档案馆面向社会需要开展更加多样化的档案信息服务更显得困难重重。因此，通过此次调研，不仅对现在北京部分高校档案管理工作模式有一个宏观的了解和汇总，更是为高校档案馆各项工作的开展和馆藏的建设提供了有利的依据。显而易见，高校档案馆在工作经费、设备条件等各项保障条件上存在明显的短板。与之相对的是在实际工作中，高校档案馆仅仅在收集归档、入库验收、检索查阅等日常管理的基本环节上承担着巨大的工作任务。对于此次调研结果的分析，可见高校档案机构工作的重要性，也可见馆藏建设、工作模式和利用服务对于整个机构档案工作的重要程度。

（一）基本建设方面：加强顶层设计。高校档案机构的馆藏来源相对单一，档案载体虽然多样，但依然以纸质文件为主，馆藏资源不能全面地凸显其利用功能。因此，调整档案机构馆藏的外部环境的顶层设计意义重大。根据此次调研结果可以看出，档案机构设置方面仍有待加强，对于库房的基础建设虽已基本满足，但对于档案人员的要求却更需加强，需要增强对其专业性和创新性的开发。只有在机构、库房和人员配置方面做好宏观建设工作，才能对各项微观工作有更好的指引和优化。

（二）工作模式方面：实现双向记忆。信息技术时代，互联网快速发展，为适应时代的发展，使服务工作更加完善，当今的档案工作也应当借助档案信息平台，基于网络环境，创新工作模式，实现档案实体与电子相结合的双向记忆模式。据调研结果可知，在机构工作方式上需要结合时代背景开展档案数字化，在业务内容上应根据高校自身特点优化档案载体，达到在工作模式上馆藏资源和信息化平台互助互利的形式，共同促进档案工作的协调发展。

（三）利用服务方面：创新思路观念。档案管理人员的意识对于任何类型的档案工作都有着至关重要的作用。高校档案人员的工作观念决定了馆藏结构及建设工作的开展。高校档案人员应当结合时代发展的潮流，转变思维，拓展思路，在学校和部门领导的高度重视下优化馆藏，创新管理工作，提供更加全面和优质的服务。调查显示，在利用服务方面存在的突出问题是数字档案偏少，查询手段相对单一，这些问题警示我们应当转变以往完全依赖纸质档案和单一工作模式的习惯，创新开展机构建设和各项工作的思路，与其他高校档案机构相互借鉴学习，共同改革，一起进步。

四、改进高校档案工作模式的建议

档案机构都有其独特的特点，各个高校需要根据自身的实际情况，明确其工作机构的职责范围和领导关系，进一步建立适合本校的档案管理模式。在这样一个新的互联网时代，人类社会活动加速发展，档案的数量迅猛增长，科学技术也进一步推动了档案事业的创新发展。面对以往的工作范畴和创建新的工作模式对于档案工作者来说是机遇与挑战并存，也可以毫不夸张地说迎来了更多的问题。首先，在管理方面，传统的管理手段已经无法完全满足现在的工作环境，需要借助现代更先进的技术手段；在思想方面，受传统观念的制约，依然寄希望于依赖以往的工作思路和方法来应对更多的工作；在人员方面，缺乏既懂档案管理又懂计算机技术的复合型人才。因此，改进高校档案工作模式需要结合实际工作，积极引导，努力推进。

（一）手段的创新——信息化管理模式的推进。高校档案工作是学校建设的基础性工作，是学校管理不可缺少的环节，也是衡量学校管理水平高低的重要标志。高校档案信息化是以档案资源为核心，以计算机网络为基础，以档案信息资源开发利用为目标，以传统纸质档案数字化及电子文件管理为重点的重要建设工作。

高校档案信息化建设运用现代信息技术手段，不仅提高了档案信息的利用率，也提高了高校档案机构的服务水平，使档案工作逐渐实现效益更大化。其内容通常包括基础设施和应用系统建设、档案信息资源建设、标准规范和安全保密体系建设等多个方面。高校档案信息化工作既是适应时代发展和档案事业发展的要求为高校建设服务，也是档案业务工作发展和提高综合服务能力的必然要求。高校档案机构需要转变传统管理模式，变被动服务为主动提供利用，还可以不断加强信息化建设的宣传力度，广泛听取各职能部门的意见，总结并制定出适合自身发展实际的管理模式。高校档案部门在建立健全标准的档案管理制度的同时，也应当增加档案信息化建设的经费投入和软硬件设施投入，不断提升档案工作人员必需的信息技术和知识，在充分协调、统一行动的体制下，建立起完善的高校档案信息化安全保障体系。

（二）理念的回归——以“服务利用”为本的工作理念的贯彻。信息时代背景下，我国档案事业蓬勃发展，以档案资源和服务为核心的档案机构建设成为档案事业发展的重要任务。档案利用是档案价值实现的先决条件。档案工作的最终目的是有效开发档案信息资源，最大限度地服务于社会。因此，高校档案机构应当遵从档案工作的发展趋势，贯彻“服务利用”的工作理念，促使档案服务工作更加积极主动地开展。一般说来，高校档案建设不仅可以服务于校园精神文化和物质文化建设，还可以为制度文化建设提供服务。高校档案不仅是校园建设的参考依据，也是对外合作交流的重要资源。它能够多角度展现教学、科研、管理等方面的信息，能够提供关系学校师生切身利益和学校各项建设发展的珍贵资源。高校馆藏档案的门类相对单一，载体形式也主要以纸质为主，其他介质的档案虽然有，但几乎很少，个别档案工作者只重视传统观念下收集整理的档案资源，没有准确地把握档案利用需求的发展规律，高校档案工作存在着一些问题。档案人员是利用服务的主体，其整体素质在一定程度上决定了高校档案利用的综合效益。因此档案人员要以利用者为核心，尽最大可能满足各方面的利用需求，更新传统的、已经无法适应高校档案工作发展的利用服务方式，与各职能部门开展良好的协作与资源共享。在实际工作中，不仅要转变服务意识和理念，还要提升综合技能，并在提供利用的过程中规范自身行为，进一步完善高校的档案利用工作。

（三）人才的培养——档案工作者的素质提升。目前档案工作的信息化和网络化，对高校的档案管理人员的素质要求越来越高，提高档案管理人员的综合水平是促进高校档案信息化进程的首要之举。高校档案事业在注重档案管理部门硬环境建设的同时，还要注重培养职工的业务素质。高校档案管理人员需要紧跟时代步伐，积极接受新的管理理念和工作方式，在提高自身文化修养的同时，也要注意思想道德修养的提升。只有不断提高自身专业素养与水平，档案管理人员才能在创新高校档案工作中进一步发挥作用。

对于档案工作者来说，首先，在重点做好档案的收集、整理、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用等主要环节工作的同时，需要结合工作实际完善工作制度，促使各个工作环节共同发展进步；其次，在行政工作方面，以教育事业为目标，充分利用现代科学的行政管理手段，培训和提高档案工作人员的行政管理能力和水平，从而进一步保存好本单位的各类载体档案，为本校提供信息服务；再次，在宣传工作方面，档案工作人员可以针对学校开展的活动，充分开发和利用现有的档案信息资源，并在一定程度上有选择地编研档案信息，公布档案史料，通过各种新旧媒介，举办展览等形式的活动，宣传学校教学、科研成果和学校建设发展的成就等，为教学以及学校各项活动的开展服务；最后，在科研工作方面，可以组织高校档案机构各部门人员成立团队，通过观察、调查、实践和分析等手段，对学校档案工作的材料加以研究，创造出具有理性思维和广阔发展空间的工作。