Excel表格提醒功能结合在线文档编辑在用物管理中的应用

金尚怡 荣 丽 郭晓雅 张 梅

无菌物品及药品管理是临床科室管理中重要的工作。无菌物品、药品的有效性与患者的安全息息相关，受到医院各级管理者的高度重视。虽然医院信息系统较以往取得较大的发展，但依然存在科室与医院物资管理部门的信息交互不畅通[1]，科室存储的无菌物品、药品的有效期仍需人工进行检查[2]。由于无菌物品、药品种类繁多，清点检查需要耗费大量时间。护士的工作量较大，检查的熟练程度、检查规范性等因素会对无菌物品、药品的有效性产生影响。为了解决这方面的问题，临床管理者们进行了很多的创新，包括通过五常法、有色标志、有效期一览表以及包含分层管理、目视管理、五常法管理在内的综合管理模式等方法进行管理[3-7]，取得了一定的成果。但随着科学技术的进步，物品管理与二维码、移动终端设备等信息化工具的结合越来越紧密[8-10]。笔者所在科室从2018年6月开始，使用了Excel表格提醒功能结合在线文档编辑的管理方法进行科室无菌物品及药品管理，取得了较好的效果。现报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

心血管内科由普通病房及心脏重症监护病房(CCU)组成，根据患者治疗需要备有无菌物品70余种，包括手术包、导尿包、输液器、注射器、无菌敷料等，存放药品40余种，包括多巴胺、硝酸甘油、吗啡、新活素、氯化钾注射液等。选取科室20名护士为研究对象，全部为女性；工作年限(8.3±3.2)年，Excel表格提醒功能结合在线文档编辑应用前后，科室护理人员无变动。纳入标准：(1)大专及以上学历；(2)在本科室工作5年及以上；(3)护师及以上职称；(4)自愿参与研究的护士。排除标准：(1)研究期间有病假、事假、产假或脱产学习累计≥3个月；(2)未参与或参与科室无菌物品及药品管理时间<1年。

1.2 方法

2017年6月-2018年5月，科室采用传统方法进行物资清点及管理，所有无菌物品和备用药品均为人工清点，使用纸质版物品有效期一览表进行科室无菌物品及药品管理。2018年6月-2019年5月，笔者所在科室使用了Excel表格提醒功能结合在线文档编辑的管理方法进行科室无菌物品及药品管理。

1.2.1 录入物品基本信息

由2名护士同时进行无菌物品、药品有效期的清点，双人核对无误后，将无菌物品、药品的名称、类别、数量、型号规格、有效期、更换日期等基本信息录入Excel表格。录入后再次进行双人核对，确保录入信息准确。

1.2.2 有效期提醒设置

在Excel表格中进行有效期提醒设置。(1)标题设置。如设置A列为物品名称及规格；B2为数量；C2 为有效期(日期输入格式为年-月-日，如2019-12-13)；D列为更换时间；E列为到期提醒；F列为备注。(2)物品更换时间设置。在D2单元格输入“=C2-需提前更换天数”，需提前更换天数根据物品、药品管理的要求来设置，如：按照医院相关规定，基数药需在到期之前半年进行更换，因此，药品需提前更换天数设为180 d。(3)有效期提醒设置。在E2单元格输入“=D2-TODAY( )”，并设置E2单元格格式为常规，系统自动显示距物品有效期截止日期的天数。选中E2列，新建规则，生成数据条，进行物品到期提醒设置，当物品未到有效期时，更换时间(E2)为正数，数据条显示为绿色，随着有效期的接近，绿色数据条会变短，绿色数据条越短意味着越接近到期日。若物品超过有效期，则更换时间为负数，数据条显示为红色，红色数据条越长表示物品过期越久。

1.2.3 Excel表格提醒功能结合在线文档编辑的应用

护士长将设置好的表格文档上传至云端，通过腾讯文档分享功能生成二维码。将二维码标签粘贴于对应的物品、药品存放柜明显处，供大家扫描使用。片区负责人每个月对无菌物品及药品的有效期进行检查。片区负责清点物品的护理人员通过智能手机扫描二维码，进入微信腾讯文档编辑程序。直接查阅无菌物品、药品的有效期，护士可根据有效期提醒有针对性地进行物品清点及更换。更换新的物品后，可通过手机实时在文档中进行物品有效期编辑修改，文档会即时自动保存到云端，有效期提醒也会随之更新。科室管理者可通过电脑版腾讯文档随时查看修订记录及历史修订版本，定时检查片区负责人的工作情况，及时发现问题。病区管理者可以每个月导出物品、药品管理的最新数据，用于数据的比较和分析，便于分析物品消耗使用情况，计算成本效益及存档。

具体操作见二维码。

1.3 效果评价

1.3.1 清点无菌物品及药品所需时间

比较科室20名护士Excel表格提醒功能结合在线文档编辑使用前后，清点科室无菌物品和药品的耗时。

1.3.2 无菌物品、药品过期发生率及近效期药品未及时更换发生率

Excel表格提醒功能结合在线文档编辑使用前后，均随机抽检20次的无菌物品及药品检查结果，其中包含了4次护理部抽查和16次科室自查，每次检查都抽查5种无菌物品和药品，检查无菌物品和药品共100例次。护理部抽查由护理部安排的科护长进行，科室自查由科室工作10年以上，职称为主管护师的责任组长来进行。无菌物品、药品是否过期按照外包装上的有效期判定。近效期药品未及时更换是指药品未在有效期之前6个月内进行更换。

1.3.3 护士满意度

比较Excel表格提醒功能结合在线文档编辑使用前后，护士对无菌物品药品管理的满意度。采用科室自制的满意度调查表进行调查，该调查表的信度为0.861，效度为0.890。调查表包括工作效率、清点查询、规范管理、准确使用、问题交接5个项目，每个项目采用Likert-5级评分，从非常不好到非常好依次评1～5分。问卷满分25分，评分越高表明满意度越高。本次调查共发放问卷20份，回收有效问卷20份，有效回收率100%。

1.4 统计学方法

2 结果

2.1 使用前后无菌物品及药品清点时间比较

使用Excel表格提醒功能结合在线文档编辑后，护士清点无菌物品及药品的时间均短于使用前。见表1。

表1 使用无菌物品及药品清点耗时比较

2.2 使用前后无菌物品、药品过期和近效期药品未及时更换发生情况比较

使用Excel表格提醒功能结合在线文档编辑后，病区无菌物品、药品过期发生率以及近效期药品未及时更换率均低于使用前。见表2。

表2 使用无菌物品、药品过期、近期药品未及时更换发生情况比较 (例次)

2.3 使用前后护士工作满意度

使用Excel表格提醒功能结合在线文档编辑后，护士对无菌物品药品管理的满意度各项目得分均高于使用前。见表3。

表3 应用Excel表格提醒功能结合在线文档编辑前后护士满意度比较分)

3 讨论

在临床工作中，清点无菌物品及药品是一项耗时且琐碎的事情，占用护士的时间长。护士在护理患者的同时还要抽空兼顾清点无菌物品及药品， 繁琐的人工清点及纸质登记查对导致护士对清点工作往往流于形式，甚至有漏检查的情况[2]。通过Excel表格设置有效期提醒，其醒目的显示能有效起到提醒作用。护士用手机扫二维码即可查看无菌物品、药品的有效期，只需清点药品、物品的名称、数量、质量，而不需要逐一检查有效期。流程得到简化，减轻了护士的工作负担。本研究结果表明，应用Excel表格提醒功能结合在线文档编辑后护士清点无菌物品和药品的时间均缩短。同时，无菌物品、药品的有效性是病房管理的重要指标。使用新的管理方法后，有效降低了病区无菌物品、药品的过期发生率和近效期药品未及时更换发生率， 避免了药物安全隐患， 达到了改进护理管理质量的目的，有利于护理安全系数的提升。便捷的清点流程和简洁明了的提醒，大大的节约了护士清点无菌物品和药品的时间，降低了物品清点缺陷率，因此护士认可度高。

无菌物品、药品的有效性是病房管理的重要指标。病区管理者需实时有效对此进行监管。应用Excel表格提醒功能结合在线文档编辑对物品进行管理后，管理者只需使用手机或电脑登陆在线文档编辑程序，即可随时随地远程通过查看在线文档更新情况及历史修订时间，了解负责护士是否定时清点病区物品及药品有效期。新管理方法的实施，不仅加强了管理者对科室物品保存质量的监控，还为护士工作质量的考核提供依据，保证无菌物品、药品检查工作责任到人。

综上所述，Excel表格提醒功能结合在线文档编辑，可以有效降低无菌物品、药品的管理缺陷发生率，提高了护理工作效率，促进了护理工作的创新。