现代档案管理中的声像档案管理分析

刘玲

摘 要：声像档案管理涉及社会组织与国家机构以及个人的各项具有重大意义的活动。比如，形成的对自身或者国家社会有价值的照片、底片影片等，以不同的材料为载体，主要以声音为主，同时也有文字进行说明与记录，由此本文着重阐述声像档案的特点以及档案管理中声像档案管理的问题与策略。

关键词：档案管理;声像档案;问题策略

声像档案管理是现代档案管理的重要组成部分之一，在考察利用该档案时，要注意更好地保护和利用这些生动、形象的档案，必须要采取相应的对策。

一、声像档案管理的主要特征

1.声像档案的特征

随着科技发展，许多档案都通过声音与影像形式被记录。

首先，声像档案有直观的形象特征，主要以视频和音频的形式存在，通过音频和视频的方式能记录和承载事情经过，并且做好详实记录，该形式更具真实性。相对于纸质的档案来讲，声像档案可以更直观和形象地记录当时事件经过，该优势是纸质档案不能具备的。

其次，声像档案可以作为其他档案的有效补充和佐证。声像档案具备传统档案所无法具备的优势，这也并不是意味着传统的纸质档案就会消失，而是纸质档案与声像档案可以相辅相成、互为佐证。比如，参加会议期间所形成的决议、会议记录等，通常用纸质文档的形式管理与收藏，但是参会人员的照片、发言情况需要用声像的形式进行记录和保存，尤其是当研究人员需要对该次会议的情况再次进行细致研究时，纸质档案与声像档案就能够从不同的方面展现整个会议的真实发展过程，使得研究者能够对该次会议的结果研究得更为透彻。

声像材料可以反映真实的历史，声像档案与纸质档案是不一样的，声像档案能原封不动地展现当时的原貌，同时也可以加以文字进行说明，给人以视觉和听觉的感受。因此，可以为各大高校以及科研部门提供第一手材料，所以声像档案的价值已经远远超过了它本身的价值。比如，在1949年10月1日举行的开国大典上，毛主席讲话变成了最弥足珍贵的影像，现在会给人一种身临其境的感觉，要是没有声像设备将其场景进行记录并将该档案很好的保存了下来，那么中国人民就很难再见到如此珍贵的影像了。在教育领域某些声像资料的教育功能是非常强大的，学校可以利用声像材料去向学生介绍学校，让学生爱上学校，并且能够让学生安心的进行学习。

2.管理方式多样化

传统声像档案的管理最通常是放在收集和保存资料上，注重的是资料的完整性与安全性，大多数都等待着被人查看和借阅。随着网络技术的发展，声像档案管理方式也必须进行新的调整。在声像载体方面，通常的文献主要是通过照片、磁带、光盘等产品和电子出版物为载体，而现在许多的声像档案可以通过计算机扫描转成PDF的电子格式。比如，数码相机直接生成相片、大容量的服务器被刻录成光盘。该储存方式相较于之前单纯的声像资源原件进行保存更具优势。随着档案的增多其占用的物理空间也在扩大，而现在声像档案信息主要是由声像人员摄入原始档案资料，仅用占去很小一部分的物理空间就可以通过网络进行转化成虚拟的声像档案存储于计算机和网络上。虚拟空间的声像档案的管理部门不能局限于空间的建设，而是应该将电子文献作为重点馆藏，利用虚拟建设为大众进行服务。

二、档案管理中声像档案管理存在的问题

当然档案管理中的声像管理的问题有很多。

首先，在制度方面。当前只有少数档案管理单位制订了相关的档案管理制度，许多单位在管理方面处于没有规章制度可遵守，任凭员工自由处理，很多声像档案都没有进行集中统一的管理。

其次，意识问题。随着社会的发展变化越来越快，尤其是部分事业单位以及机关部门的摄像设备都有了很大的提高与改善。绝大多数的单位都有齐全的声像设备，因此从整体而言，大多数声像设备的配置比较齐全，声像设备管理不充分的问题仍然存在。例如，缺乏相应的声像管理制度，对声像的使用规则缺乏相应的要求和原则，因此大多数的设备都处于闲置的状态，造成了资源浪费，或者有的将设备放在科室、个人的手中。相关人员不能明确其职责，并且人员经常会发生相应的变动，从而导致设备不能被有效利用起来，所以在一些活动开展时，摄影人员很少能够及时将相关的视频材料进行录入，由此不利于以后的归档并保存。

最后，在归档方面。声像档案具有时效性，因此及时进行归档，并且对归档的要求也非常严格，如视频材料必须要配以一定的文字进行说明。许多单位的视频由于没有严格的归档，所以造成了后期得不到很好的利用，从而失去了相应的价值。声像档案的保存比纸质档案更严格。许多单位的声像档案放在文书柜里与其他的个人纸质档案混合存放，保存环境没有恒温、恒湿、防磁化等功能，由此导致一些照片出现变黄褪色的情况，不利于声像磁带的长久保存。

1.声像档案存在数量多、管理乱的现象

声像设备数量较多、设备管理较乱。管理缺失造成了大量的声像设备不能得到良好应用。此外，当一些大型活动开办时，记录的声像材料不能被很好保存下来，由此在归档方面有着很大的障碍。摄影录入人员在各自单位当中从事着与声像档案相关工作，并且也决定着声像档案的数量与质量。调查反映出摄录人员总是存在着不足，尽管队伍强大、整体年龄较为年轻和文化程度较高，但是其专业的知识与技能相对较低，大部分的摄录人员并不明白什么是声像档案，他们觉得只要是为谁拍的照片就归谁，所有拍摄的照片与视频只要送到报社和电台就算完工，如何处理这些声像档案是属于个人的行为，尤其是随着人事的变动和机构相应调整，从而造成声像档案失控，导致单位部门的档案并不能完全被保留，从而影响到了声像档案的开发利用。

2.声像档案管理相对混乱，问题较为复杂

目前，管理制度缺乏、声像档案管理意识不强等问题使得声像档案管理很难，在及时完全存档方面与管理方面水平也非常悬殊。许多单位中设备人员将声像档案管理能做到比较规范的仅占6%，许多单位没有相应的设备却有声像档案，有设备却无声像档案的占了35%，极度的两极分化由此导致了比例悬殊。声像档案非常难归档就是因为缺乏相关的制度，许多单位尽管有着完整的制度体系，但是在执行方面存在着很大不足。正是由于缺乏相关的制度保障，所以各大单位的声像档案管理处于自由的状态。声像档案的收集需要付出许多的人力和财力，因此档案工作人员往往会有畏难的情绪。很少人会主动去做这件事情，尤其是大部分的声像资料都散落在各个部門以及个人的手中。由于没有统一的规定，因此这些档案很难统一进行处理，由于没有制度的制约造成人员收集档案的难度增加，由此很难将档案全面的保存。

3.重视程度不够

如今社会许多的工作都与声像设备相关，事业单位和企业的设备都已经有了很大的升级和改进。多数单位都配备了声像设备，其声像设备相对齐全，可是声像设备的管理也存在着一些混乱，很多单位缺乏声像设备管理工作制度，所以设备很难发挥作用。

三、档案管理中的声像档案管理策略分析

1.健全声像档案管理制度

结合当前声像档案管理存在的问题，档案管理必须要制定合理的切实的管理制度来规范。声像档案管理需要专门的单位建立相应的管理制度，加强规范建设，对其管理的声像材料进行有序的分类整理，档案室要进行统一的保管，同时也需要制订严格的制度，从而杜绝声像档案流失的现象。声像档案的日常保存需要有着明确的规定，永久保存的档案需要定期向大型典藏馆转移，确保相关的法律法规制度落实，明确相应的责任并且做到有章可循、有法可依，将规定与制度逐步变成自覺的行动，以确保声像档案归档质量的提高。

2.提高员工声像档案管理的意识

各级领导与社会、主管部门都应该对声像档案管理负责，相关单位的宣传部门都应该进行支持，才能让社会获得广泛的关注，由此提高相关工作人员的意识。由于档案概念模糊不清，所以许多的摄录人员并不知道什么是声像档案，他们普遍认为在参加重大活动和重大会议时上级派下来的红头文件和重要讲话才是声像档案，平时所常见的声像资料并不是声像档案，所以在日常工作和某些公务活动的过程当中储存的照片、录音、录像等声像资料，投稿并播放了就不再关心，任凭人员随意处理了声像档案。收集的原则一定要能够反映该部门相关重大活动的摄像材料作为收集的重点，突出主题。声像材料必须要反映出重大活动的主题、人物、环境以及相关的内容。收集声像材料时一定要经过精挑细选，挑选分辨率高、画面完整、主题鲜明，并没有加以修剪材料进行归档。用于归档声像材料一定要具有完整的档案文字说明，应该包含具体的时间及摄影者的相关信息，保证照片、图片相符。关于照片档案整理的相关要求，有照片的但没有底片的应该将照片进行底片的翻拍，底片和照片应该分开存放。

3.加强声像档案归档管理

声像档案的归档管理策略主要有：首先，正常的移交。将收集到的声像材料直接移交给档案室，档案室再移交给档案馆。其次，重点单位进行重点收集。对保存着某些重要讲话的声像材料将其认真保存，管理人员之间经常进行沟通，掌握彼此实际情况，接着从摄录人员中直接征收与保存。最后，进行广泛社会征集。尤其是对散存在民间的声像档案，相关管理人员可以运用发公告等宣传方式进行上门寻求，或者采取有偿的措施，或者建立起无偿的捐赠，建立起个人代存的方式等。

各级相关领导应该积极组织员工进行培训，并且积极指导员工进行档案保存。一方面相关部门应该强调档案的管理与汇报，在处理平时的工作时，一定要积极配合上级部门，并且向上级汇报自己的相关工作，从而让领导能够明白声像档案管理的现状。另一方面要提高相关人员职业素养。相关工作人员在提高自身理论基础之上，要加强对声像档案管理实践能力的培养，注重对声像档案管理相关人员的指导和培训，尤其是摄录人员和相关档案管理员需要进行专业技能培训，让他们了解档案地位作用、整理方法、档案保管保存方法，全面切实地提高全员声像档案管理能力。

4.要做好声像档案的保存

声像档案管理需要根据声像档案的安全管理的要求，做到温度、湿度、光线等方面准备。各个单位必须要全面学习如何保存声像档案，声像档案应放入密闭的柜子里进行单独的存放，同时要注意周围的磁场与光源，并且实现数字化储存，尽量延长声像档案的寿命。此外，声像材料收集的渠道较窄，声像档案缺乏正规性。许多年来声像档案都是进行分散保存，很难及时完全的归档和统一，从而导致了声像档案室档案并不齐全，档案馆声像档案也没有了相应来源。如果源头没有控制住，没有采取相应措施弥补，那么便会造成渠道不通畅，由此造成了如今声像档案匮乏，尤其是区域性重大活动档案流失较为严重。在当地许多重大活动当中形成声像资料往往分散在各个部门，没有进行统一的管理。

5.重视原始档案的保护

随着互联网技术的发展，电子化的信息手段与档案管理密切联系。一方面可以储存海量档案资源，实现网络的在线检索，可以对声像档案进行原文的管理。在不动用原文的情况之下查询相关的档案，不但能够保持档案的原貌，也能够确保不会失去真实性，保证检索的快速和准确。与此同时，我们应该认识到原始档案是一种原始的材料与佐证，也是唯一有凭证作用，因此必须要永久进行保存。尤其是声像档案，许多旧照片、老影像具有很高的历史意义，需要很好被保存。

6.声像档案管理数字化

数字化是声像档案管理基础，要发挥档案最大限度满足相关人员需求，需要提高其信息化水平，尤其要解决构建声像档案数据库和专题数据库问题，尽快实现声像档案数字化转变，将声像档案管理基础信息化。声像部门要加快其馆藏数字化进程，尤其是以电子文件归档为重点，加强档案资源建设。数字化水平在不断提高，声像档案馆藏的质量评定不应该只根据观察数量多少和硬件模式决定，更重要是以软件的数量和质量决定。声像部门网络存储能力的选择将成为弘扬新时期声像档案管理质量的标准。

四、结语

综上所述，随着科技在不断的发展，相关事业单位办公逐渐实现了现代化，由此便形成了相当多声像资料。因此，必须要加强对声像档案收集和管理，加强对现代档案管理中声像档案管理的分析，创新管理方法。

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（作者单位：河南省农科院）