高校住房档案管理信息化

蒋晓红 张占武

摘 要：如今信息化时代的来临，为高校住房档案管理方式也提出了更高的要求，于是住房档案管理信息化建设成为当前众多高校住房档案管理工作的努力方向。 部分高校依据住房档案的特点，实现了住房档案的信息化建设目标，为学校人员提供了便捷化服务。然而如今仍然存在管理信息化建设的现实困境，如纸质档案形式仍为主流、与各部门间的信息互通不畅、管理人员素质不高、管理制度不够完善等问题，极大制约了当前高校住房档案管理的信息化建设进程，对此高校需从这些问题出发，进一步探索优化路径，从而提高高校住房档案服务与管理效率。

关键词：高校;住房档案;管理信息化

当前高校的已购公房、集资房、教工周转房、公寓等多种住房的出现，使得学校住房管理更加复杂化，住房档案管理成为当前教职工关注的焦点问题。住房档案作为一种特殊介质凭证，对高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，传统纸质档案管理方式在如今复杂住房形势下不仅不利于提高住房工作的管理服务水平，对长久的保存和管理住房信息也具有阻碍作用。因此高校要想解决住房管理问题，需对住房档案管理工作进行有效改革。

一、高校住房档案管理信息化的意义

1.有利于实现档案有序管理

高校在长期工作实践中发现，校内各种档案管理工作中暴露出诸多问题，极大影响了校内档案管理工作的有序开展。为此只有进行全面调整和革新才能助力档案管理更加完善，于是便在住房档案管理工作中引进了信息化管理模式。该模式的渗透与推广，不仅可有效节省档案工作中的人力、物力资源，提高住房档案管理工作效率，同时校内各相关管理人员运用智能化设备，在闲暇时间学习并更新住房档案管理技术，在提升校内住房档案管理信息化工作的基础上还能提升自身素质，有利于实现档案有序管理。

2.有利于发挥模范带头作用

当前新《档案法》修订中增加了档案信息化建设内容，要求各企事业单位根据自身情况，积极改革调整自身档案管理信息化建设内容，为当前社会信息化和时代化建设起好带头作用。因此高校作为教育领域的中坚力量，在住房档案管理信息化建设中，积极引进了档案信息化设备和信息系统，将档案管理工作内容与信息化深入结合，极大带动了其他各企事业单位的信息化改革决心，为社会范围内的档案管理信息化改革提供了有效借鉴与带头作用。

3.有利于为学校人员提供便捷

根据相关规定，高校住房档案信息一般情况下都会放到档案馆统一保存，而档案馆内储存的档案资源随着住房信息的增多也会相应增加，给档案查找造成了极大不便。对于查阅者而言，面对馆内海量的档案资料库，要想立即找出自身所需资料十分不便，费时又费力，如果将信息技术引进住房档案管理建设中，系统会自动根据查阅者的需求筛选出相关档案信息，既能节省时间又能保证资料的准确与完善。

二、高校住房档案管理信息化特征

1.海量的住房档案信息

由于住房档案信息中涉及了合同、数据、财务、人员信息、工作证号等基本信息，内容十分庞杂且细碎，仍旧采用以往人力管理方式不仅会造成档案数量堆积，不易保存的问题，而且还会占用校内较多公共场地和资源，不利于高校档案管理工作的优化整合。如今住房档案管理工作中采用的信息系统，不仅内存大，能够保存管理近10年乃至20年的住房档案信息，便于查阅者进行查找和使用。而且还能在网上搜索其他学校的档案信息，将其借鉴到本校档案管理中，最大程度实现档案资源共享。

2.档案存取十分便捷

信息技术发展背景下，高校开展信息化住房档案管理模式具有信息实时共享的特征。在校内搭建的智能档案管理服务平台中，包括一站式服务与自行选择的服务模块，对于管理人员而言，只需将住房档案信息錄入各个系统模块中，系统便会自动按照人员类型、住房类型、年限等进行划分，管理人员存取档案资料时按照提示步骤操作即可，流程十分便捷简单，而且信息一体化使得校内其他人员在查找资料时也实现了自由化。即便身处外地，也可登录校内系统完成电子档案的存取流程或者办理其他档案处理业务，有效发挥了信息化的服务功能。

3.节省人力、物力资源

信息化时代，如果仍旧采用以往人力管理方式不仅容易出现数据错漏，而且还会造成人力、物力等资源的浪费现象。如今高校开始引进信息化管理方式，实行“一房一档”“一人一档”管理模式，一个人便可管理一门档案信息，在人力资源上便率先实现了资源整合。同时，一台信息化设备中可以存储不同种类的档案信息，如可将住房档案信息并入A类系统，教育档案并入B类系统，人事档案并入C类系统，统一由一台设备完成管理保存工作，能够在物力上实现资源整合。

三、高校住房档案管理内容

1.住房建设档案

住房建设档案主要记载高校教师住房的取得过程和取得方式，包括教职工住房的自建、代建、合建、转让、承租等所有方式。若住房属于教职工自建，需由学校主管下达准予建设指标，并做好建设档案记录和归类;如果属于教职工购买的住房，需有学校主管部门下达的建房计划、购房协议与拨款清单等内容，同时做好购买档案记录;属于转让、承租、抵押等获得的住房，除了上述这些基本条件外，还需有相应的合同协议和经过公证且具有法律效力的文书，并由学校住房管理人做好档案记录。

2.住房产权档案

住房产权档案是记载房屋所有权权属关系和组成形式的一种档案类型。其包括房屋所有权的申请、确认、土地使用权的申报、核定、房屋产权变更、分割等内容，高校教职工在确认房屋所有权时，需在取得住房使用权之后按照法律程序履行所有权确认手续。从法定意义上分析，如果无法明确该房屋使用者就是房屋所有权人，即便使用者承担了部分房屋建设资金，也仍然无法成为房屋的主人。因此，高校管理者应对教职工住房产权档案进行明确清晰的管理，做好房屋权属信息登记。

3.分房集资档案

分房和集资档案通常记载的是高校不同时期、不同阶段住房分配情况，通过档案情况可清楚了解学校教职工住房建设成效和住房改善状况，从而掌握教职工对住房需求的刚需程度。集资分房是指房屋政策改革后由国家、集体、个人共同投资的住房分配制度，这种分配制度是将高校教职工的福利住房转变为商品化、市场化住房的一种过渡形式，如今已被多数高校普遍使用。但是由于部分高校是初次使用这一制度，在实际住房管理过程中还不够统一和规范，给当下的高校分房集资档案管理工作造成了实际困扰。

四、高校住房档案管理信息化建设困境

1.纸质档案仍然占据主要形式

当前部分高校还未引进信息化管理方式，住房档案日常工作仍然由新老员工线下管理，对于一些规模较小的高校而言如此做法自然可行，但对于规模较大的高校而言，住房信息十分庞杂，仍旧开展线下管理方式不利于校内正常档案管理工作的开展。主要是由于部分高校受经济条件和外在因素所困，信息设备引进、保障资金、技术人员等都未准备充足，致使住房档案信息化平台无法正常运转，而且高校线下档案管理方式由来已久，一下转为信息化管理转变较大，需经过一段适应期才可恢复正常。

2.住房档案与人事信息交流不畅

部分高校住房档案管理工作中，与其他部门信息交流不畅成为阻碍该工作有效开展的重要因素之一。其一，住房档案信息中需要录入教职工的人员信息、配偶信息、薪资待遇信息、住房需求信息等内容，与人事部门具有密切联系，而高校这些部门往往都是各自为政，管理人员经常需要向教职工本人确认信息才能完成信息核对工作，增加了流程的烦琐程度;其二，住房档案信息中还需录入教职工的财务信息、家庭负债情况等内容，与财务部门也有联系，而高校通常都是直接将教职工的财务表及相关表格发给档案管理人员便算完成交接任务，其他数据信息交换共享频次较少，导致各部门间信息资源交流不畅。

3.缺乏住房档案管理人才团队

在住房档案管理工作中，部分工作人员信息素质不强，致使住房档案管理效率不高，档案数据化程度不深。一方面是由于高校档案部门的相关工作人员缺乏专业信息化知识，对新引进的信息设备操作不够熟练，容易疏忽档案编目的各类内容，而且部分档案管理人员由于文化水平不高，早已习惯于采用传统住房档案管理方式开展日常工作，对系统中的住房档案信息数据变化未能及时核对和查验，对馆藏住房档案副本分类难以用系统自动归类，常常需要请教校内其他管理人员，极大影响了档案管理质量。另一方面部分高校虽已引进信息技术开展住房档案管理工作，但还缺乏相应技术人员加以指导，校内现有人才流动性又较大，尚未形成一支专业性技术团队，致使现有住房档案管理工作缺乏人才团队支撑。

4.住房档案管理制度不够完善

当前部分高校在引进信息技术开展档案信息化管理工作时，存在管理方式滞后的问题，导致校内住房档案管理工作的开展受到了一定阻碍。究其根因，主要是由于部分高校内部档案管理制度不够完善。一些涉及智能监管、信息传输、资源共享等信息管理内容，高校并未完善相应的政策文件，也未安排专业技术人员定期查验与检修，使得住房档案信息化管理中偶尔会出现数据差较大、财务信息与人员住房信息错位等问题，极大影响了校内日常档案管理业务流程的正常开展。而且部分高校在引进信息技术时，尚未細化信息档案管理流程、线上住房信息申报体系等内容，使得管理人员无据可依，也容易导致住房信息错漏的问题发生，加大了档案信息化管理工作难度。

五、高校住房档案管理信息化建设优化路径

1.电子档案与纸质档案相结合

如今CIP技术作为有效信息化工具，已被广泛应用于高校教育管理领域，其他高校也可借助CIP技术完成校内住房档案管理工作。在今后住房档案信息化建设中，高校管理人员可深入发掘该数据的自动存储、智能分类编目等功能，构建完善的智能档案系统。首先，高校可成立电子档案管理小组，根据校内实际情况创建网上档案管理平台，在平台中录入当前电子住房档案信息，由各小组成员在系统中定期对档案数据编目进行审查核对，确保管理工作有序进行;其次，校内管理人员还可与线下老员工合作，对卷内目录实行电子化管理，如可利用相关计算机软件中的复杂程序，对校内教职工住房信息按照人员档案、住房档案以及楼宇档案进行划分，如此能够便于信息管理，同时也能为查阅者提供便利。

2.电子档案与人事信息相融通

高校的住房档案管理工作属于众多档案管理中的一部分内容，要想实现对住房档案工作的有效管理，需要相关管理人员在工作中融入其他信息，做到多主体共同监督管理，从而更好地开展工作。首先，住房档案管理可并入校内住房管理信息系统中，将教职工的基本住房信息与使用情况分门别类安排到相对应的系统管理模块中，由其他负责人进行统一管理，如此能够极大节省人力、物力，优化校内管理资源。其次，住房档案管理信息系统还能与校内其他人事系统、财务系统进行互联互通，管理人员在录入住房档案信息时，离不开人事系统提供的信息和财务系统提供的成本估算。因此，单独创建信息平台能够实现这些内容的资源共享，大大提升工作效率。

3.组建档案信息化管理型团队

高校住房档案管理信息化建设中，由于涉及细小繁杂的工作流程无法全部由信息化代替，需要住房档案管理工作人员辅助管理。因此，高校需注重提升此类信息管理人员的专业素养与技能水平，组建档案信息化管理的专业型人才团队。一方面可引进人员激励措施，定期对在职管理人员的综合素质与专业技能进行考评和检测，挑选出进步较大的管理人员胜任住房信息化管理工作，同时对表现积极、进步迅速的管理人员予以物质奖励或精神奖励，对平时管理懈怠、浮于形式等现象，需完善惩罚机制，做好校内管理约束，以激发管理人员的工作积极性。另一方面高校还需定期开展信息技术培训及专业技能培训活动，针对管理人员自身特点，进行统一培训、分别赋职，实现人尽其才。

4.加强住房档案管理制度

住房档案信息化建设还需有明确的制度支撑，才能顺利开展今后的管理工作。对此，需要高校针对自身住房档案管理实际情况，针对工作中出现的问题及时制订相应解决对策，对可能在信息化管理中出现的问题要做好应急制度与方案的准备。一方面高校可将政策制订的权限下放到档案管理部门，部门管理人员对住房档案信息化管理中的评价、监督、奖惩等制度进行细化完善之后再上报院系领导，审批通过之后再具体实施，如此能够落实各项制度政策，促进档案管理信息化的有序开展。另一方面档案管理部门可组建专门巡查小组，定期对住房档案及其他档案信息化管理工作进行监督，指出其中不合理之处，实现开放式档案管理。

六、结语

近年来随着社会保障制度的不断完善，大众对住房等条件的需求也逐渐严格化，相应地对住房档案信息也增加了较多关注。现阶段高校住房档案管理工作面临发展瓶颈，传统单一住房档案管理形式已经难以满足当下管理形势需求。只有积极引进信息技术完善住房档案管理方式、落实档案管理信息化建设制度，才能扩大服务范围，提高服务效率，进一步彰显高校档案管理工作的时代性特征。

参考文献：

[1]许 翟.试论高校住房档案管理的建立与应用发展[J].读天下，2016

[2]冯 慧，苗 季，李志文.高校住房档案管理信息化的实践[J].实验技术与管理，2012

[3]欧阳慧.浅议适应新形势的高校住房档案管理系统规划[J].中小企业管理与科技，2014

（作者单位：宁夏医科大学）