医院档案数字化建设分析

于培迪

摘 要：当下是一个信息量爆炸的时代，为了顺应社会发展，医院档案工作应该进行改革，改变传统的建设方法，还要重视对管理理念的改变。在日常的工作中使用先进的数字技术进行档案的建设，能够提高建设工作效率及质量，同时也有利于降低工作人员的压力，促进医院档案数字化建设工作的正常发展。

关键词：医院档案;数字化;建设

随着互联网技术的飞速发展，数字技术被广泛应用于医院档案工作中，从而有效地提高工作效率和质量。档案管理的数字化是在档案管理链接中使用数字信息技术，将纸质档案转换为电子档案，并将其存储在档案管理系统中。数字化技术使档案的存储形式发生巨大改变，包括后续的查找方式也随之有所改变，从而使档案管理的创新发展得以继续。数字化技术的最明显优势就是大大节约了档案存储空间，并通过对文件管理内容进行分类，在查找、存储档案资料时提供了极大的便利，大大提高了数字化管理的效率。

一、医院数字化档案建设中存在的问题

1.基础建设不完善

医院档案管理数字化进程在不断推进，但其实这个技术并不成熟，目前还没有一个完整的系统，两者还没有很好结合。档案资源的管理和使用都需要一个全面的资源平台，但目前而言，档案管理数字化系统发展尚不成熟。长期以来，档案管理资料只是提供服务咨询和材料证明作用，在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破，造成档案管理工作仅停留在表层，缺乏开发与挖掘的深度，因此，众多的档案管理服务工作无法全面铺开。

其中的难点主要在于以下两点：第一，在医院档案数字化过程中，由于档案数字化系统网络建设技术要求高，需要前期投入大量的人力、物力和精力，对于医院来说更是如此，由于医院的特殊性，人流量极大且不分季节，其中所包含的病种也是非常多，每个科室都需要有独立的档案，每个病人又都需要建立独立的档案，挂号、住院、出院、手术等医疗活动都需要记录在内，同时医院又拥有着大量的工作人员，那么工作人员的值班、加班、手术、医疗废品处理等等大量繁杂的工作都需要有相应的档案去记录，工作人员多、人流量大、医疗事务繁杂都是医院档案数字化进程中需要考虑的难点，其中的工作量之大，对于档案数字化建设有着极其复杂的过程和极高的要求;第二，除去医院的工作人员、患者的有关行为，还有医院支出、收入、设备购置维修、医生培训、会议交流等等事务也都需要建立相应的档案，显然传统的书面档案已经不能承受如此重任，如果无法将这些信息进行合理的整合，建立相应的机制，那么对于医院档案数字化的建设是十分不利的。

在档案管理数字化的大趋势下，很多地方部门的档案管理都在使用这种模式，但是却没有得到很好的效果，医院也是如此，人们往往只知道一个大方向，就是将数字化技术应用于档案管理，但是如何具体的运用却没有一个标准。这使得档案数字化进程变得缓慢，甚至有些停滞。必须要有标准的、规范的改革操作，才能使数字化技术更好地应用于檔案管理工作之中，才能发挥它的最大效用。但是目前而言，我国的档案管理还缺乏标准化的建设，对于数字化技术在档案管理中运用相关规范和具体要求尚不健全。

2.计算机网络的安全问题

在大数据时代，由于相关技术人员缺乏对计算机网络安全的防护意识，很有可能在工作过程中留下漏洞和黑客入侵的环节。要知道医院掌握的信息量之巨大，绝不能出现信息泄露的问题，倘若黑客入侵了医院的内部信息网，不仅会暴露大量的私密信息，也会对医院造成一定的经济损失。现如今，在医院档案建设过程中需要利用计算机等设备，倘若工作人员在使用这些设备时不小心进入到一个错误的网站或者网页，很可能就会被黑客盯上，从而给医院带来巨大的财产损失。工作人员在使用计算机时，常常会弹出一些奇怪的网页，这种网页极大可能就是黑客入侵的通道。只要用户不小心点击这些网页，黑客就能够利用这些漏洞来绕过计算机信息网络安全的监管，能够在用户不知情的情况下对信息进行盗取。随着技术的不断提高，黑客也在不断创新入侵技术，甚至是出现了专门的地下黑客组织，严重威胁了计算机网络信息的安全，甚至会影响社会稳定。

另外，医院的信息网络规模庞大，其中重要数据和信息众多，并且在医院档案数字化建设完成的后续工作，也需要专业人员进行操作。由于相关技术人员严重缺乏计算机网络信息安全防护工作经验，需要对这些工作人员进行非常专业的培训，并通过增加信息安全防护教育培训的次数从而提高计算机网络信息安全的级别，也能够进一步增加网络信息的传播安全性。由于计算机的用户较多，而黑客技术也在不断的创新，相关部门在处理这些非常复杂的计算机信息数据时，需要建设一支专门对计算机网络信息进行处理的团队，从而提高计算机网络的安全性。

3.数字化档案建设资金投入力度不足

任何技术系统的开发建设都离不开大量资金的投入，而档案数字化建设本身技术含量非常高，并且其中的环节较多，组成难度较大，需要大量的资金投入研发，然而大部分的医院对于档案数字化这一技术没有给予足够重视，不给予相应的资金投入，那么在该技术的发展路程上将是不小的挑战。医院对于数字化档案建设的不重视直接造成没有足够的资金去投入，那么就没有相关的研究人员大量介入，这样下来数字化档案系统建设必然进程缓慢。

数字技术的创新形式及其在档案管理业务发展中的应用，需要具有专业素养的档案管理数字化人才。可是资金投入不够，进而造成相应的专业学科培训机构少，专业知识资源少，从而导致符合专业人才较少。现在我国对档案管理领域的人才培养还没有给予足够的重视，这门学科并不受人喜欢，因此在人力资源市场上这种人才缺口很大，无法满足当前医院数字化档案管理工作的需求。

二、提升医院数字化档案建设水平的措施

1.建立完善的基础设施

我们需要更新医院档案建设的软硬件设施，这样才能提高医院档案建设的质量和效率，从而将重要的内容得以保存，减少问题的出现。现代化的设备能够实现更好的效果，进行全面建设，应对各种问题和困难，达到更好的效果，使得重要内容得到准确保存。在实际发展中，医院档案建设人员需要学会熟练操作相关的设备，还需要对软硬件设施进行及时更新，这样就能保障数据的完整性，还可以进行分类整理，提高医院档案建设的水平。在医院档案建设工作中，利用数字技术的优势可以有效提高工作效率，同样也是医院档案建设的必要因素，当医院档案建设与数字技术结合后，可以将传统的建设方式替代下来，从根本上解决对传统医院档案建设方法的束缚，从而提高工作效率，也能够使医院档案建设走上高效科学的现代化道路。另外，医院档案建设人员在工作时要注意工作细节，防止因工作失误而造成医院档案建设工作出现纰漏。

没有规矩不成方圆，档案管理体系的不够完善，使档案管理数字化工作不能够顺利进行，很容易在档案管理过程中出现纰漏，从而使档案管理无法高效完成，无法满足工作需求，从而丧失了档案管理和建设的现实意义。因此，注重加强档案管理的数字化建设对于提升工作效率有着很大的现实意义，我们要注意管理体系的系统化建设，以确保档案管理的准确性和完整性。有效地利用数字化技术进行档案管理，需要充分利用信息化整合技术，标准化的档案管理可以极大地促进档案管理的数字化。

2.提高數字化档案安全性

在数据时代，医院在建设和管理档案时常常运用到计算机设备，该设备的运用可以为工作人员提供一些便利。但是，由于计算机网络的普及，也给了一些不法分子提供可乘之机，需要医院注意档案信息的安全问题，通过严防黑客入侵环节，避免我们的信息泄露等情况出现，通过加强相关的手段，维护网络安全。在实际工作中，由于相关工作人员缺乏管理档案信息的安全防护意识，在工作中留下了漏洞和容易入侵的环节，而黑客能够利用这些漏洞绕过计算机信息网络安全的监管，能够在用户不知情情况下对用户信息进行盗取。因此，只有将安全保密技术不断提高，严厉打击黑客行为，并加强工作人员的信息安全防护意识，才能有效抵抗黑客的入侵。另外，可以通过构建防火墙、服务器等方式抵挡一些黑客入侵，通过不断创新信息安全防护技术，注重发展先进的科学技术，不断研究新技术，从而加强安全防护力度。因此，通过构建防火墙、服务器等各种设备来实现对计算机网络信息的采集和存储，并通过调动各个硬件设备和软件设备来共同进行信息采集工作，进而构建完善的计算机信息网络系统，最终提高网络安全问题处理效率。在计算机网络信息安全防护工作中，需要利用防火墙等模块，利用大数据技术能够很好实现其中的技术，从而完善模块内容，也能够提高信息读取等效率，从而提高网络安全性。

要完善工作过程中的安全性，就要加强医院档案数字化建设中的监督机制，要增设工作监督小组，在管理工作的各个环节都要确定总负责人和监督小队，负责人应定期监督和审查记录管理工作，以确保记录管理过程的正确性和标准性。同时，监督人员必须在每次检查后提交检查内容和具体情况，将记录制成表格整合到一起，并将其提交给相应部门的负责人进行审查，保证监督工作的严谨性。要保证每个环节的检查都要由该环节负责人亲自签字，确保监督的真实性。在完成一批处理文件的审查和管理工作之后，有必要立即审查结果，要及时地发现问题，并且尽量在问题初期就提出解决方案。要注意的是，要定期处理总结之前的监督报表，没有问题的监督报告可以忽略，要着重注意发生问题的监督报表，并且整合资料存储起来。在确认文件审阅项目的质量已通过认证之后，即可交付或存储文件资料，从而确保数字化档案管理的质量。

因此，在医院档案数字化建设工作中，要注重计算机网络信息的安全问题，提高工作人员使用计算机网络时信息防护的观念，并运用相关的保护措施，从而使计算机网络能够为档案建设工作的发展提供更好的帮助，也能有效抵抗不利的因素。

3.加大档案建设资金投入力度

档案的数字化是一个普遍趋势，对于档案建设的过程来说，也是一个必然趋势，对于医院档案建设也是如此。资金永远是所有技术快速发展的最大推手，是技术得以发展和普及的重要保证，在医院档案数字化建设中，必须要加大资金投入力度，保证档案数字化建设的稳定发展。

首先，资金大量投入，有利于高技术、高质量人才的引进，技术质量得到了保证，对于档案数字化信息网络基础建设有着重要意义，适当提高开发人员资金投入，提高薪资，用高酬高薪引进人才，留住人才，掌握核心技术，才能更好促进医院的档案数字化建设进程。

其次，积极引进数字化建设软件和硬件设施，加强档案管理软件系统的开发和应用，以满足档案综合管理的需要，并建立数据库。医院档案管理的实际要求是开发适当的档案数据库并组织数字档案。另外，为了加强档案资源的开发和利用，有必要加强医院中各个部门的联系，开发通用软件，以有效地将档案资源与其他部门对接，实现资源共享。另外，为了顺利发展档案数字化，必须积极引进先进的扫描设备和计算机设备，这一步是必不可少的，在建设进程中，先进设备和机器是支撑医院档案数字化建设的重要硬件配置。

4.提高数字化档案建设人才素质

工作人员的配置方面也需要得到我们的重视。术业有专攻，具有专业素养的专业人才是数字化技术得以在档案建设工作中发挥最大效用的基本条件。首先，具备优秀的专业素养，有能力胜任这份工作，有一定的创新思维，不怕吃苦，勤奋好学。其次，工作单位要通过一些适当的举措积极吸引一批具有专业素质和综合技能的数字档案建设人才，并在人才招聘、待遇等方面做出改变，吸引高素质人才加入。

医院想要真正地提高档案数字化建设效率和质量，人才非常重要，必须组建一支高水平团队，不但要求工作人员本身的经验比较丰富，还必须确保其具有专业的能力和素质，能够独立完成日常的档案建设和管理工作。为了满足实际需要，医院还应该健全和完善培训制度及培训机构，给工作人员更多学习机会，切实提高员工的综合素养，只有这样档案建设和管理工作的质量才能够提高，档案建设和管理的作用才能够发挥出来。

三、结束语

在数字化环境下，医院的档案建设工作水平有了较大的提升，同时也要求医院档案建设人员深刻学习现代医院档案建设方法，从而达到医院档案建设和管理的目标。我们还需要提高医院档案建设人员的整体素质，不定期地进行专业培训，不断地改善医院档案建设工作的环境，使得各项工作都能得以推进，这样就能激发工作人员的积极性，从而实现进一步的发展。

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（作者单位：山东省烟台市烟台山医院）