事业单位固定资产管理信息化论析

董华（辽宁公安司法管理干部学院）

■引言

目前正处于21 世纪的第四次科技革命时期，在这个时期，以计算机和互联网为基础的信息技术已广泛应用于各个领域。在我国，现在的事业单位同样也正处于信息时代改革的浪潮中，信息化技术手段逐步使事业单位的管理工作越来越规范和高效。绝大部分事业单位的固定资产价值在单位总资产价值中占有相当大的比重，传统的固定资产管理模式不再适应现在快速发展的步伐。于是，对固定资产管理使用信息化手段并进行不断优化，就成为了事业单位信息化管理中必不可少的内容。

■事业单位固定资产管理信息化的重要性

（一）固定资产管理信息化能够使账务管理更加智能

账务管理信息化能够使固定资产管理的工作流程更加完善，过程管理和处置管理更加智能和高效。在管理过程中，去除了固定资产相关审批过程中的重复环节，通过系统的自动判断、数据的自动传送，减少人为操控的节点，同时入库和报销相互分离、相互支持，化繁为简，各项工作独立开展，提高了工作效率。

系统的管理优化使管理工作中信息传递从管理部门到科研人员畅通无阻，管理工作直达神经末梢。各个环节有记录，审批工作不重复，既实现了便捷高效的管理工作，又能完善固定资产相关信息，满足各类报表要求。不断完善数据统计维度，能够在单位面临各种审查、审计工作中提供规范、透明的审批过程中成为强有力的数据支撑。

（二）固定资产管理信息化能够使实物管理更加便捷

信息化系统的管理优化，运用现代科技手段与信息化管理平台相结合的方式，让固定资产实现了高效便捷的实物管理。以固定资产的采购为管理起点，运用信息化技术手段和优化的实物管理流程，使管理模型、管理系统、人员、技术手段等多方面有机结合，不断规范固定资产的实物管理，降低事业单位管理人员的管理负担，提高管理质量。

许多事业单位在管理工作中大胆尝试了RFID 技术在固定资产实物管理工作中的应用，在行业的固定资产管理工作中起到了排头兵的作用，率先试点，总结RFID 标签在应用过程中的优缺点，为该技术在固定资产管理上的应用和发展奠定了实践基础。同时，事业单位也在不断优化的过程中达到了发展的战略目标。

（三）信息化的管理优化能够为资产管理工作做好风险防控

通过信息化的管理优化，能够实现固定资产管理中的各环节透明和流程可追溯，使管理工作无死角。把风险点嵌入到信息化系统中，既减轻了相关人员的工作量，也避免了数据的错误概率，同时把可能发生管理漏洞和廉洁风险的关键点转移到信息化系统中，实现失误零风险、贪腐零机会的管理目标。

■事业单位固定资产管理信息化存在的问题及产生原因

（一）固定资产账务流程管理有待提升智能化水平

在固定资产报销流程中，其问题之一是存在入库明细与实际不相符的情况；问题之二是资产部门与财务部门月末对账结账时有发生失误的可能。发生入库明细与实际不相符的问题，其原因之一是由于报销人员为各部门兼职人员，经常发生变动，遇到有些经办人为了省事而填写不认真时，会将有些必填信息胡乱填写，不按实际情况选择资产责任人，不按照合同中签订的数量和金额进行拆分，就会出现审批风险；其二，许多事业单位的会计人员有轮岗的制度，每隔一段时间会计人员会进行一次轮岗，财务处与资产处对账的人员就会发生变化，虽然固定资产账务核对工作看上去是个简单的业务，但由于个人对ARP 系统和ERP 系统了解的深浅不同，会提高发生对账失误的概率；其三，由于事业单位将预算执行率作为考核指标，每年年末，为了提高预算的执行率，财务部门会催促各部门将借款核销，这种管理模式会为固定资产的账务管理埋下隐患，存在一定的风险。

（二）固定资产实物处置过程管理信息化不足

在固定资产的实物处置环节中，由于没有管理信息化手段的接驳，实物处置过程处于人工识别模式。资产责任人填写“固定资产报废处置申请表”，经过各级领导和主管部门签批完成后，再到物资与条件处办理资产报废退库手续。此时，需要将固定资产实物搬运到指定待报废库房，与固定资产管理员接洽。一个管理人员无法同时完成固定资产的审批入库、大型设备的验收、多个单位的报废核实和退库等。一旦管理员无法细致周到地做好资产管理时，就又会避重就轻的问题，资产处置环节放任各部门自行完成，自己完成报废设备信息的维护而忽略实物退库的环节。这种问题的产生根源是信息化不足。各模块之间相互独立，没有联通，给资产责任人、部门兼职固定资产管理员和物资处固定资产管理员直接的工作衔接带来了阻力。

（三）账务管理信息化与实物管理信息化衔接不畅

固定资产信息在账务管理系统和实物管理系统之间不断切换，需要各个信息系统相互配合才能完成固定资产的管理工作。账务管理与实物管理信息化系统不兼容的问题会导致数据在频繁的导出和导入过程中存在数据传输失误的风险。

另外，存在着软件是否安全的风险。首先，由于RFID 标签种类繁多，具体使用的是哪种安全等级的标签并不能非常明确地了解，所以不能保证其安全性。此外，作为第三方公司，若在程序开发时设置漏洞，即可以通过此漏洞获得详细的单位固定资产明细账，包括大型、关键、科研、生产设备的名称，型号和技术指标、金额、责任人和使用部门等信息。同时，固定资产明细账也是财务数据的一部分，对一个单位来说，固定资产在总资产中的占比存在一个合理的范围，这就可以轻易地推算出整个单位的资产总量，从而获得更多财务相关数据，存在着一定的安全风险。

■事业单位固定资产管理信息化的优化路径

（一）固定资产账务处置信息化的优化

应以“企业集团财务管控体系框架的构建”为理论基础，在进行管理模型的总体优化的前提下，进行固定资产账务处置流程信息化的优化工作。与过程管理优化思路相近，处置过程账务管理信息化的优化也是将原有集中到物资处固定资产管理员的大量数据维护工作和单据转移到系统中，并由资产责任人发起，由部门兼职管理员进行把关，经部门负责人审批同意后，将申请传递到物资处。

首先应增加资产责任人资产处置上报功能，当责任人需要对本人名下的固定资产进行退库时，在系统中填写退库单，对资产进行处置前状态的描述，判断设备是否还能继续使用。同时系统可将处置资产分为两大类：完好和损坏。然后由资产责任人将实物交到固定资产管理部门，由固定资产管理员对资产实物和系统中的退库申请进行核对，确认无误后，审批退库。审批通过后，系统自动将该条固定资产变更为待报废状态，实时更新设备台账。

（二）固定资产的实物处置信息化的优化

重点要抓实物退库环节，保证退库的实物与处置申请相一致。通过信息化技术手段，在退库环节，对退库资产进行扫描识别，在手持终端系统中变更设备状态，将数据导入到信息化系统内，完成系统数据库的信息维护。这样的优化加上各部门兼职资产管理员以及物资部门资产管理员的多重监督下，大大降低了国有资产流失情况的发生。

实物退库完成后，根据库房待报废资产存量情况，物资处会进行实物的处置工作。当一批待报废固定资产的处置工作完成后，将处置结果导入到信息系统，系统能够将处置结果直接上传到上级单位信息化系统中来进行处置备案工作，将风险点嵌入到信息化系统中，进行有效规避。值得注意的是，在资产实物处置过程中，涉密资产需按规定交由保密部门销毁，这时要及时将原有的信息标签摘下，防止别有用心之人对处置资产进行数据窥探。这些细节工作在实物处置信息化系统中要能够做出相应的备注和记录，从而实现对处置资产的快速分类和处置状态查询。

（三）账务管理信息化与实务管理信息化的衔接优化

实物管理与账务管理之间的衔接，以企业集团财务核算共享服务模式为理论基础，在符合事业单位各项规定的前提下，建立账务与实物管理的传输通道。

首先，推动信息化系统相互兼容。一是通过开放数据接口，实现数据自动传输；二是合并信息化系统，将账务管理系统和实物管理系统合二为一。其次，系统切换之间优化。近些年，软件漏洞和系统后门等信息安全问题时有发生，采购第三方公司的资产管理软件在一定程度上存在信息安全的隐患。对于这个风险，可以在进行系统切换的过程中采取将资产管理系统与ARP 系统相融合的优化方法，使ARP 系统拥有更强大的功能，不仅实现从采购到报销的管理，还能实现固定资产管理和运行维护的管理，同时实现标签机的驱动功能，可以通过对硬件的驱动直接进行RFID标签的打印。这样不再需要通过第三方公司的软件进行数据的处理，可以最大程度上解决系统之间的切换带来的信息失误和泄密的风险。