关于高校财务会计档案管理内控制度建设的探讨

罗彬彬

摘要：在高校规模不断壮大的新时期，日常财务管理工作的内容逐渐增多，工作范围、难度都在加大，使得大学需要加强对财务会计档案管理内控体系的建设工作，提高管理质量和效果。基于此，本文探讨关于高校财务会计档案管理内控制度的建设。首先简要介绍了高校财务会计档案管理的内涵，其次分析高校财务会计档案管理的现状及存在的问题，并以此提出加强财务会计档案管理内控制度的三条措施。

关键词：高校;财务会计档案;档案管理;内控制度;建设

财务会计档案作为高校档案信息的重要组成部分，主要记录了高校的财务会计、财政状况以及办学规模等。在当前招生规模不断扩大的时代背景下，会计档案管理的内容和方式发生了重大变化。要充分利用学校对财务会计档案的内控管理，就要正确认识当前会计档案管理的不足，为了保证学校财务会计档案的有序、扎实发展，采取有效的行动措施。

一、高校财务会计档案的内涵

会计档案是指反映经济业务往来的关键历史数据，其内容包括会计凭证、会计报告、财务档案等内容。高校会计档案管理是教职工保持会计凭证和数据信息的完整、清晰，反映了高校的实际业务往来活动，充分展现了高校的经济发展状况。但是，我国高校的财务会计档案管理还存在很多问题，接下来本文会对其一一进行分析。

二、当前高校财务会计档案管理工作中存在的问题

1、内控制度不健全

如今，许多大学都建设有内控体系，但其大多数都并不符合实际要求。有些制度体系仅仅是为了应付上级的指令，或是不切实际的表面工程。这些制度成了真正的“纸面条款”，既没有可操作性，也不会真正起到作用。内控制度未能对高校财务起到自我规范、自我约束的作用，信息泄露、贪污腐败的现象仍然较多。

2、管理员工业务能力低下

许多高校没有专门负责会计财务档案管理的业务员，仅仅是让会计、财务人员兼职管理。这些“门外汉”没有经过系统的培训，对业务范围、管理职责都没有特别的了解，对档案的管理不达标，使得档案的安全性和完整性得不到保证。此外，部分高校会计档案管理人员的日常工作量巨大，一些重要的档案往往无法按时提交;部分管理人员职业道德低下，与贪污腐败勾结，作出违法犯罪行为，使得财务会计信息丢失、失真等。

3、管理不规范

对于会计财务档案的管理，许多高校没有成立专门管理办公室，相关专业人员也相对短缺，财务会计档案的管理十分散漫，档案管理既不规范也不统一，管理质量十分低劣。。

三、提高高校财务会计档案管理内控制度建设水平的措施

一、建立健全内控监督考核机制

1）完善监督机制

首先，内控监督考核机制的前提是初步建立、健全监督管理机制，而监督管理机制是否合规的评价标准是是否包含内控的所有环节，以及是否能形成完整的证据链，对所有违规行为都记录在案，并依次形成客观的考核指数。其次，监督管理机制所有的控制环节都要能在现有的标准基础上开展实施监督控制，并且执行结果不能偏离学校的实际情况。内控监督机制的目标也应与大学的总体发展目标相一致，内部控制机制必须作为辅助实现高校发展目标的工具，只有这样内控制度才能实现各环节的协调统一。此外，内控监督考核机制要保证内控监督机制的经济效益，不能在内控监督考核工作上花费大量人力、物力。内控机制要控制其支出;如果成本太高，从长远来看，这样的监督机制便失去了其建立的初衷，无法提高高校档案管理的经济效益。

2、建立会计财务内控制度规范

为了使会计财务内控制达到相应的效果，就要建立起内控制度的规范体系，设置制度限制。因此，高校与其长期发展的总体目标相结合，根据自身发展特点，建立切实可行、行之有效、可行的内部财务控制体系。随着高校招生规模的增加，我国大学的管理规模十分庞大，需要进行协调的相关单位、个人的层次和规模也比较大。对此，需要根据实际的调研，用调研的基础数据做好档案、存票、凭证以及账本、账单的分类和汇总，建立内控系统的基本数据库。为方便研究和管理，可以借助计算机信息技术，编写操作平台、建立档案数据库，建立数字化的会计财务内控体系，不仅能使内控体系更高效地运行，简化内控管理工作;也能在一定程度上减小会计财务的工作量，提高档案管理工作的质量和效率。

3、转变从业人员的观念、提升其业务水平

为了落实高校内控制度，提升会计财务档案管理水平，相关的业务人员必须转变其管理理念，提升其技能水平。會计财务的工作特点从对账式逐渐转变为管理式，形成类似于市场中经营企业的财务管理，形成具有高校特征的利益观念，整合大学的办学成本以及经营收益。

提高从业人员的业务水平有两个方面，一是提高其会计财务档案管理的理论知识以及实践水平。在实施内控制度系统时，可以重组业务流程，根据每个从业人员的工作绩效考核将其分配到新的流程。培训员工会计财务档案内控的理论知识和相关技能，逐步提升他们的业务水平。要特别注意的是训练应试循序渐进的，要在员工掌握难度较低的技能后，才进行更高难度技能的培训。在进行培训的同时，还可以听取业务员的建议，最大限度地发挥他们的主动性。另一方面。提高档案管理人员的道德水平，掌握相关法律法规，在工作中彰显档案管理人员的职业操守。

四、结束语

在建立高校财务会计档案管理内控制度时，要借鉴常规档案管理业务的规划和相关制度，及时发现档案管理中存在的问题，并明确其原因，采取相应措施，从思想理念、管理人员的素质、制规范系以及体系结构的优化，从而全面提升管理的效率和质量，促进高校地稳步发展。

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