公安派出所档案管理规范化建设构想探索

陈先锋

【摘   要】公安派出所与社会大众群体的联系是非常频繁和密切的，当大众群体遇到困难时很多时候第一时间就会想到所在地区的公安派出所寻求帮助和保护，因为公安机关和广大民警是人民财产和生命安全的守护者，他们一直处在跟不法分子进行斗争的最前线，这是他们的光荣也是他们的职责。在公安派出所的日常管理工作中，必然会留下非常多的对日常工作有帮助的数据和资料，这些有价值的数据和资料就组成了公安派出所的档案，对于公安派出所来说，其档案管理工作是一项非常重要的资料数据来源，同时也是最为基础的日常管理工作。所以如何使公安派出所的档案管理工作更加高效和规范的运行，对于公安派出所的工作开展是非常有意义和价值的，才能更好地发挥公安派出所的作用。

【关键词】公安派出所;档案管理;规范化建设

引言

公安派出所一直站在各项工作的第一线，他们是保护公民合法权益、打击非法组织维护国家利益的排头兵。公安机关的工作不但涉及到打击和防范不法犯罪，也涉及到对相关人员的宣传引导等，所以说公安派出所的日常工作任务繁杂，范围广泛，伴随着公安派出所档案管理工作的逐渐深入，加强公安派出所档案管理工作显得越来越重要，以往的公安派出所档案管理工作已经不能适应新时期的工作需要，必须将档案管理工作逐渐进入规范化建设，实现高标准、高效率的管理，改变原来的档案管理模式和标准，为更好地发挥公安派出所的职能起到有力的推进作用。

1.规范公安派出所档案管理的重要性

在日常的公安派出所档案管理工作中，规范所涉及的相关档案管理工作，可以很好地推动档案管理工作的提档升级，使公安派出所的档案管理工作可以更加高效的运行和开展，实现公安派出所档案管理工作的整体管理水平再上一个新台阶。从而更好地促进公安派出所职能的发挥。由此可见，规范公安派出所档案管理工作是非常重要且必要的。

首先，就目前的公安派出所档案管理工作来说，还有很多需要改进和完善的地方，在日常的档案管理工作中，普遍存在着档案管理混乱无序，缺少完整性和系统性等一些管理不规范行为。不同的档案类别存在存放混乱的现象，这对于后期整理和查找资料来说都会增加一定的困难和工作量。很多基层公安派出所在档案管理工作中，有的还没有安排专职人员进行档案管理，只是会进行一些比较简单的整理和收集，存放随意毫无标准，更谈不上规范，这些不重视、不规范的管理方式和态度严重影响公安派出所档案管理工作整体水平的提升，同时在一定程度上制约了公安派出所职能的发挥。

其次，对于公安派出所各项工作的特点来说，他们的工作是非常繁杂的，在工作中追求高效，涉及面很广，这就导致了公安派出所任务的繁重，就更需要一套高效的工作流程，同时也对公安派出所的档案管理工作提出了更高的要求，档案管理工作的规范化建设势在必行。在经济不断发展的当今社会，对于公安派出所来说，如果没有一个高效和规范化的档案管理体系，势必会造成公安派出所档案管理工作的混乱和落后，由于公安派出所所处的地位非常重要，其所保管和涉及的资料和数据也是非常关键和寶贵的，这些资料和数据一旦出现管理混乱，出现无从查证甚至丢失的情况，势必会影响整个公安派出所的工作进展，所以规范公安派出所档案管理工作是社会不断发展、经济发展不断提速升级和新时期、新背景下的迫切需求和必然趋势。

再有，对于公安派出所的档案管理工作来说，从最直观的认识来看，它属于一项具体的管理工作，这项管理工作同时也是为我们社会大众直接服务的工作。这往往是我们许多的公安派出所档案管理中所忽视的问题，而普遍把档案管理工作认定为简单的资料管理，从而忽视了其服务性的特点和作用的发挥，造成在档案管理中为社会群体服务的意识淡薄。其实，从一定程度上来讲，公安派出所的档案管理工作与社会大众的联系比较密切，是一个直接为警民联系的良好服务的沟通渠道。从这一点来看，公安派出所的档案管理工作必须适应新时期的发展要求，有所创新，把为人民服务的宗旨始终贯彻和落实到日常的档案管理工作中去，做到人民信任，无私奉献，加强为人民服务的意识，始终关心和爱护社会群体的切身利益，更好地发挥公安派出所的职能。

2.规范公安派出所档案管理存在问题

对于公安派出所档案管理工作来说，如何进行规范化的建设和管理，使档案管理工作进入规范化，系统化，达到高标准，高效率，首先要弄清在目前的规范公安派出所档案管理建设中所存在的问题和弊端，然后针对所存在的问题，采取针对性的解决措施，改善目前公安派出所档案管理工作不规范的现状，从根本上缓解或解决影响公安派出所职能发挥的因素和掣肘。

2.1管理理念不合理

针对目前公安派出所档案管理工作中所存在的问题，一个首要的问题就是在公安派出所的档案管理人员的管理理念并没有一个明确的认识和深刻的理解。并且由于一些派出所领导对档案管理工作的重视程度不高，也导致了管理理念不能很好的贯彻和渗透。公安派出所的档案管理工作虽然是一项最为基础的工作，但是它所涉及的方面和影响以及在公安派出所的整个工作中都发挥着非常关键的作用，公安派出所的档案管理工作并不是简单的对于老旧资料的整理和存放，而是应当作为辅助公安派出所工作的关键数据依据和证据资料的查找总结，如果没有这些档案管理人员的辛苦付出和认知工作，档案管理工作势必混乱不堪，资料不准等现象也一定会频繁发生，那么档案管理工作就不能为公安派出所的职能发挥提供有力帮助和支持，势必会影响公安派出所工作的开展。所以，加强管理理念的认识，是非常重要的。

2.2管理机制不匹配

对于目前的公安派出所档案管理工作来说，普遍存在管理机制不规范的现象，为了适应新的历史时期下繁杂和繁重的公安派出所各项工作的有序且顺利开展，更好地发挥公安派出所的职能和作用，就需要在管理机制上进行有效规范，从而实现档案管理工作水平的有力提升。

2.3档案及设备陈旧

由于一些管理规定和条例制约，不少基层公安派出所经费保障存在严重不足及一些客官原因，导致了很多公安派出所办公场所严重缺乏，并且存在一些老旧的办公设备，由于场地的限制，一些要求公安派出所具备的与档案管理相配套的办公用房也是有所欠缺的，造成在管理上无法做到细化和规范，这些因素均在一定程度上影响和制约了公安派出所档案管理工作水平的提高。

2.4人员素質有差异

针对目前的公安派出所档案管理工作，由于其工作的性质和特点，单位领导往往愿意把业务能力较高、素质高的精干警力安排到最前沿的工作中去，而对于档案管理工作，一是由于其危险性和时效性都比不上一线的公安工作，二是由于领导普遍存在的对档案管理工作重视度不足的问题，所以在选人用人上也往往会把高素质高能力的安排在一线重要岗位，而把内勤民警安排在单位内兼管档案管理工作。由于内勤工作繁忙，造成工作顾不过来，这种现象就会严重的影响档案管理工作的开展和有序进行，也会影响档案管理规范化建设的的执行。对于大多数公安派出所来说，他们的日常工作量是非常繁重的，而人的精力毕竟是有限的，所以这也就导致了在对档案进行整理归纳和分类存放时，势必会存在着延时和滞后，从关注度上来说也会被减弱。但是我们应该认识到这一点，一线的工作固然重要，也存在着更多的风险和不确定性，档案管理工作相对来说，风吹不到，雨淋不着，看起来并不是那么紧急和重要，但有些资料可能对侦破案件或某个线索的开展提供非常重要的作用，这就是档案管理存在的重大价值和深远意义，所以规范化建设公安派出所档案管理工作也需要一些水平高能力素质强的人员进行资料的整理归档等。档案管理并非我们字面意思所理解的就是单纯的一个资料的整理，它所涉及到的管理节点和注意事项也相当多，必须高标准严要求的把每项资料落实好，确认好，信息化建设档案管理工作，才能更好地发挥公安机关的职能作用，实现在需要档案资料时能够快速精准的查阅到，给前方的公安干警工作争取最大的宝贵时间和节省更多的人力物力付出，这都是在日常的公安派出所档案管理工作中所体现出的隐藏价值。

3.规范公安派出所档案管理几点建议

3.1上级领导重视、促进工作开展

公安派出所的档案是一个历史情况的真实反馈，也承载着许多档案管理人员的辛勤付出。公安机关和派出所的领导要对档案管理工作引起高度的重视，充分认识到档案管理工作的关键因素和所能发挥的巨大潜在作用。只有高度重视档案管理，公安机关和派出所的档案管理工作才会向着规范化建设的台阶迈进。领导需要做到对档案管理工作进行深入的了解，并根据现状进行合理的调整和改进，本着认真负责的态度，对档案管理工作进行详细的安排和部署，并且全力支持对规范化建设档案管理工作有促进作用的做法，如加大资金的投入，重视档案管理人员的素质和能力提升，加大档案管理工作的检查评比，定期开展经验交流和业务分享等，来保障档案管理工作高效规范化开展。

3.2进行合理分工、明确个人责任

在公安派出所的档案管理工作中，存在着一定的先后步骤和顺序，首先需要做好的就是资料和档案的归档。这项工作内容是在整个档案管理工作中起着奠基石的作用，也是之后一切档案管理工作的基础和铺垫。由此可见，其重要性也很突出，在进行归档时，就必须要做到合理的进行分工，把每个人的责任落实好划分好，并且做好最后每个人之间的整理整合工作，对各种形式的资料和数据进行全面的整理和归纳，并做好定期存档工作。保证不落下任何一项资料和档案，确保资料齐全完整。同时，对于进行档案管理的公安人员，最好是由专人专门负责，避免发生由于人员的断档造成的资料整理不全，归档不及时的现象发生。分工明确后，把责任也明确地落实到相关的个人，并且细化管理流程，保证即使发生人员的变动，也可以根据详细的管理操作流程尽量做好档案管理工作，在最大程度上缓解人员变更带来的管理断档。同时，在档案管理工作中，要学会有效的利用时间，人的精力毕竟有限，档案管理工作虽很繁杂，工作任务量大，如何高效的利用有限的精力和时间就显得尤为重要。并且要做到对工作中遇到的问题进行梳理和想办法解决，争取从根本上改善，避免类似问题再次出现，这在一定程度上也会提高工作效率，从而促进业务能力和管理水平的提升。

3.3按需投入资金、替换老旧设备

对于公安派出所的档案管理来说，是需要给予一定的物质上的支持作为保障的，目前大多数公安派出所的档案管理工作的办公场所短缺，办公条件相对来说比较简陋，存在设备陈旧的问题，这在一定程度上也影响了规范化建设公安派出所档案管理工作的脚步。特别是一些保障性的硬件设施，已经跟不上现代社会经济发展和新时期公安派出所工作的需求，根据省厅要求，每个公安派出所需建立一个15平方米以上的标准库房，并需配备空调、防盗门窗、防潮以及防晒等设施，并且还要配备计算机和数码相机等电子设施，这些都需要投入一些资金支持来改善公安派出所的档案管理的工作条件和工作环境，缩短工作需要和实际情况之间的差距和滞后，为规范化建设公安派出所档案管理工作打好坚实的物质基础。

3.4做好人员部署、提升管理水平

任何部门如果有素质过硬的高素质人才，对于这个部门工作效率和业绩的提升都是大有益处的，对于公安派出所的档案管理工作来说同样如此。所以，要想使公安派出所的档案管理工作管理水平得到有效的提高，实现规范化建设，那么就需要加强档案管理人才队伍的培养，合理的安排部署好档案管理人员，对于对于个别档案管理工作没有责任心，业务能力长期以来没有进步和提升，并且没有学习意愿的人员必须调整工作岗位。及把一些对待工作认真负责，积极上进，同时思想素质高，业务能力较强且热爱档案管理工作的人员部署到档案管理工作中去。另外，为了顺应经济的快速发展和社会的变革，需要定期对档案管理人员进行技能培训，不断提高他们的业务能力和个人素质。领导或单位应该对档案管理人员给予更多的关心和关注，因为档案管理工作看起来轻松，实际默默无闻，繁杂枯燥，所以应该给予从事这项工作的同志更多的思想或生活上的开导和帮助，使得公安派出所档案管理工作的整体能够积极向上，干劲倍增，为保障公安派出所积极完成各项任务作出一份应有的努力和贡献。

3.5适应现代管理、创新管理方式

以往的档案管理模式通常依赖于纸质载体，并且由于各公安派出所对档案管理的重视程度不够，导致了档案管理的落后。而大数据的应运而生，对比以往的档案管理模式来说产生了非常大的改变和创新。大数据技术的应用，是时代发展和社会进步的产物，也是必然的发展趋势，也对目前的公安派出所档案管理工作提出了更高的要求。所以，应该重视公安派出所档案管理工作的发展与创新技术的应用，以现代大数据管理为依托，创新管理方式，促进公安派出所档案管理工作的持续发展和管理能力不断提升。

4.结语

做好公安派出所档案管理工作有着非常重要的意义和深远的影响，及时解决档案管理中出现的问题，就显得尤为重要，在日常管理中，要重视人员的部署和培训教育，公安派出所要加强法律法规知识的学习，使档案管理人员工作得心应手，高效完成上级交给的各项工作任务，促使公安派出所各项工作更上一层楼。

参考文献

[1]陈慧萍.加强基层公安档案建设的思考[J].新西部，2009（3）.

[2]张琼.浅述公安档案管理工作[J].云南档案，2008，（9）.

[3]胡建刚.论信息时代的公安档案管理[J].河北公安警察职业学院学报，2009，（6）.

[4]叶志鹏，朱爽.当前公安派出所档案管理中存在的问题与对策分析[J].河北公安警察职业学院学报，2008，（3）.

[5]苏雯.浅谈新时期下公安档案管理工作的意义与创新[J].商业经济，2014，（11）.

南京市公安局江宁分局    江苏南京    211100