提高档案管理科学化水平的路径探究

【摘  要】档案能够很好的留住人们生活和工作的痕迹，不论是文字、声音、图片还是具体的物品。档案具有很大参考意义，是一种有具备很高社会价值的信息类资源，给社会的经济发展和各个行业的发展进步都供应了准确、有效的基础信息数据。近几年，我国信息技术行业快速兴起，各行业的档案管理也越来越先进化、数字化、技术化。不过，因为我国科学管理技术还不够成熟，所以，档案管理工作还存在有很多问题，进一步阻碍了档案管理的科学化发展。基于此，本文会分析目前机关单位的档案管理工作的现状，提出提高档案管理科学化的有效策略。

【关键词】档案管理;科学化;有效策略

引言

近年来，我国社会经济高速发展，综合国力不断提高，促进了社会各行业的发展进步，对此，档案管理工作显得越发重要，社会价值也越来越高。教育机构、政府等各类单位都开始重视档案的管理工作，利用先进的信息技术，减轻了档案的建立、查找、拷贝、保存等环节耗费的时间，提高了档案管理的便利性。同时，也简化了管理工作的程序，大大减轻了管理人员的工作压力，切实提高了档案的使用率以及档案管理工作的质量和效率，推动了机关单位的档案管理工作科学化发展。

1.档案管理工作的现状及问题

1.1管理体系不完善，档案保密意识低

根据近几年的调查发现，还有一些机关单位的管理者只关注于目前和未来，所开展的各项工作都是以现在和未来为中心，对于曾经的各种档案信息的记录投入明显不足，不重视档案管理工作，因此，在建立档案管理体系的时候，不根据档案管理工作的实际情况，就生搬硬套之前的管理制度，进行无效整改之后，就颁布了新的管理条例，造成工作和管理条例无法进行融合，从而导致单位内部的档案管理工作无法按照规定进行，无法更好的发挥档案管理的作用。国家颁布的相关法规中，仅大概颁布了泄密的惩罚方式，没有提到该怎么加强档案的保密管理，因此，就加大了管理档案的工作人员的工作难度和压力，从而增加了档案泄露的几率。除此之外，档案的使用者保密意识不高，在使用和查看的时候，经常为了方便就随便的放置档案，很容易因为人员疏忽导致档案泄密，增加了泄密的可能性。还有最重要的一点就是，部分行政管理单位内部在出现信息泄露事件以后，对于失职人员的惩罚力度较弱，并未对其他员工起到警告的作用，这样就导致员工没有很强的责任意识，工作不认真，进而导致了档案保密工作质量过低。

1.2管理模式单一，思想过于传统

随着科技的发展，合理的引进科学技术，能有效的提高档案管理工作的质量和效率。可部分机关单位的管理人员年龄偏高，知识水平较低，没有学习意识，所以对先进技术的不了解，无法将其应用到具体工作中。同时，还有一部分管理者思想传统，管理模式老旧，导致管理工作的水平和质量一直处于低下的水平。例如，一些管理者在建立档案的时候还是只会统一进行纸质录入，不考虑文字和图片的价值高低，忽略对图片的保存录入，大大缩短了档案的储存期限，也失去了档案的完整性。大部分管理人员对档案管理工作的重要性没有准确的认识，对工作不严谨，工作态度不端正，没有顺应时代的发展，与时俱进的更新管理的模式，造成档案管理工作的整体水平低下，阻碍了档案管理工作的发展。

2.提高档案管理工作水平的有效措施

2.1完善管理体制，增强执行的力度

科学合理的管理制度能促进档案管理工作的进行，也能有效的推动机关单位的发展。随着社会的不断发展，很多机关单位开始战略转型，面对这种情况，档案的管理制度也应该实时更新，不断优化完善，才能跟上时代发展的发展脚步。机关单位在制定管理制度的时候，应该综合考虑自身的实际发展情况和目前档案管理的水平，研制出适合本单位需要的管理条例。同时，档案管理人员要加强对制度的实施力度，坚决按照制度的要求进行管理工作，严肃处理违反规定的相关人员。除此之外，机关单位管理者要将责任进行明确划分，将责任明确到具体岗位和个人，防止出现推脱责任的情况。立足于自身发展的实际情况，对管理制度进行持续更新优化，加强对内部工作人员的管理力度，能有效提高档案管理工作的效率和质量。

2.2引进高素质的综合型人才，建立高质量的管理团队

档案管理人员是影响档案管理工作质量的直接因素，高质量的管理团队能有效的提高档案管理工作的质量和效率。所以，机关单位在选择管理人员的时候，要提高选择标准，尽量选择素质较高、管理能力较强、有创新精神的人才，这样才能组建一个专业的管理队伍，才能更好的保证管理工作的质量。除此之外，机关单位要对现有的管理人员提高标准和要求，培养工作人员的责任意识，提高他们的综合素质，定期的对管理人员进行培训，提高其管理人员的专业水平。同时，还要合理的引入奖惩政策，提高全体人员的工作积极性，激发档案管理者的忧患意识，以此进一步提高单位档案管理工作的质量和水平。

2.3引进数字化管理模式，加强资源整合

信息数据化时代的到来，很大程度上推动了档案管理事业的发展，不仅实现了信息的共享，还提高了档案使用以及管理的便利性。对此，机关单位应该合理的利用信息数据化技术，将档案进行数字化转换，这样能够大大减轻档案建立、查阅以及使用的工作压力。利用扫描仪、摄像机等设备将文字、图片、音频、视频进行完整的记录，然后再使用先进的科学技术进行数据转化，从而以数据的形式储存在单位内部的数据库中，这样不仅最大程度的保证了档案的完整性和真实性，还能够有效延长档案的保存期限。同时，方便了使用者快速有效的查找所需档案，也明显提高了档案管理工作的水平，进而体现了档案管理工作的作用。除此之外，档案管理者可以通过网络查找更多与本单位息息相关的信息数据，将查找到的信息进行资源整合，并收集到本单位的档案储存系统中，这样可以增加单位档案库的基础信息数据，还能提高档案的使用率。

3.结束语

综上所述，社会各行业的档案管理工作水平都有了很大提升，工作形式越来越先进化、统一化。与此同时，档案管理的工作人員要不断提高自身能力，要紧随时代发展的脚步，打破固有思维模式，创新管理方法，保障管理工作和社会发展的一致性。要科学合理的引用先进科学技术，完善档案的管理工作，提高工作的效率和质量，从而推动档案管理事业的发展，为社会保留更多有价值的信息数据。

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作者简介： 王俊美（1987.12-），女，汉族，四川泸县人，本科，林业工程师，研究方向为档案。

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