高校内部控制背景下审计清单化的探索

刘冬淼 广东工贸职业技术学院

引言

在财政部、教育部、广东省财政厅、广东省教育厅全面推进内部控制建设背景下，广东省各省属高校内控建设得到进一步加强，内控制度不断完善，内控体系建设取得了一定成效，但在实际建设运行过程中仍存在一些问题，一些高校虽建立了相对完善的内控制度，但相关规定要求仍难以落到实处。

一、高校内控制度难以落实的主要原因

（一）执行机制缺乏，内控制度容易流于形式

执行机制既是推进内控建设、确保内控制度落到实处的一种手段，同时也是对内控制度进行梳理、不断完善的一个过程。自2014年实施《行政事业单位内部控制规范（试行）》及省财政厅、教育厅颁布相关政策以后，很多省属高校才开始实施内控建设，由于发展时间较短，多数省属高校内控体系建设仍处于前期阶段，即处于内部管理制度的制定和修缮阶段，有效的执行手段和措施仍较为缺乏，内控制度相关规定要求难以落到实处。通常，内控制度越完善，业务流程越烦琐，如果没有制定有效的执行机制，内控建设容易流于形式，一不小心又走回老路，按照之前不规范的做法实施。

（二）内控认识不充分，落实制度执行力不足

内控建设由校领导明确指导思想，成立建设小组，确定牵头部门和主要参与部门，部门负责人对本部门内控建设工作负总责。但是，很多内控建设参与人由于对内控的认知不充分，没有认识到内控建设对学校、二级部门、个人发展的重要性，认为内控建设建设过程不但要投入很大的人力物力，而且建设完成后更多的业务流程可能会增加自己的工作量，还可能增加自己的办事风险，从而容易出现抵触情绪，无法激发他们的责任心和主动性。在内控建设过程中，往往是学校领导高度重视，主动推进，而参建的二级部门负责人却消极被动，不愿意发挥自己的主观能动性，造成内控建设进程缓慢。此外，内部管理制度往往只是针对某一业务部门或者某一环节进行制定，缺乏整体思维，当所有制度共同实施时容易出现制度“打架”的情况，如果管理层缺乏把握整体、协调各方的能力和决心，问题往往容易搁置得不到解决，内控制度也就不能真正落到实处。因此，作为主要参与学校内控建设的职能部门负责人能否充分认识内控建设的重要性、增强责任心和发挥主动性，是内控建设良性运转、规定要求落到实处的关键。

（三）监督评价力量薄弱，内控执行效果评判难达预期

内部控制的监督评价是以找出内控的建设与实施存在的缺陷与不足，及时提出改进措施，不断促进内控体系完善为目的，是保障内控建设与实施落到实处的有力保障，是保障内控体系有效运行的重要环节。高校内控的监督评价主体多以审计部门或纪检监察部门为主，其他相关职能部门和人员广泛参与的一个过程，内控建设具有的建设周期长、涵盖范围广和涉及知识点多等特点，要求监督评价人员需配备充足、结构合理，具备较强的专业能力。当前，高校监督评价部门普遍存在人员配备少、内控专业人才缺乏的情况，内控建设监督容易出现缺位、评价结果达不到预期。同时，由于受人员和专业水平限制，高校监督评价部门通常只是被动完成上级部门交办的任务，而没能根据学校内控建设的需求主动作为，及时发现问题，提出解决方案，监督与评价容易流于形式，对促进内控完善起不到有效作用。

二、审计清单化对内控制度落地实施的意义

为了推进内控建设进程，将内控制度规定要求落到实处，高校可以制定有效的执行机制，规范业务流程；建立考核机制将内控参建部门及人员的内控工作成果纳入考核范围，激发他们的责任心和主动性；增强监督和评价力量，及时发现内控制度存在的缺陷，促进内控制度不断完善，确保内控制度相关要求真正落到实处。除此之外，为加快推进内控制度落地实施，规范校内业务流程，A高校审计处联合纪检监察处，根据本校发展需要，结合实际情况，推行制定了审计清单化，在学校领导的大力支持下和相关部门的努力配合下，取得了不错的效果。审计清单化的实施，进一步规范内控制度的执行和权力的运行，能有效防范违法违规行为的发生，弥补高校规模快速发展带来的问题，提升高校综合办学能力。

（一）审计清单化的含义

审计清单化是内控制度执行的纽带，是发挥审计监督职能的重要手段，为评价内控体系有效性提供数据支撑。当前，很多高校虽然已经建立了相对完善的内控制度，但在将相关规定要求落到实处时面临诸多困难，主要是一个业务流程通常会涉及多个制度，而制度通常由某个职能部门根据自身业务需要独自制定，缺乏整体性考虑，没有专人对制度进行梳理及完善，容易出现制度“打架”的情况。此外，由于业务流程涉及制度过多，在具体执行过程中，容易出现解读不充分或者出现不同的解读答案，造成同一个业务流程有多种处理方式，没能形成统一的标准和口径，审计清单化的实施能很好地解决这个问题，即将具体业务需要的程序和资料凝练为审计清单自查表，将其融入业务流程，把审计、纪检监察部门的监督职能前置的一个过程，从而为每项业务流程提供统一的标准和口径。

（二）审计清单化对促进内控信息化的作用

随着互联网时代的飞速发展，高校内控体系信息化已成为趋势，当前广东省高校内控信息化建设多处于初步阶段，因缺乏推进手段和措施，可能出现内控信息化系统搭建完成后却不能进行有效运转的情况，很主要的原因就是制度梳理不彻底，业务流程制定不合理，信息化系统设置与学校实际需求不相符。审计清单化作为内控制度落到实处的有效手段，是内控制度执行的纽带，也是通过信息化建设推行内控的载体。“审计清单自查表”既是对学校相关规章制度进行梳理，使其真正落地实施的一个过程，也是为各项业务提供了统一的标准和口径，实现学校内控制度体系信息化的重要推手。

（三）审计清单化的制定与实施

为落实2019年广东省教育厅关于审计工作要点精神，转变职能，剥离与审计无关的采购审核、合同审核等日常各类业务审核工作，突出内部审计的监督、评价、建议主责，切实做好本职工作。A高校审计处以此为契机向校领导提议制订“审计清单自查表”，受到校领导的高度评价和大力支持。审计处根据重要性原则，率先选择货物服务采购（非政府集中采购）申请及合同审核作为试点项目，从审计角度督促要求各业务归口管理部门对业务流程及涉及管理制度进行梳理，编制“审计清单自查表”初稿，联合纪检监察、采购等内控建设职能部门对表单内容设置的完整性、科学性和合理性进行充分论证，广泛征求意见，通过反复论证和修改后最终确定表单内容，经校领导同意后正式实施。在实施过程中，为学校教职工提供业务咨询渠道，积极听取广大教职工的意见和建议，不断完善表单内容，确保表单设计科学合理，具有可操作性。XXX货物服务采购（非政府集中采购）申请审计清单自查表与合同审计清单自查表（见表1、表2）。

表1 XXX货物服务采购（非政府集中采购）申请审计清单自查表

表2 XXX货物服务采购（非政府集中采购）合同审计清单自查表

（四）审计清单化实施以来取得的成效

A高校“货物服务采购（非政府集中采购）申请审计清单自查表”和“货物服务采购（非政府集中采购）合同审计清单自查表”自2020年4月实施以来，取得了良好效果。审计清单自查表的制定实施，为采购申请及合同审批设定了统一的标准和口径，业务经办人员在发起业务审核流程时需要根据自查表的要求进行自查，满足送审条件后方可发起业务审核流程，否则会被退回处理。相对于规章制度，“审计清单自查表”更加简单明了、易于操作，起到明确业务所需的程序和佐证材料的作用，不需要再边审核边要求相关部门补充材料，有效减少部门与部门间人工作人员的低效率沟通，在提高工作效率的同时也提高了审核服务对象的满意度，是内控制度相关规定落到实处的有力手段。

结语

审计清单化作为完善内控建设的一种手段，既发挥了审计、纪检监察部门的监督作用，又能有效推进内控制度落到实处。内控制度的制定有时候过于理想化，在实际运用中有时候难以执行，审计清单化来源于内控制度的相关规定要求，同时结合学校自身实际，有着理论与实际相结合的优点，能很好发挥纽带桥梁作用，为内控制度的落地实施提供有力保障。