EXCEL在疾控中心档案管理中的意义及价值评价

冯建新

（山东省临朐县疾病预防控制中心，山东 潍坊 262600）

近年来，随着我国信息技术不断发展，医疗管理中心不断对各领域进行管理改革，档案管理电子化已经成为目前医疗机构关注的重点。在传统的疾控中心档案管理中，其主要采取封闭式手工操作模式，EXCEL管理方式改善了传统手工操作模式中的单一性以及低效率等缺点，增加了管理人员的管理质量，同时加快了数据查询速度，使数据录入更加准确，使疾病的分类走向趋势和流行因素，实现档案管理社会性进步[1]。对此，本次研究针对本院疾控中心档案管理采用EXCEL管理措施，旨在分析EXCEL在管理中的应用效果，详见下文所示。

一、资料与方法

1.一般资料

将本院2019年1月至12月的疾控中心档案管理措施作为对照组研究对象，其中所涉及管理人员5名，男性3名，女性2名，年龄21～45岁，平均（26.4±3.5）岁；卫计等科室人员50名，男性18名，女性32名，平均年龄（34.2±2.1）岁；另将2020年1月至12月的疾控中心档案采用的EXCEL管理措施作为观察组研究对象，所涉及管理人员5名，男性2名，女性3名，年龄24～46岁，平均（26.3±3.2）岁；卫计等科室人员50名，男性19名，女性31名，平均年龄（34.3±2.2）岁；两组管理人员、卫计人员的年龄等资料对比无明显差异（P＞0.05）。

2.方法

对照组采取常规管理措施，观察组患者采用EXCEL管理措施，管理方式为：2.1文档的收集和建立：将全年工作中的文档收集后整理，将纸质档案录入电子文档，严格按照管理相关规定进行分类，纸质档案装订；建立主文档和子文档，主文档主要包括档案的主要类别、档案架编号等整理完成后输入档案类别信息简历建立文档；子文档主要为档案的二类级别，根据文档的收集年份、名称、年限以及保密级别等进行分类管理，将所用档案的信息全部录入到子文档中，根据相关规定表示为Y、C、D。2.2软件设置：将分类完成的可供查阅的文档设置为只读文档，将纸质档案整理后按照类别分别放入相应的文件夹，并将纸质文档通过扫描仪扫描后建立相应的文档，部分次要的文档或短期保存的过程性文档只采取纸质文档建立；将主文档以及对应的子文档档案名称建立超级链接，对部分重要的文档建立相关链接，增加档案的保密性，对部分需要严格保密的文档采取设置密码等措施。2.3档案保存：在建立档案后，将装订好的纸质档案按照EXCEL子文档中的相关编号进行编号后装入档案盒，将其放置在置物架上相应的位置，并将电子档案制定成光盘等进行保存。

3.观察指标

分析两种不同的管理方式下，两组管理人员工作效率、分类管理质量、数据查询速度，管理人员对认为EXCEL管理方式能够提高工作效率、管理质量以及数据查询速度的占比，卫计等人员对档案管理和查询的满意度。

满意度：分为满意、较满意以及不满意，总分为100分，分值0～100分，80～100分为满意，60～79为较满意，59分及以下为较满意，档案管理和查询的总满意度为满意以及较满意总和。

4.统计学方法

研究数据的处理由软件SPSS 20.0执行，计量资料用均数±标准差（±s）表示，计数资料用率（%）表示，采用t和x2检验，P＜0.05为差异有统计学意义。

二、结果

1.分析两组管理人员工作效率、分类管理质量、数据查询速度

相较于对照组，观察组管理人员工作效率、分类管理质量以及数据查询速度评分明显更高，对比统计学差异明显（P＜0.05），详见表1所示。

表1 两组管理人员工作效率、分类管理质量、数据查询速度对（±s）

表1 两组管理人员工作效率、分类管理质量、数据查询速度对（±s）

组别 例数 工作效率 分类管理质量 数据查询速度观察组 5 85.6±3.6 91.3±2.1 92.7±3.8对照组 5 69.5±3.4 81.2±2.2 81.2±3.3 t 22.990 23.482 16.157 P 0.001 0.001 0.001

2.分析管理人员对认为EXCEL管理方式能够提高工作效率、管理质量以及数据查询速度的占比

相较于对照组，观察组管理人员认为EXCEL管理方式能够提高工作效率、管理质量以及数据查询速度的占比明显更高，对比统计学差异明显（P＜0.05），详见表2所示。

表2 管理人员对认为EXCEL管理方式能够提高工作效率、管理质量以及数据查询速度的占比[n（%）]

3.分析卫计等人员对档案管理和查询的满意度

相较于对照组，卫计等人员对观察组管理质量以及数据查询速度满意度明显更高，对比统计学差异明显（P＜0.05），详见表3所示。

表3 两组卫计等人员对档案管理和查询的满意度对比[n（%）]

三、讨论

档案管理是一个机构运行重要的一部分，部分档案具有一定的保密性，同时为保证在需要用到文档时能够快速查找到相关的文档，需加强对文档管理措施。研究认为，EXCEL管理方式能够用快读查找功能和档案标题，建立档案与档案之间的链接，以提高文档的查找速度，将更有利于提高管理人员管理质量。随着我国各行业领域之间信息化的发展，EXCEL管理方式逐渐广泛应用在档案管理中，其能够实现快速查找文档的作用[2]。EXCEL方式下，根据文档可阅读的权限不同建立相应的查阅机构，对部分需要保密的文件设立密码等保护措施，对部分文档也可设置查阅权限，只有达到文档查阅权限的要求才可查阅相关文献，保证了文档的安全。此外，有学者认为，EXCEL方式能够将档案管理数据库建立在局域网以及互联网的服务器中，能够将部分文档实现资源共享，减轻了管理人员的工作压力，提高工作效率[3]。而在EXCEL方式下，由于能够实现快速查找相关文档，节约了不必要的查找时间，从而提高了卫计等人员对文档查找速度等的满意度，具有操作方便，查找迅速等优势[4]。由此可见，在疾控中心档案管理中采用EXCEL方式对文档进行管理将更有利于提高文档管理质量[5]。

本次研究针对本院疾控中心档案管理采用EXCEL管理措施，旨在分析EXCEL在管理中的应用效果，研究表明，相较于对照组，观察组管理人员工作效率、分类管理质量以及数据查询速度评分明显更高（P＜0.05），由此可见，采用EXCEL管理措施对疾控中心档案进行管理将更有利于提高管理人员工作效率以及管理质量，提高相关数据查询速度；不仅如此，本次研究中还发现，相较于对照组，观察组管理人员认为EXCEL管理方式能够提高工作效率、管理质量以及数据查询速度的占比明显更高，卫计等人员对观察组管理质量以及数据查询速度满意度明显更高（P＜0.05）。由此可见，管理人员对EXCEL管理方式的认可度更高，而在EXCEL管理措施的应用后，将更有利于提高卫计等人员对管理人员档案管理质量以及数据查询的速度满意度。

综上所述，在疾控中心档案管理中采用EXCEL管理方式可明显提高档案管理质量，缩短数据查询时间，相较于常规管理模式更有利于提高卫计等人员对管理质量和数据查询的满意度，值得临床广泛应用。