机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究

刘英淼

摘要：2011年美国麦肯锡咨询公司提出“大数据”的概念，大数据技术的发展与应用进入爆炸式增长的时期。在此背景下，各个组织单位档案信息产生的范围不断增大，档案信息处理、分析和存储的效率也不断提高。档案业务的电子化发展和大数据应用，不仅可以有效解放人力，减少工作人员的大量重复性工作，还可以实现实时查询、在线阅览和信息共享，更好地为单位运营和经济决策提供科学依据。

关键词：机关事业单位;档案管理;电子档案管理

引言

新时代发展背景下，信息化已经渗透到社会的各行各业中，事业单位也应当顺应时代发展，提升自身的各项工作职能和能力，这样才能够迎合新形势下的各项发展需求。事业单位的档案管理要求整洁有序，才能够有效提升单位的服务质量;事业单位的内部资料要进行有效整合，才能够提升整体工作效率，为各部门的后续工作打下坚实基础。因此事业单位档案管理与服务模式需要进行创新与改革。

1电子档案管理的价值

1.1具有极高的安全性能

通常情况下，保存纸质文档所占用的空间是相当大的，如果档案具有极高的保密性，则保存时往往需要一定的隐蔽空间，必要时还需要设置专门的人员。相对而言，电子档案具有比较高的安全性，能利用计算机分开保存档案和文件，以避免在翻阅过程中出现磨损。

1.2档案信息易于保管

与传统型的纸质档案相比，电子档案解决了传统型纸质文件在特定工作环境下，容易发生损坏或者被腐蚀的现象。电子文件存储在光碟、硬盘、云数据库等各种类型的电子存储设备上，具有环保性的特点，占用的物理空间小，操作简单，对环境要求低，可干扰的影响因素相对要少。

1.3节省资源，促进档案管理工作效率的提升

大数据时代，各种信息海量并纷繁复杂，在管理纸张档案时，通常需要大量的人力、物力和空间，同时还要采取有效措施，进行防污染、防虫、防潮等。而电子档案所占用的空间是虚拟的，由此能够将人力资源、时间和空间节省下来，同时还为修改和查找提供了便利。

2机关事业单位档案管理存在的问题

2.1对于档案管理的认知程度较低

现阶段，一些单位对于档案管理工作还具有较低的认知程度，将档案视为对信息的存放和记录，对于档案所带来的经济效益和对于社会发展所发挥的推动作用，并没有充分认知。因为没有高度重视电子档案管理，所以没有投入足够的人才、资金和设备，也未构建成熟的档案管理机制，使现阶段电子档案管理工作依然处于探索阶段。

2.2电子档案管理方法有待完善

电子档案管理的整体应用相较于过去的纸质档案来说，有着应用性能进一步升级的特点，但是在具体的电子档案管理方法上，却因缺乏现代化管理意识和方法，当前电子档案管理工作仍然存有随意性的问题，这也直接揭示了在电子档案管理工作制度上的不完善，无法满足当前电子档案管理的需求。

2.3工作体系发展滞后

当前，因档案管理体系不够健全完善，无法在大数据环境下针对各类数据信息进行相应的整合和完善，档案资源不能充分实现资源共享或者共享受阻，导致档案管理平台不能及时应用新技术、新模式、新方法，因此导致整体的工作体系发展比较滞后。由于档案管理体系存在一定的缺陷，档案在储存、管理、传输、使用、检索等相关操作的过程中，缺乏系统完善的管理体系和运行机制，相对应的信息管理模式不能充分做到与时俱进创新与完善，电子化档案管理应用价值不能得到充分体现。

3机关事业单位档案管理中的电子档案管理的有效措施

3.1建立规范的电子档案工作制度

研究制定一套切实可行的电子档案工作制度：一是完善电子档案工作业务流程和技术操作规范，细化工作的各个环节和管理步骤;二是制定必要的安全管理措施，以保障电子档案的信息安全性与完整性;三是制定电子档案管理的标准。标准化和规范化是电子档案管理发展的重要技术基础。要认真规范电子档案信息形成、积累、归档管理的全过程，落实归档管理责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案管理制度时，还应特别注意划清归档管理过程中各级工作人员的主体责任，做好电子档案的实时动态管理。

3.2加强建设档案管理体系

事业单位对档案管理工作采用创新的管理模式，必须要加强档案管理工作的体系建设，并增强其实施力度。建立起明确、民主、科学的档案管理体系制度，能够有效支持档案管理工作的有序进行。通过制定合理的工作结构，也能够有效推动事业单位内部管理和档案管理工作。为确保档案管理数字化体系有效落实，在原有档案管理工作制度基础上，对管理体系进行全方位的调整和完善。将原有的档案信息记录和安全管理工作交由各自部门内部承担，将工作责任进行转移，确保档案管理工作的有效性。档案管理的完整性则要根据实际工作情况来确定，由各个部门人员进行共同承担，有效避免因监管不力而造成档案漏记、遗失、损坏等情况发生。对事业单位的档案按照人员档案、财务档案、经营档案、发展档案等方面进行有效分类，按照档案内容进行更加细致的分类和专业化的管理。这样才能够全面体现新形势下档案管理工作的革新与强化建设。

3.3打造高素质员工团队

提高档案管理员的现代化信息技术基本素养，提升档案管理员的综合素质，是当今大数据时代对电子档案管理的基本要求。要将传统的档案管理转变成一个智能化的信息库，各个单位就必须加强档案从业人员的信息化技能培训，使其具备管理和使用智能化电子档案数据信息系统的能力。因此，用人单位要切实有效地做好全面系统的培训工作，要打造长效培训机制，进一步构建更为系统完善的高素质的员工团队。通过实时培训模式，在具体的操作过程中使相关人员更充分地融入到档案管理工作中来，进而在更大程度上提升其档案管理水平，为各项工作的有序推进提供必要的支持和保障。

3.4树立正确的服务观念意识，加大日常管理力度

首先，为了提高工作效果和水平，要求档案管理人员在电子档案的管理工作中能够树立正确的观念意识，高度重视工作中出现的各种问题，并制定行之有效的解决方案，不断强化工作效果，由此促进相关工作质量的不断提升。在电子档案的管理工作中，通过数字化技术优势的充分运用，在网络平台上输入档案数据资料，以真正共享数据。同时，将良好的检索服务提供給广大需求者和查阅者，对各个方面的流程进行完善，并对相关的管理模式进行优化。而在工作过程中，相关档案管理人员只有树立正确的观念，才能真正提高档案管理水平。

结束语

在机关事业单位使用电子档案管理，可以使档案管理更加轻松化，在进行档案的查找以及修改时，更加方便快捷。虽然现在单位中的电子档案管理仍旧存在一些问题，但是针对这些问题进行一系列改进后，如将管理制度进行完善，将管理人员的操作进行标准化，加强对于电子档案的安全化管理等，可以将这些问题进行很好地解决。对机关事业单位的电子档案的管理方法的改进，可以有效地提高档案管理的效果，在一定程度上推动了机关事业单位的发展。

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