关于加强事业档案管理信息化建设的思考

李月梅

（山西省临县物资贸易服务中心，山西 吕梁 033200）

现阶段在信息化时代背景下，各个领域为将企业管理水准和效率有所提升，陆续应用信息化技术，相关事业单位脚步推陈出新着重采用了信息化技术，将信息化技术运用到事业档案管理的工作中。事业单位档案管理水准若想提升更高的层次，则需要将电子档案工作全面落实，与此同时走好档案管理信息化建设的道路，令事业单位档案管理工作提升效果。将电子档案的建设落实在相关事业单位，一方面查阅信息资料变得方便快捷，另一方面工作效率有效提升。在对各种信息整合利用时也可以将相关事业单位档案管理水准加以提升。

1 明确现阶段信息化档案管理所出现的问题

当前，大多数相关事业单位已经采用电子档案的方式进行档案资料管理，但是在落实电子档案方式的过程中依然产生诸多问题，导致在运用电子档案管理的情况下工作效率反而下降并且档案管理的效果并未达到预期效果，这对档案信息的准确性以及保密性产生不良 影响。

首先使用电子档案的方式管理档案资料但却在保密性能上不能保障，可是在档案管理人员在运用电子档案方式进行工作时，在对档案信息资料进行整合和上传时都需要使用网络以及计算机展开工作，即使运用信息化展开工作提升了工作效率，但是在日后工作中还将面临许多信息安全方面的问题，例如：黑客发现计算机的漏洞以及缺陷，对档案资料进行攻击，导致档案资料外泄、信息支离破碎、计算机不能正常运行等问题。

其次相关事业单位在运用信息化管理档案时并未侧重专业技术人才培养和招募，另外在相关事业单位从事档案管理的工作人员大部分并不具备信息化管理的知识储备，可是若想运用信息化便捷有效管理档案，则需要从事档案管理的工作人员有较强的业务能力以及信息化合理运用的能力，简而言之就是较高的职业素养和专业知识的储备以及实际展开工作水平。不仅了解当前电子档案运行的实时状况，而且对互联网安全以及计算机正常运行需要熟练掌握。

大多数事业单位目前从事档案管理的工作人员存在部分能力欠缺，而且相关事业单位侧重于招募信息化人才并没有侧重于人才的培养，人员调动以及支配并没有合理规划，因此令部分员工在面对新的管理方式问题上存在抵触情绪，减少对工作的热情。

2 推广信息化管理档案的作用

2.1 有效提升档案管理工作人员的工作效率

大多数事业单位在落实信息化管理档案的工作时，选择半途而废，因此令电子档案管理成为“形式化”方式，并未落实在日常工作中，电子档案管理方式停滞不前，造成降低原本的工作效率以及未达到预期效果等情况发生。若想令档案管理达到更高的水准并提升工作效率的目的，则需要对档案信息资料进行整合和分类，从根本上将从事档案整理的工作人员的工作效率加以提升，令相关单位档案管理工作失误率有所下降。

2.2 方便快捷的档案寻找收纳方式

与传统人工档案存储方式不同的是电子档案更加方便快捷，相关事业单位如果采用电子档案方式整理档案，可以将信息资料采用加密的方式输入进电子档案管理系统资料库中，系统会将档案信息整理归纳，这不但令档案整理工作准确率有所提升，而且为工作人员减少工作负担以及工作效率，在日后需要查询档案资料时，可以精准查询档案资料信息并节约了时间。

在查询档案资料信息时，输入关键信息在档案系统中，就可以准确找到相关的资料信息并且系统将自动推荐可能需要使用到的资料，缩短了在资料寻找方面浪费的时间，将档案资料寻找变得更加全面化，电子档案作为信息化时代的产品，在安全性能方面有着坚实的基础保障，因此可以大范围推广。

3 提升信息化管理档案安全性能的方法

电子档案在上传和存储时需要借助互联网进行工作，因此不可避免会产生一些安全性能问题。为保障电子档案的安全性，相关事业单位从事档案资料管理的工作人员在实际工作中需要不断完善防御系统，令档案信息处于高强度的保护中。

在管理电子档案时，可以采用人脸识别系统对电子档案进行加密，在系统中录入档案管理工作人员的面容，在日后需要提取档案时只有通过工作的面容才可以打开档案系统，将安全性能更大程度的保障。

并且还需要设立后台监控系统，实时监测当前计算机的情况，例如：防火墙是否坚固、当前有没有档案资料是否受到入侵、计算机是否存在病毒等，形成完整的防控系统。

健全档案管理规章制度可以有效约束档案管理工作人员，一方面将信息化建设在档案管理工作更好地落实，另一方面明确档案管理规章制度可以令档案精准性提升。因此相关事业单位需要制定出一套完整的管理制度体系。

4 结束语

推广电子档案管理资料对于相关事业单位而言，具有极其重要的影响和意义，为了不断完善信息化建设的不足，则需要相关事业单位健全相关的规章制度加强管理，令档案管理更加具备保密性能，将专业化人才立足在信息化的各个岗位上。