档案数字化建设中若干问题的研究

石娟娟

（宁津县档案馆，山东 德州 253400）

经济的快速发展使得企业间的竞争压力进一步加大，而信息资源的获取有利于为企业提供重要的资讯，促进企业竞争力的提升。在信息时代发展背景下，档案作为信息的重要内容，也需要加强管理模式的改革，通过信息化技术的应用，促进企业档案现代化。

1 档案数字化建设中若干问题的分析

1）长时间被传统档案建设理念约束。新形态下，我国各个行业档案在建设过程中，一定要从整体的方向考量，明确自身担负的职责，了解自身档案管理发展与社会外部因素之间的关联性，确保档案信息化建设水平在有效提升的同时，也能够与社会发展的总体方向保持一致。然而，综合现阶段档案数字化建设效果来看，与国外的一些发达国家相比，我国的档案数字化建设还存在较强的滞后性，不能与社会发展保持同步，存在的问题颇多。此外，在传统观念的约束下，档案数字化建设也受到了严重制约，无法积极迎合现代化先进技术发展步伐，深入提升自动化以及数字化水平，传统观念根深蒂固，不能实现观念的转变和创新。

2）档案管理人员专业能力不足。不论是传统的档案管理，还是当前的数字化档案管理，都需要一定的人来操作，只是两者对于人的专业能力、综合水平有不同的要求，特别是在档案数字化建设过程中，对于从业人员的要求要远远高于传统的档案管理。目前很多单位的档案管理人员年龄偏大，虽然他们有较丰富的档案管理经验，但是由于他们意识上的局限、对于新生事物往往充满抵触和恐惧，不愿意接受新事物，所以综合多种因素的影响，使得他们学习新技术比较困难。这使得档案数字化建设中的计算机扫描、图形处理、音频视频处理等对技术要求较高的工作难以高标准完成，这也极大地制约了档案数字化建设和发展。

3）档案资源利用效率需进一步提高。《档案信息化标准体系建设指南》要求，要提升档案资源利用效率。档案管理的最终目的还是对档案资源进行系统开发和利用，更好地服务经济社会发展。档案实体信息和数字信息是档案资源信息开发的主要对象，但当前档案资源利用效率还有待提升。很多档案管理部门虽然重视档案资源的收集和保管，但却缺少后续的开发和利用，导致很多有价值的档案资源长期处于休眠状态，一些有价值的档案资料并没有发挥其应有作用。一方面，受到传统档案管理理念的影响，对档案资源重视程度不足；另一方面，档案工作人员自身能力欠缺，相应的软件设备配套落实不到位，影响了档案资源的后续利用和开发，也影响了档案数字化建设。

2 档案数字化建设问题的解决路径研究

1）强化档案管理人员的数字化意识。档案数字化建设工作的稳定进行，与档案管理人员有着紧密关联。因此，在实际的建设期间，应该强化对管理人员数字化意识的增强，增强对档案数字化管理理念的宣传，保证社会各个行业都能够给予档案数字化建设一定的重视。同时，档案管理人员的自身素养和水平也应该整体提升。在工作期间，侧重招聘档案数字化管理复合人才，培育管理人员的责任意识，能够对档案管理人员展开思想政治教育，提升管理人员的人生观和价值观，保证能够养成良好的爱岗敬业精神，主动融入到工作中工作的效率。同时，加大培训力度，强化对其专业技术技能以及计算机应用技术技巧等水平的提高，提升档案数字化管理建设服务能力。此外，档案管理人员在工作期间，需要主动利用现代化档案管理技术和方式，合理应用档案管理系统，保证可以有效提升档案数字化建设 水平。

2）要提升档案管理人员的专业能力。档案管理不仅需要熟练运用和掌握计算机的能力，同时也需要具有档案管理能力。现代化的技术手段，对档案管理提出了新的要求，工作人员必须具备信息化背景下的专业档案管理能力，要在原来传统档案管理的基础上，更新知识结构、管理模式，提升管理能力，能够熟练地运用现代化手段进行档案存储、检索以及运用，使档案“活”起来，充分发挥其应有的价值。

3）优化档案数字化管理技术。《档案信息化标准体系建设指南》指出，要利用数字信息技术推进档案信息化。数字化建设背景下，档案管理模式的优化并不是一朝一夕的事情，随着网络信息技术的不断发展，档案数字化管理技术也要与时俱进，不断地进行优化和完善。虽然当前国家针对档案数字化管理提出了具体的技术要求，但制度自身的制定就具有一定的滞后性，特别是对于基层档案管理部门而言，在完善软硬件设施的同时很多技术已经滞后，因此必须坚持动态原则，对档案数字化管理技术不断地进行优化。一方面，档案管理部门要支持档案数字化建设，将最先进的计算机软硬件系统投入到档案数字化管理之中，并给予足够的经费保障，确保档案数字化建设的软硬件设备能够及时地得到更新。另一方面，要在国家制定的技术标准与规范的背景下，结合本部门档案管理的实际需要，制定档案数字化技术标准与规范细则，更好地适应档案管理模式创新和优化。

4）做好档案数据库的系统建设。企业数字化档案建设需要以良好的硬件设备为基础，并构建强大的数据库系统。所以，企业必须要加强对档案管理工作资金的投入，同时引入先进的设备，构建档案数据库体系。档案数据库构建是档案数字化管理工作开展的核心，需要加强对这方面工作的推进。企业数据库系统构建中可以选择两种方式，第一种方式为对原始文件进行扫描，第二种方式为对档案数据的导入。但是在实际办公工作开展中，大部分企业都已经形成数字化办公体系，而且将档案资料存储到计算机系统中。因此，在数据库系统构建中，可以实现对企业信息数据系统的导入。但是如果档案信息仅是纸质文件资料，则需要档案管理人员通过扫描的方式对档案资料进行存储。在这些数据的扫描和导入中，可以优先处理一些企业发展利用效率比较高的档案资料。

5）建立网络安全屏障。档案极其重要，一旦出现安全问题就有可能带来巨大的损失，对国家、单位都带来巨大的威胁，所以在互联网时代，更要重视加强档案数字化建设过程中的安全建设，确保档案的安全。根据保密级别不同可采取的安全措施不同，比如对于一般的档案管理和存储部门可以通过安装正版杀毒软件、防黑客攻击软件等，给数字档案安装强有力的安全屏障，可以有效避免病毒、黑客的攻击。对于较为重要的档案存储要有专门的防火墙，对于关系到国家核心利益的档案需要国家安全部门介入，根据档案存储的电子设备配备专门的安全软件，这对保障档案安全是非常必要的。

3 结语

综合而言，在档案信息建设阶段，为了能够与时代发展步伐相接轨，也在逐渐朝着智能化以及数字化方向迈进，很大程度上促进了建设效果的提升。但与此同时，档案信息资源也变得越来越繁琐，存在的问题日益增多。对此，在今后的发展阶段，相关部门务必要强化重视，全面提升档案管理人员的专业水平和素养，树立良好的数字化意识，健全档案数字化建设机制，加大优化和改进力度。