扎实做好基层机关档案管理业务

谭雅思

（中山市南区档案馆，广东 中山 528400）

步入新时期以来，基层机关档案管理工作获得了人们更高的重视，档案管理不仅能够为基层机关日常工作的开展提供有效的参考依据，同时也能够为相关领域发展水平的进步指引明确的方向。早在2019年，《机关档案管理规定》就已经正式施行，但立足于实际，我们可以发现，尽管这一管理规定的推行一定程度上为档案管理工作的开展奠定了基础，但不规范的档案管理行为始终存在，档案管理水平仍然有着较大的进步空间。本文主要围绕着如何扎实做好基层机关档案管理业务这一问题进行了研究，提出了行之有效的档案管理策略，旨在为促进基层机关档案管理工作开展水平的提升贡献一份力量。

1 结合实际情况，调整编制规范

基层机关中的档案数据体系庞大，涉及的内容十分丰富，在开展档案管理工作的过程当中应当充分考虑到档案管理工作的实际情况，制定更加清晰明确的档案管理方案，明确档案信息的分类原则。负责档案管理工作的相应工作人员除了要充分了解国家以及相关行业领域所制定的档案分类标准之外，还需要明确自身在档案管理岗位上承担的责任以及基层机关档案管理工作应当经过的流程。档案管理人员需要将基层机关单位中已有的档案整合在一起，严格依照国家在相关规定中所明确的分类编号原则，进行档案信息的分类整理，将档案信息进行编号、排序。不同类型的机关单位可以结合日常工作内容的差异化情况，调节分类标准，同时充分考虑到当地特殊的分类情况，提高已有档案资源的利用率。如果基层机关单位选择单独制定档案信息的分类方案，那么应当将分类内容及时上报给同级的档案行政管理部门，在确定分类方案中的内容与国家档案信息管理工作的开展要求不相违背的前提之下，落实分类方案，强化基层机关档案整理的科学性和可靠性。

另外，为了充分保障基层机关单位档案整理业务的推进质量，基层机关单位方面还应当制定清晰明确的档案信息整理流程，要求每一位档案信息管理人员都能够严格依照规范流程当中的内容落实档案信息管理工作，形成完备的制度体系。具体来说，首先，档案整理工作的开展需要依照相应的流程和标准进行，针对不同类型的档案在进行优化整合时，应当明确其重点，采取逐类编制的形式，切记不可随意调整，也不可为了提高效率而省略部分环节。其次，建议基层机关单位中的档案管理部门能够将所制定的档案信息整理标准与档案信息整理流程进行有机融合，在完善整理流程的基础之上形成标准，在形成标准的前提之下优化流程，提高档案整理工作的便捷性和轻松性，减轻档案信息管理人员所承担的工作压力。最后，档案管理部门还应当明确相应的档案编制依据，如果档案管理部门并为制定相应的标准和流程则可以结合其他较为类似的标准，使档案整理业务工作的开展能够更好地与社会发展形势和时代发展脉络相衔接，从而使档案整理业务能够发挥其应有的作用。

2 兼顾业务内容，明确管理重点

首先，档案管理业务的推进应当明确档案的类别。我们可以大致的将基层机关单位当中的档案信息分为专业档案以及综合档案两大类别。其中，专业档案主要是指由国家以及相应的行业主管部门所构建起的专业档案类型，这类的档案具备着突出的专业性特征，通常是在某个专业领域发展过程中生成的基础文件材料或活动材料。综合档案，顾名思义是指除专业档案之外的各类档案的整合。在明确档案类目时，应当制定清晰明确的档案管理目标，确保基层机关档案管理工作的开展能够在满足最基本的档案整理和档案调取的需求的基础之上，挖掘档案的潜在应用价值，提高档案信息资源的利用率，为后续相关工作的开展奠定坚实的基础。

其次，档案管理业务的推进应当有针对性的对于档案信息进行编号。档案管理人员可以结合国家制定的档案管理标准，直接引入国家档案编制规定。如果档案信息体系中涉及编制规定中并无明确提及的内容，则可以结合行业主管部门所制定的相关档案标准完善档号编制体系。在必要时，基层机关单位还可以结合所在地区已有的或与之较为相似的档案管理标准，调整档案编制结构。

最后，为了提高已有档案资源的利用率，机关单位方面还应当设定更加清晰明确的分类方案，可以选择以图纸的形式呈现分类内容，在提高日常档案管理工作开展的效率的同时，便于档案管理人员立足于全局发展的角度之上了解档案心态。档案管理工作的开展还应当更多的借助计算机网络技术所具备的优势，强化管理水平，优化管理进程，便于随时随地进行档案信息的调取和交互。

3 分解管理流程，解决管理难题

不同类型的档案往往需要采取不同的整理方式，一般来说，大部分的档案信息整理都需要经过以下流程。首先收集与之相关的档案信息材料，在此基础之上，对于档案信息进行分类；接下来，确定档案信息的归档范围，进行案卷的组合；最后，将档案信息内容进行排列、编目，明确案卷内文件的序列号，将档案信息装入档案盒当中进行统一存储。不同类型的档案信息在管理流程上往往会存在着细小的差异，究其原因，主要与档案信息涉及的对象有所不同有着直接的关系。只有将档案材料有机整合在一起，才能够明确信息结构，引领档案管理工作的有序推进。随着时代的发展进步，目前基层机关当中已有的档案信息也开始借助计算机网络技术所具备的优势，开拓了数字档案管理空间。在这样的形势下，档案信息管理人员应当不断强化自身的能力素质水平，灵活地运用现代化的档案管理模式，及时将档案信息录入到管理系统当中，明确档案信息的关键词，进行档案数据的备份存储，加强档案信息的安全管理水平，避免档案泄露、档案遗失、档案损坏等问题的出现。除此之外，还应当设定安全管理系统，如需获取档案内容必须经过系统的身份认证。

4 总结

综上所述，扎实做好基层机关档案管理业务要求我们能够立足于全局发展的角度之上，给予档案管理工作足够的重视，结合基层机关单位档案管理工作开展的实际情况，有针对性的调整档案信息管理规范，兼顾档案信息管理内容，明确基层机关档案管理的重点和难点，同时制定清晰明确的管理流程，逐步攻克档案管理工作开展过程中的各类问题。在未来的发展过程中，基层机关单位除了要设立专门的档案管理部门之外，还应当鼓励档案管理人员学习计算机网络技术，打造现代化的档案信息管理体系，及时将传统的档案信息转化为数字信息，延长档案信息的使用寿命，便于随时进行档案信息的交互与共享，同时减轻档案管理人员所承担的工作压力，使档案信息的潜在价值能够更加充分地展现出来。