新修订档案法中档案治理的理念呈现与要素探讨

彭 婕

（国电长源电力股份有限公司，湖北 武汉 430066）

习近平总书记指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。档案法是企业进行档案管理的根本依据。现代企业在经营发展的过程中会产生海量信息，为了高效利用所需信息，就需要对其进行科学规范的管理，将这些信息整理成有价值的归档材料。档案管理是一项复杂的工作，因此在进行档案管理的时候，不仅需要保证归档材料的真实有效，还需按照法律的要求进行真实准确的记录，以此来保证归档材料的可查询性，为企业的发展奠定良好的基础。

1 新修订《档案法》的要素解读

《中华人民共和国档案法》（以下统一称为《档案法》）于1987年9月5日在第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议上提出，于1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议上完成第一次修正，于2016年11月7日第十二届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议完成第二次修正，并于2020年6月20日在十三届全国人民代表大会常务委员会上进行修订，2021年1月1日起 施行[1]。

1.1 档案机构及其职责

《档案法》第二章第八至第十一条中规定了档案机构及其职责。国家档案主管部门是档案工作的主要管理人员，对国家的档案事业进行统筹管理与规划。县级以上地方档案主管部门负责对该行政区域内企业事业单位的档案工作进行管理与监督[2]。企业事业单位档案工作人员需要具备相应的专业知识与技能，忠于职守，遵纪守法，尽职尽责完成本单位档案管理工作。同样的，对于表现良好的，在档案收集、整理、保护、利用等方面作出突出贡献的单位和个人，可按照国家规定的标准给予其一定程度上的奖励与肯定。

1.2 档案的管理

《档案法》第三章第十二至第二十六条中规定了档案的管理，在进行档案管理的工作过程中一定要按照法律要求的进行。对于国家规定需要进行立卷归档的档案，定期向档案管理机构提交，实行集中管理；相关的企事业单位必须按照国家的规定进行档案的提交，比如：图书馆中的文献资料档案在固定的位置进行妥善保管。档案馆与图书馆以及企事业单位在档案管理方面是互相协作、相互配合的关系，不同的单位机构需要建立适合自身管理的制度体系，借助信息化管理模式对其进行管理[3]。

在档案进行密级变更的时候，需要按照法律法规的规定进行办理。除此之外，档案管理机构还需要依照国家档案主管部门的规定，分析档案的保存价值以及重要程度，任何单位或个人未经批准，不得擅自对档案进行篡改或销毁。企事业单位应妥善保管涉及国家秘密的档案，如果保管的条件不符合要求或者在进行保管的过程中因为各种人为原因导致档案被破坏或者产生不安全现象，可以寻求档案主管部门的帮助，协商代管。根据《档案法》规定，涉及机构改革的企事业单位，其转让档案需要按照规定向有关单位或者档案馆移交，避免历史遗留问题产生。

1.3 档案的利用与公布

《档案法》第四章第二十七至第三十四条中规定了档案的利用与公布，县级以上各级档案馆的档案，应该从形成之日起二十五年向社会进行开放；经济等特殊档案的开放期限可以少于二十五年；如涉及国家安全或者重大利益等到期不宜开放的档案，其开放日期可以多于二十五年[4]。总之，档案开放的期限是国家档案主管部门根据国家的需求以及发展实际制定的。按照国家的相关规定，企事业单位能根据其工作需要利用未公开的档案，但是一定要在法律允许的范围之内进行。按照规定，档案的所有者以及档案的移交者，可以优先利用该 档案。

国家所有的档案由国家依法公布，任何单位或个人无权公布。档案所有者有权对其所有的档案进行公布，但是在进行档案公布的时候，也必须严格遵守档案法的规定，不能对国家的利益与安全造成损害。总的来说，在进行档案利用与公布的过程中，一切需要以国家利益为前提，在档案利用的过程中要保证档案的安全，在对其公布的时候也要依照相关法律规定，确保不发生失泄密。

2 档案法对推进档案治理体系的影响

2.1 完善档案治理体系

制度是规范档案治理体系的规则，在对档案进行治理的过程中起到了基础性的作用。制度是进行档案管理的基础、准则以及标准[5]。新修订的《档案法》完善了旧的档案管理制度，加入了档案责任制，明确了各个机关对于档案管理的范围，规范了各个机构在进行档案管理过程中的责任。为保证档案管理信息安全，《档案法》还完善了档案管理机制，改善了档案保管的条件。为了加快档案的管理与开放进程，应该建立档案的创新意识。同时，还实行了信息化档案管理技术，利用各种媒介进行档案的管理以及保存。增设了档案监督机制，明确档案监督内容，完善档案监督责任制，加大惩处力度。总的来说，新修订的《档案法》全方位地完善了档案管理体系，为依法管档夯实了法律基础。

2.2 强化档案管理部门的责任

档案管理部门是进行档案治理的基础，在推行档案体系治理的过程中发挥着组织协调、统筹规划、监督监导的作用。新修订的《档案法》明确了档案主管部门的职责，能与地方管理的实际情况相适应，有利于发挥档案管理优势；同时明确规定了档案管理部门的监督检查工作，给予了档案主管部门更多的职能与责任，确定了主管部门在档案管理过程中的主导地位与能力，有利于档案管理中监督工作的执行，增强了档案管理法律执行的刚性。

2.3 加强档案馆的职责

新修订的《档案法》增加了“突发事件应对活动”档案的收集管理内容，给予了档案馆在应对突发事件时，例如：地震、洪水等突发事件档案的收集、管理与研究以及后期针对类似情况提供参考依据与决策支持。增加了馆藏档案开发利用的内容，赋予了档案馆进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育方面的权利。为档案馆增加了研究功能、公共服务功能以及社会宣传教育功能，突出了档案馆在档案管理过程的主导地位。有利于保证档案馆相关工作的合法性，也有利于提升档案馆的治理能力，同时还能加大档案馆的资源开发力度，促进档案的利用交流与分享，推动档案馆在档案治理体系过程中发挥更加重要的作用。

3 新档案法下企业档案管理发展方向

企业档案是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案总称，是企业对日常工作进行查考、审计等的原始凭证及重要依据，具有原始性、唯一性等特点，是企业的宝贵财富。在新档案法背景下，企业档案管理工作也应该进行相应的转型，确保档案管理工作能够有效实施。企业档案管理转型应该从以下几方面 做起：

3.1 加强企业档案安全管理

档案的安全是企业档案管理的基础和底线。企业档案管理需要对企业的重要数据资料进行管理和保护，因此在企业档案管理过程中，应当注重对企业档案安全保护工作的不断更新，建立健全完善的档案安全防护体系，保证档案管理工作的安全性。新修订《档案法》明确指出，企事业单位需要健全档案安全管理机制，加强档案安全风险管理，为确保档案实体和信息安全，就需要配置适合档案保存的库房以及必要的设施设备。因此，企业进行档案安全管理过程中，应该在满足防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防建设的同时，运用现代化设备，建立自动化火灾监控系统以及门禁系统，实现对档案的安全防控。

3.2 加强企业档案信息化建设

新修订的《档案法》新增加的《档案信息化建设》内容，规定企业事业单位应当建立健全档案信息化工作机制，为企业推进档案信息化建设提供了法律依据和制度保障。在信息化技术不断发展的当今社会，档案的数字化、信息化发展逐渐成为当前档案管理的主流趋势，企业应该加强对档案信息化建设的重视，实现档案管理系统与企业业务系统的无缝链接，确保档案部门对电子文件的形成、积累和归档的全过程监控。同时做好档案数字化工作，加快存量档案数字化进程，推进传统档案室向数字档案室转变。为了加快档案信息化建设，促使档案管理工作现代化发展，必须督促各级企业将档案信息化建设纳入企业信息化工作，统一部署，同步实施。

3.3 加强企业档案收集管理

根据国家档案局颁布的《企业档案文件材料归档范围及保管期限规定》（10号令）的要求，对于企业发展过程中产生的原始档案以及过程痕迹文件都需要进行归档。新修订的《档案法》从法律层面进一步明确了档案的收集归档范围，为企业档案收集归档提供了法律依据。因此，企业档案收集工作必须进行管理创新，对档案源头进行控制。各级企业档案人员应该根据机构和职责调整，做好前端控制，对于需要归档的文件坚决进行归档，确保档案收集工作顺利进行，保证档案管理工作中的资源得到合理配置，促使企业档案管理工作的质量和效率得到大幅度的提升。

3.4 加强企业档案管理人才转型

企业档案管理人才是实施企业档案工作的重要人员，直接关系到企业档案工作的开展。在信息技术不断发展的当今社会，企业档案管理更加复杂，档案管理人员作为档案管理的实施者和实现档案信息化的中坚力量，必须在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，具备相关信息化知识，因此，档案人才管理工作也应进行优化创新。新修订的《档案法》第十一条增加了档案专业人员评审档案专业技术职称的内容，为企业加强档案人员培训力度，提高档案人员业务素质提供了法律依据。同时，人力资源社会保障部 国家档案局印发的《关于深化档案专业人员职称制度改革的指导意见》（人社部发〔2020〕20号），提出坚持德才兼备、以德为先，对于“工匠型”人才和“学术型”人才分开评审。所以，在企业档案管理人才培养过程中，应该结合企业实际，逐步建立以“工匠型”人才和“学术型”人才分开评审的人才评审制度，打造一支高素质的档案管理人才队伍，从而提高企业档案管理的质量。

4 结论

综上所述，高质量的档案管理是国家文明发展的基础，也是国家文化软实力发展的重要体现。《档案法》是在我国经济社会不断发展的基础上产生与不断完善的，新修订《档案法》中的相关规定为企业档案管理提供了法律依据和制度保障，企业应当以法律为准绳，创新档案管理思路，真正提高企业档案管理工作的质量和效率。