浅谈新时代如何提高机关档案精细化管理水平

王爱丽

（东明县机关事务服务中心，山东 菏泽 274500）

在机关单位中，档案管理是一项管理性和系统性的工作，也是服务性和政治性的工作。随着新时代进程的不断推进，机关工作中产生的档案信息日益庞大，档案管理涉及的内容愈发复杂，对机关档案管理带来了新的挑战，也对机关档案管理和利用提出了新的要求。因此，为了适应新形势、满足新要求，更好地保障机关单位工作，就应当跟上时代发展的步伐，不断提高机关档案精细化管理水平。下面就如何提高机关档案精细化管理水平，谈一些看法。

1 机关档案的重要性

机关档案指的是在机关开展工作中直接形成的历史记录，真实、客观地反映了机关工作的困难和成绩，内部人员通过查阅，能够对一段时期的机关工作形成直观认识，并发现工作中的不足，总结经验教训，促进工作提升。可以说，机关档案是机关宝贵的信息资源。因此，对于机关单位来说，档案的管理和处置十分重要，如果处理不当，不仅会造成资料的泄露和文件的损毁，还会直接影响机关单位后续工作的开展。

机关单位应当在第一时间对工作中产生的文件进行备份、编号和收存，将收存的文件进行翻阅、分类和保存，并适时进行深度挖掘、整理。只有规范管理机关档案，深入发掘机关档案中的信息资源，才能真正发挥档案价值，实现对机关工作的“反哺”。要实现这一目标，必须着力提高机关档案精细化管理水平。

2 机关档案管理存在的问题

2.1 机关档案管理人员的能力素质还不够高

机关档案管理工作是一项重要的资料管理工作，不仅需要工作人员具有较强的业务能力，还需要具有强烈的责任心和使命感。目前，一方面，部分机关档案管理人员无法适应数据化、信息化的档案管理模式，对机关档案管理的认识，还停留在几十年前的传统方式，只知道保管机关档案资料或者机械式的记录机关档案的借还信息，对机关档案资料的整理还远远不够。另一方面，部分机关档案管理人员在日复一日重复、琐碎的工作中，产生了消极心理，认为“档案管理工作处在机关工作的边缘，干好干坏一个样”，工作热情不高，主动学习新知识、新技术，主动提高档案管理水平的积极性不强，导致档案管理工作与机关整体工作不相匹配。

2.2 机关档案精细化管理制度不够完善

部分机关单位没有认识到档案的重要性，对档案管理的重视程度不够，认为这只是一件小事，对档案管理人员没有提出明确要求，没有压实工作责任，没有制定一套健全有效的管理制度。这样就导致档案管理人员在工作中没有完善的工作流程，档案管理没有按照标准化的方式开展，质量好坏全靠个人能力和责任心。在实际工作中，往往出现档案借还没有实时记录、文件没有在第一时间收存等低级错误，档案信息的进一步挖掘整理更是奢望。

2.3 机关档案精细化管理的软硬件设施不够健全

现阶段，部分机关单位档案管理工作粗放、低效，档案文件只是集中摆放在办公场所的书橱里，没有专门为档案文件准备一个安全达标的空间进行储存。档案存放在人员流动量较大的场所，很容易造成档案文件的丢失和破损。同时，部分机关单位对档案信息化、数据化建设不够，没有及时运用信息技术参与档案管理。部分机关单位虽然使用了信息化管理软件，但是更新频率太低，且设备更新没有计划性，没能跟上新时代机关档案管理的需求。目前，信息技术的应用已经深刻影响了档案管理的方式，通过软件对档案资料进行信息化、网络化管理，借助OCR汉字识别、数据加密、全文检索、数据筛选等功能，能够轻松实现档案管理的自动化，进一步提高机关档案管理工作效率。

3 提高机关档案精细化管理水平的措施建议

3.1 提升机关档案管理人员的能力素质

机关档案管理人员的能力素质直接影响着机关档案精细化管理水平。工作中，一是要在岗位招考时就严格按照专业进行筛选，让专业的人干专业的事，实现档案管理队伍的专业化。二是要适时调配档案管理人员，及时对人员进行换岗轮岗，这样既能让档案管理人员熟悉各科室的业务工作，又能让各科室人员对档案管理工作更加认可，便于以后开展工作。三是要加强机关档案管理人员的业务培训，提高在档案收集、整理、分类、立卷、检索、利用等方面的业务水平，和操作信息化档案管理软件的能力。四是要强化职业道德教育，增强机关档案管理人员的爱岗敬业精神，进一步提高历史使命感和工作责任感。

3.2 健全机关档案精细化管理机制

一要从转变思想入手，正视档案管理的重要价值，在单位深入宣传加强档案管理的重要意义，真正将工作思路从“管理物”转向“服务人”，坚持深度挖掘档案信息，提供高效、便捷、多元、实用的档案服务。二要根据机关单位需求，归纳、梳理、优化档案科室精细化管理的流程和标准，严格执行机关档案立卷归档、查借阅、保密与保管、鉴定和销毁、挖掘和整理等一系列管理制度，量化档案更新频率等“硬指标”，建成覆盖机关档案“收、管、用”全过程的档案精细化管理规章制度。三要按照机关单位的实际情况，制定各科室配合档案科室的工作要求，明确人员责任，细化工作程序，固定工作标准，确保分工明确、各司其职，相互协调、密切配合，实现机关档案管理的制度化、规范化。

3.3 加强机关档案精细化管理软硬件工作设施建设

实现机关档案精细化管理，必须要有软硬件设施的强力支撑。在硬件方面，机关单位要加大投入，建设专门的档案库房、阅览室、办公室，购置功能齐全、性能稳定可靠的计算机、激光打印机、扫描仪、光盘刻录机、摄像机、防磁柜、吸尘器、加湿器等硬件设备，为档案管理奠定物质基础。在软件方面，机关单位要重视档案管理的信息化建设，根据实际需求与厂商沟通定制专用的档案管理软件，形成以档案信息资源建设为核心，以电子文件管理为重点，以档案信息资源开发利用为目标的机关档案管理体系。在加强档案信息化建设的同时，还要把档案信息安全放在突出位置，严防电子档案的失密、泄密和丢失。

4 结语

总之，提高机关档案精细化管理水平是档案事业适应新时代发展的客观需要，是进一步提高档案管理和服务水平的必由之路。在推进机关档案管理工作的过程中，既需要加大人员培训、打造专业化队伍，还需要加大资金投入，及时购置软硬件设备，更需要制定科学合理的制度机制。只有这样，才能真正发挥机关档案所具有的重要价值。