浅析信息化时代的文书档案管理创新方法

孙红霞

（博尔塔拉蒙古自治州阿拉山口供水工程管理处，新疆 博乐 833400）

文书档案是各组织、机构、企事业单位行政管理事务活动的记录信息，是一项十分重要的档案资源。近年来，信息技术的发展推动了文书档案资源的爆炸式增长，然而传统档案管理模式却无法满足日益庞大的档案管理工作需求，特别是纸质文书档案资料的局限性制约了其价值的发挥。加快推进文书档案管理信息化转型有利于提高档案管理工作的质量和效率，如此不仅迎合了时代发展的基本需求，同时也有利于我国档案管理领域的发展与提升，进而推动社会经济的繁荣稳定发展。

1 信息化时代文书档案管理创新的必要性

1.1 提高档案管理效率

一直以来，我国企事业单位文书档案管理均采用人工管理模式，档案资料也以纸质为主，这种背景下文书档案管理工作不仅费时费力，同时在档案资源利用开发方面也存在较大的滞后性。基于信息技术的文书档案管理创新，一方面将文书档案资料转化为数字档案资源，另一方面借助数字化办公模式极大地提高了文书档案管理工作的质量和效率。由此可见，基于信息技术的文书档案管理创新打破了传统文书档案管理模式的束缚，为文书档案资源的开发利用奠定了坚实的基础。

1.2 迎合时代发展需求

随着信息时代的来临，人们生产生活方式发生了本质性转变，其中信息技术的应用成为其中最为凸显的特征。现阶段，文书档案资料在社会发展中发挥了不可替代的价值与作用，而如何实现档案资源的高效开发及利用成为新时期档案管理工作的重中之重。信息技术能够实现数据信息的快速传输与共享，这种特性为文书档案管理工作的开展创新提供了理想的契机。加强文书档案管理工作的创新，便是积极迎合其信息化转变需求，从而更好地服务社会经济发展。

2 传统文书档案管理工作中的问题

2.1 资源共享难

文书档案资源记录了企事业单位各种行政管理事务活动信息，因此具有十分重要的价值与作用。然而在进行文书档案管理时，由于纸质档案资料的局限性，需要进行十分科学与合理的分类、归档及存储才能尽可能的提高其利用效率，但这种资源利用效率仍十分低下。随着信息时代的来临，文书档案资源的利用需求和频率也越来越高，这时传统文书档案管理模式已无法满足时代发展需求，特别是文书档案资源共享难直接制约了档案管理工作质量和效率的提升。

2.2 管理工作难

对于其事业单位而言，文书档案资源是每时每刻都在产生的，因此需要有效落实档案管理工作。具体而言，文书档案管理工作包含了档案资料的收集、分类、归档和存储，在传统档案管理工作中主要依赖人工作业来完成，因此文书档案管理劳动强度十分可观。与此同时，在文书档案管理工作中，普遍存在因人为因素造成的档案资料丢失或遗漏，加之纸质档案资料在存储过程中的变质腐烂，由此也给文书档案资料的完整性带来诸多影响。由此可见，文书档案管理工作难是一个十分普遍的现象。

2.3 管理转型难

现阶段，企事业文书档案管理工作改革与转型已成为一项社会发展共识，但在具体落实中则存在许多问题与不足。首先，一些企事业单位文书档案管理理念仍停留于传统管理模式和思维，不能认识到信息技术融合与应用带来的便利性。其次，企事业单位文书档案管理模式和方法与信息化管理模式存在较大冲突，因此无法科学系统的开展信息化文书档案管理工作。基于此，我们要对如何推进文书档案管理的转型发展给予更多的重视与关注，有此推动企事业单位文书档案管理水平的全面提升。

3 信息化时代背景下文书档案管理创新的有效途径

3.1 积极转变管理理念

为满足时代发展需求，充分文书档案资源应用到价值与作用，我们必须推动档案管理工作的信息化转变。对于企事业单位而言，首当其冲的便是转变自身管理理念，以现代化信息管理理念开展文书档案管理工作。这里要求企事业单位正确认知信息化文书档案管理带来的改变，并强化其宣传教育工作，从而为文书档案管理信息化转变奠定坚实的思想基础。与此同时，企事业单位还要注重信息化技术人才的培养，积极落实专业技能知识的培训工作，由此为文书档案管理信息化建设工作的有序推进提供充足的人才支撑。

3.2 优化完善管理制度

在信息化发展的大趋势下，我们要想实现文书档案管理信息化转型还需要构建一个科学完善的管理制度。首先，文书档案资料数字化转变对于档案录入方式提出了更加规范的要求，这里企事业单位要致力于明确文书档案资料数字化转换的形式与标准。其次，事业单位还要就信息化管理模式下工作内容及规范标准加以细化和明确，由此指导文书档案信息化管理工作的科学有序推进。最后，我们还要高度重视文书档案信息化管理责任制度及监管考核机制的落实，由此全面提升档案管理工作的质量和效率。

3.3 注重管理技术升级

从专业角度来看，信息技术是档案管理信息化转型的基础，因此我们在推进企事业单位文书档案管理创新的同时还要高度重视管理技术的升级。一方面，企事业单位要加大资金投入力度，积极提升文书档案管理信息化水平，如计算机、档案录入设备及管理平台等软硬件基础设施的引进，为信息化转型奠定坚实的基础。另一方面，企事业单位还要积极强化数字化文书档案资源的安全防护，如设置档案资源访问权限、加强管理平台安全防护网等，进而为文书档案资源的安全完整性提供坚实的保障。