城市建设档案管理现状与规范化措施探讨

孙 刚

（邹平市住房和城乡建设局，山东 邹平 256200）

近年来，在社会经济快速发展的背景下，城市化建设进程持续深化，使相关部门及单位对城市建设档案管理工作提出全新的标准及要求。与此同时，城市建设档案作为城市演变发展迁移所记录资料信息的一种载体，对日后城市规划及管理具有显著参考作用。然而，从目前我国城市建设档案管理水平来看，仍存在着较多问题亟待解决，例如：档案管理技术人员数量不足、档案管理机制不够健全等，这些问题会在不同程度上影响档案管理工作的效率及质量[1]。因此，除高度重视档案管理环节外，还有必要结合城市建设的具体情况，规范城市建设档案存储、收集、整理及利用等环节，灵活运用信息化技术方法，进而提高城市建设档案的利用率，进一步为促进城市长远发展作出突出的贡献。

1 城市建设档案管理现状问题分析

1）档案管理技术人员数量不足。通常，城市建设档案所涉及的内容相对复杂，且覆盖面广泛，这在很大程度上增加了档案管理的工作量。然而，由于现状下从事城市建设档案管理工作的技术人员数量较少，显然这不利于档案管理工作的有序开展。与此同时，城市建设工程项目由初始规划至最终竣工的过程相对漫长，通常需要耗费大量的时间及精力，且需要城市建设档案管理部门的广泛积极参与。倘若档案类型多样，且数量庞大，施工参与部门人数众多或档案管理信息化水平严重不足，均会影响档案管理工作的效率及质量，进而导致工程项目延后验收[2]。此外，档案管理人员综合素质还有待提高，部分人员尚未认识到档案管理工作的重要性，显然这会影响档案管理工作的质量水平。2）信息水平有待提高。现状下，大多数城市看重自身发展建设，忽略城市建设档案信息化管理，尤其是硬件方面的资金投入少。而进入信息化时代以来，城市建设档案管理明确要求各个部门之间需实现信息资源实时共享及高速传递，但是受当下档案管理模式缺乏相应硬件配套设施的影响，仅停留在人力化模式收集档案信息的阶段，这会使档案管理信息化建设工作呈现滞后的局面。与此同时，城市建设档案管理人员存在理论知识积累不全的问题，难以掌握档案信息化知识及技术，进而会影响城市建设档案管理工作信息化建设工作的有序开展。3）城建档案相关法律法规有待健全。由于社会在不断进步及发展，使我国城市建设进程持续深化。而随着城市建设规模持续扩大，使得城市建设期间所产生的信息数据在短时间内呈现急剧增加的态势，进一步大幅度提高了城市建设档案管理的工作难度，并对后期管理工作产生了极其不利的影响[3]。与此同时，当下我国现有的城市建设档案管理工作相关法律法规内容不够健全，难以满足城市长远发展的需求，以至于在具体管理工作开展期间，难以充分发挥相关法律法规的约束、指导作用，使得档案管理工作缺乏有效法律法规的支持，进而影响档案管理工作的规范性。由此可见，采取有效措施，及时健全城建档案相关法律法规非常关键。

2 城市建设档案规范化管理的具体措施分析

城市建设档案是城市演变发展的“见证者”及“记录者”，在城市长远规划发展中，需始终将城建档案作为客观的参考依据，归纳、提取相关有用档案资源，便于管理者及决策者参考、利用。同时，规范城建档案管理流程能有效保护档案信息资源，预防出现内容缺失、泄密等问题。总结起来，城建档案规范化管理具体措施如下：

1）规范档案收集处理流程。在实际管理过程中，地方政府及相关部门必须规范城市建设档案的收集流程，明确档案资源的收集对象及结构层次，拟定科学合理的工作目标，遵循一定的管理阶段逐一达成目标。与此同时，结合城市建设档案的分类现状，及时补充缺少的内容，全面分析档案的分布情况，确保档案信息收集的完整性。并且，需采取多样化的城建档案收集方法，充分发挥信息化平台的作用，进而提高档案收集工作的效率；注重特种载体的城建档案资源分类，便于及时查找档案资源及内容。此外，科学划分城建档案的内容及类型，使影响档案数量及质量的风险因素有效消除，进而规范化档案收集及处理流程。当然，还需注意扩大城建档案的监督管理力度，采取互检及平推检查相结合的方法，保证城建档案管理监督及相互交流的成果。与此同时，高度重视城建档案管理人员素质培养，积极组织开展各种类型的岗位培训活动，促进档案管理人员道德修养水平的提升，帮助档案管理人员从根源上认识到规范化管理城建档案的必要性及重要性，进一步革新档案资源服务形式。必要时，可增设档案查询方式，便于日后为大众提供优质化的查询服务[4]。此外，统一管理及备份处理相关档案资源，推行云端存储管理模式；尤其是在新形势下，我国已着手建设大数据产业园，能够为提高数据处理效率提供强有力的支持；因此，该方式值得借鉴及应用。2）加强档案信息化建设。在大数据时代背景下，城市建设档案管理思路及模式早已发生了很大程度的变化，而以往城建档案管理模式普遍由精准化小数据所组成。如何突出信息数据的多样性，保障信息数据的完整程度，得到越来越多从业人员的关注及重视。除改变现有的管理模式外，相关管理人员必须转变传统管理思路，从根源上认识到城建档案数据的核心价值，以提高档案利用率为主要目标，主张深入挖掘数据信息的潜在价值，进而达到充分发挥档案信息数据库作用的目标。与此同时，强化档案数据库的开发力度，尤其是大数据技术的覆盖范围广泛，通常需要管理部门之间通力合作，将大数据技术与城建档案管理充分结合，协同开发数据库及数据分析工具，从而促进档案信息化建设水平的全面提升。3）健全城建档案相关法律法规及管理机制。基于制度层面分析，拟定科学合理的管理流程，能有效满足规范化管理城建档案的要求。因此，在实际管理工作开展过程中，地方政府及相关部门必须持续扩大城建档案管理的宣传力度，提倡各部门及社会大众广泛积极参与进城建档案管理过程当中，创设出和谐、良好的管理环境，帮助管理人员理解此项工作的严肃性及必要性。与此同时，健全城建档案相关法律法规的基础上，积极组织档案管理人员学习各项法律条例，比如现行《城市建设档案管理规定》、《档案法》等法规，进一步将档案规范化管理视为年度重点工作任务，推行定期检查模式，确保整改的成效[5]。此外，紧跟时代发展潮流，创建全新的城建档案管理模式，形成相适应、相匹配的档案管理工作机制，并且明确要求管理人员定期革新制度内容，做好相应的内容补充工作，促进城建档案管理工作规范水平的全面提升。

3 结语

通过本文的分析研究，认识到城市建设档案的信息量庞大，这会增加管理工作的难度，如果出现管理不规范的问题，则会进一步影响建设档案的利用率。因此，地方政府及相关部门必须高度重视城市建设档案管理工作的开展，纠正思想层面的错误认知，保持乐观积极向上的工作态度，正视工作困难，全面分析现状下城市建设档案管理工作问题产生的原因，持续优化、规划城市建设档案管理模式，进一步促进城市建设整体管理工作长远、可持续发展。