新时期综合档案室的建设之我见

宋 莉

（山西省阳泉市广播电视台，山西 阳泉 045000）

1 做好档案管理工作的重要性

提及档案管理，大多认为档案管理就是一些文字性东西的收纳存放保管，是一个简单易上手的工作。但真正的档案管理，是一个较为复杂、系统的工作，而且是持之以恒、循序渐进的，档案管理包括了管理档案、人事档案、物资档案、经营活动档案，是一个单位的历史积淀和行为记录的重要手段。在现代企事业单位管理和经济运行中，档案工作决定了一个单位的整体管理水平。

1.1 可作为工作的重要参考依据

通过档案的历史记录，可以有线条的分析过去发生的事件和行为，结合现阶段的实际情况，整理归纳出更适应当今发展需求的管理手段和经营策略，明确目前工作的重点和中心，为进一步完善和改进工作有较强的参考意义和借鉴作用，保证了企事业单位内部的良好发展和稳定运行。

1.2 可完善和提升管理手段

一个企事业单位在市场竞争中不断发展壮大，管理是必要的前提和重要的基础。有效的档案管理，可助力完善提升管理手段，充分激发和调动工作人员的积极性和创造性，提升工作的执行力，不断优化和提升管理水平。也有助于发掘和激发员工的动能和潜力，使之以更加饱满的热情和状态投入到本职工作中。

2 新时期档案室建设的要求

在科技和信息化发展的时代，档案管理也应与时俱进，适应社会发展需求，新时期档案室的建设要遵循历史、适应当下、考虑长远，从档案的安全、管理、便捷、增值等诸多方面充分考虑，建设优质的档案管理环境，确保档案管理工作提升到一个新高度。

2.1 档案室硬件设施的规范性

做到档案的标准化管理，档案室的建设必须按照档案存放要求的标准进行建设。档案室的选址要包装安全、便捷，防火防潮防水等需求，一般不建在大楼的顶层或地下室。随着科技的发展，档案室要满足信息化和数字化的要求。档案实体保管要满足“资源为先、确保安全”的要求，档案柜的安放要便捷，目录要细化，并且档案室的空间要留有足够冗余，保证未来档案实体的积累和保管。数字化档案要针对不同档案载体进行数字化处理，将文书、图片、视音频等载体文件，按照统一的标准格式进行采集、压缩、分类、编码、存储。档案管理要实现系统化的业务流程，针对不同品目、不同类别、不同密级的档案，进行统一管理分发，既要保证档案管理的完整性、安全性，又要考虑实际工作中档案调阅分发的便捷性和保密性。要满足档案存储、管理过程的自动化和网络化，实现档案的有效采集和完善存储。

2.2 档案室的管理系统的安全性

实现档案的数字化存储和信息化管理，要配备必要的管理系统，信息化管理的软硬件的安全性，是做好档案管理工作的基础。档案室的服务器，是不间断工作的设备，既要保证服务器的可靠性，又要留有足够的扩展空间和冗余需求，有条件的企事业单位，可以使用多机备份的方式来进行系统管理。同时要满足防静电、防水、防火、防磁的环境，电源要具备防雷、稳压、恒流的条件，网络系统要有防火墙，防止外来攻击和各类病毒，系统软件要有CA或者加密狗，来实现分级管理权限，通过人防、技防，保证档案管理系统的安全可靠性。

2.3 档案室管理的制度化

做好档案管理工作，要制订严格的档案管理制度，对档案管理的行为进行规范和约束。档案的存档、借阅、调用的审批制度，档案的归档登记制度，档案的定期巡检制度、作废档案的销毁制度、设备的巡更和维护制度，都要有明确规定，并有专人负责落实实施。定期对档案室进行检查，包括存放环境、系统运行规范、设备维护情况，都要有明确的责任人和负责人，对每次行为进行记录，对隐患及时上报或排查，通过建立健全管理制度，确保档案室的运行处于最佳状态。

3 档案价值的开发和利用

完整有效的档案管理工作，对企事业单位的经营管理可以提供巨大帮助，做好档案管理工作对于提升企事业档位的经济效益作用非常明显。档案作为无形资产，有效的开发利用可以提高生产力、提升企事业单位的经营创收能力。档案的利用价值是与企业文化密切相关的，能完整呈现企事业单位的历史沿革，发展过程中的成长历程和遇到的困境或问题，可以为经营管理提供决策，提高员工的归属感和自豪感。人力资源档案也可以作为人员培训、晋升、调整岗位的重要依据，为企事业单位发掘人才、积累人才提供重要的依据和支撑。

4 结语

数字化、信息化的发展，对新时期档案室的建设和管理提出了更高的于鏊求，各类企事业单位应充分认识到提升档案管理水平带来的历史价值、社会价值和经济效益，档案管理工作虽然是无形的，对提升企事业单位的软实力是特别有帮助的，加强档案工作的管理，提升企事业单位竞争力，需要每一个管理人员和档案从业人员认真深思、共同探讨。