20年来数字档案资源整合研究的回顾和展望

文/四川师范大学 肖静萍

随着时代的变迁，档案载体呈现为纸质、光盘、微缩胶片等多样化的形态，内容涉及政务、民生、科技等多个方面。档案利用者的类型、知识结构以及实际利用方式也发生着变化。为了应对新形势下的档案资源管理分散、利用率不高、不能有效且快捷提供人们需要的档案信息等问题，档案资源整合为解决这些问题提供了可能。我国数字档案资源整合是在2001年12月全国档案工作会议上提出的，随后档案工作者开始研究相关的理论并积极进行实践，包括概念、目标、原则、体制机制、制度策略和特色资源整合等。

为了准确了解数字档案资源整合的发展状况，笔者于2020年9月15日利用CNKI数据库，以“数字档案资源整合”或含“档案资源整合”为组合检索词，以主题为检索路径进行检索，剔出无关内容，得到2002∽2016年我国数字档案资源相关领域文献研究结果共1150篇，每年发表篇数如图一。从图的趋势上看，2002年为我国数字资源整合的起点，随后几年逐渐引起学界注意，研究内容迅速增加，到2014年达到一个顶峰，之后热度降低，基本上每年的发文量在80篇左右，基本算是到了成熟时期。文章发表在档案学的核心期刊、硕士论文、博士论文、会议和报纸等，内容涵盖数字资源整合的内涵、现状、问题、服务、实践等各个方面，表明数字档案资源整合研究较为深入。

图1 2002∽2020年我国数字档案资源整合的论文统计

一、数字档案资源整合的研究现状

（一）数字档案资源整合的理论研究。20年来数字档案资源整合的对象主要有三类：民生档案、文化遗产档案和政务档案。

一是为民生服务的地方档案资源整合，主要提供检索指南和检索渠道服务，把档案资源和公众需求相联系，来扩大公众利用档案的途径和方法。以安小米教授为代表的学者认为民生档案的终极目标乃是服务于公众，最终实现跨区域资源整合。以服务惠民生，以服务来进行民生档案资源整合。

二是以文化遗产保护为主要目的档案信息资源整合。通过和图书馆、博物馆三馆共同努力，让公众进馆学习，保证社会文化的继承和发展，以便更好继承我国丰富的文化。梁孟华认为档案信息集成模式有助于公共档案馆的个性化服务，走档案资源全社会共享之路。郑然认为档案馆、图书馆博物馆这类的公共文化基础设施，需要进行资源内容的互联和深层展示。

三是电子环境下的政务档案数字资源整合与基于顶层设计的档案信息资源整合。何振、蒋冠认为“建立基于网络环境的管理一体化，资源数字化，服务网络化的档案资源管理系统”。许兆来认为档案资源整合应当对现行的档案管理制度进行整理，对管理思想、技术手段进行变革。牛力、王钰涵认为将政府的技术和资金优势与档案部门的信息整理、管理优势充分地结合起来。冉昭华认为，电子政务环境可以为档案资源整合的开发利用提供宏观的规划与管理、中观的档案管理和微观的现代技术，实现对档案资源以及档案资源与其他社会信息资源之间的充分融合，创建一个理想的信息资源共享环境与平台。

（二）数字档案资源整合的实践研究。具体包括如下几点：

第一，数字档案资源整合的技术层面。在数字时代，信息技术更新速度十分快，技术的连续性、兼容性显得十分重要。信息技术是数字档案资源整合的必要条件。“运用DEMATEL方法可以分析诸因素之间的相互关系”。档案学界研究比较多的是集服务接口、资源再利用、流程整合、管制为一体的SOA数字档案资源整合模式。OA有效解决兼容性问题，使数字档案资源整合成为可能。近些年来，云计算成为各学科研究的重点，数据量越来越巨大的今天，如何高效、低成本地处理大量数据是每个数据拥有者所需要关注的问题。任慧朋介绍了Digital Vellum方案，此方案最早是由谷歌设计使用的，在资源客户端提供各种版本操作系统，服务端提供镜像备份，实现资源的永久保存，在普通客户端，支持普通客户通过网页的方式进行浏览和检索等操作。

第二，数字档案资源整合的实践层面。所有理论和技术都是服务于实践的，而我国数字档案资源整合实践的开始早于理论。早在20世纪80年代中后期，为整理历史档案，我国建立了三大档案资料目录中心。各地档案馆根据国家档案数据目录采集标准等规范对历史档案进行著录和标引。此阶段采集整合的档案资源主要是全宗级和案卷级的目录，文件级的目录较少涉及。

在综合档案馆内的档案目录资源整合实践初见成效之后，又形成了某一行政区域内档案资源整合。例如德顺模式，是指把德顺地区原有德顺档案馆、德顺市房地产档案室进行资源整合，实现“三档合一”。浦东模式致力于建立集中保存、管理浦东新区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。深圳开辟了城建档案馆与综合档案馆集中统一管理的新路子。和县模式则是把全县的城建、房产、国土等专门档案征集到县档案馆内。徽式探索是资源整合非常成功的实践，安徽省启用电子文件中心，开始了分散管理模式向集中管理模式的转变。苏州工业园区的资源整合就包括机构整合、硬件整合、软件整合、数据整合和人才整合，实现了本行政区域内档案资源、管理系统和开发利用的集中，并对外提供先进、优质的档案服务。除了以行政区域为主体的档案资源整合，还有专门档案的资源整合。例如基层水机单位档案信息，具备信息资源载体电子化，信息传输网络化和检索自动化的特点，具有天然的档案资源整合的优势。

区域内档案资源整合试点的成功，促进了跨区域的资源整合的发展。广东省建立了跨行政区域的档案目录中心，开始从深圳、东莞和惠州的跨行政区域的目录中心，随后建立广州、深圳、佛山、肇庆、东莞、惠州、珠江、中山和江门九市覆盖珠江三角洲的档案目录中心，实现九市档案资源共享。此外还有艺术类的档案资源整合，例如景德镇的陶瓷艺术。

由我国档案资源整合的实践可以看出我国的档案信息资源整合具有以下特点：一就整合的范围来看，呈现出全国性、区域性、跨区域性和跨行政级别性。其中区域性的资源整合最多，因其具有较容易的实践性。二就整合的方式来看，包括档案机构合并，建立目录中心，档案保管机构集中化和跨区域档案保管机构网络互连。档案机构合并是指区域内的档案馆和组织机构进行合并、重整，几馆合一或几套班子一路人马，把原本的分散管理变为集中管理，打破档案资源条块分割状态。建立目录中心有利于系统的了解整合的档案资源情况，档案利用的范围从一馆一室到县、区、市等区域；方式也从单一地到馆查询变为网络查询，馆际互借，主动入社区等多元方式。三是依托现代科技，实行数字化管理，不少地区启用文件中心或者数字档案馆进行档案资源的整合。

二、我国数字档案资源整合研究展望

我国的数字档案资源整合，虽起步晚，但发展迅猛，20年来，已经从提出概念，运用到实际，逐步发展到顶层设计的层面，是档案研究的其他领域所不及的。这也是由档案馆数字化的现状、社会发展情况、用户习惯和人们的思想观念变化所决定的。数字档案资源整合涉及领域不断拓宽，从一开始的档案学、历史学和身份鉴定到图书情报和博物馆学，信息资源管理和知识服务等。同时其研究成果在实践中得到切实的运用，并不断发展完善，档案信息资源整合技术不断发展，越来越多的技术具有连贯性、兼容性，同时也注重整体性，把分散在个人、地方档案馆和各机构档案室的档案通过技术进行整合，统一格式从而提供给用户利用。但我国的数字资源发展并不均衡，东部发展明显优于中西部。

随着信息化和区域档案资源整合实践的发展，国家数字档案资源整合和共享工程也会随之提上日程。这项工程当由国家档案局（档案馆）牵头，各级档案馆积极参与。利用政府政务平台、国家通信网络系统和现代高新技术，整合国家综合档案馆、国家专业档案馆、地方档案馆和地方专业档案馆，建立一个基于互联网的档案资源共建共享平台，实现开放档案的社会共享和各级各部门档案馆的内部共享，以期实现档案功能和价值的最大化。要建成这样的平台，以下几点是必要条件。

（一）顶层设计建设持续深化，建立健全档案资源整合机制。我国档案资源的开始于此，建设发展也基于此。《政府信息公开条例》第十六条第三款规定：“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”，政府信息公开要求档案馆对政府信息资源进行逻辑整合，来满足各地方政府、中央政府对彼此档案信息和专业档案信息的需求。同时档案馆作为政府信息的查询机构，更需要整合不同的档案资源来满足公众的信息需求。为了确保数字档案资源整合的顺利开展，建立健全相应的组织机构十分必要。应设立国家数字档案资源整合中央领导小组，负责制定相关规则、规范和标准，在宏观上进行把控，协同其他部门和督促下级部门做好工作，同时设立相关的咨询委员会，在方案、技术、基础设施上提供理论方案支持。

（二）加强基础设施的建设，构建档案资源共享体系。利用国家通信网络和政府政务平台，建立一个由上及下的网络框架，逐步建成以国家为中心，各省为分中心和基层中心的高质量资源共享体系。国家中心颁布总体规范和标准指导地方中心的工作，省级中心和基层中心实施，加强基础设施建设，定期将数字档案进行整理、鉴定、输入中心服务器，并定期对服务器进行维护。国家数字档案资源整合和共享工程，要求各馆加快馆藏档案数字化和数字档案馆的建设，同时开展特色档案库的建设，尤其是加快民生档案资源整合的进程。形成全国范围的数字档案联合目录，确立统一的检索和标识系统，各个档案馆之间搭建一个元数据交换平台。

（三）构建技术平台，保障技术同步。数字档案资源整合是在虚拟的数字环境下实施的，因此需要强有力的技术支撑。在项目建设过程中，要利用国家政务平台和主干通信网络，也要和国内优秀的数据公司合作，他们一般有先进的技术和设备，能解决档案馆数字化过程中载体转换问题和格式不相容的难题，加快项目的进程。利用云计算的高速、低成本、运算快等特点来处理数字档案整合过程中遇到档案逻辑信息整合问题。同时要注意新技术和旧技术的兼容性问题，较好实现新旧技术之间的继承性，根据实际情况一步一步构建国家资源整合和共享平台。

（四）推进档案馆、图书馆和博物馆三馆数字档案资源的整合。三馆作为建设传播文化遗产的公共事业机构，在保存社会记忆和传承社会文化方面有巨大作用，三馆的资源整合更有利于国家文化资源的传播。首先应建立不同文化机构合作机制，这是整合的前提和基础。其次是构建三馆数字资源整合的技术方案和管理方案，这是整合的关键。因其资源的异质，图书馆、档案馆和博物馆在整理方法和分类原则是不同的。但在网络环境下，信息服务的方式和手段多种多样，不再按照实体整理的原则提供利用，而是按照逻辑来排列信息，运用多元的服务模式，把信息集成到统一的门户平台，给用户提供集成的信息，以求能最大限度提供有效服务。因此，通过技术手段，结合档案馆、图书馆、博物馆各自馆藏资源的特点，求同存异，推进三馆数字资源的整合建设对文化传播意义重大且十分必要。