浅析提升城市建设档案信息化的公共服务能力

文｜张家界市城建档案馆 刘文华

城市建设档案信息记录着城市的发展历程，它既是见证，也是名片。城市建筑物（地上、地下）是一个城市建设发展的雏形，是形成城市建设档案信息的基础。城市建设档案信息工作是随着城市的发展而发展。在信息化飞速发展的今天，其面向社会的服务能力必须加强。于是，如何更好地提升公共服务能力成为了城建档案部门在信息化时代背景下的首要任务。本文认为，其公共服务能力的提升，可以从档案馆藏内容（资料）、服务平台（渠道）以及专业队伍（人）等三方面的建设入手。具体而言，一是，丰富档案馆藏内容，提高质量，加强馆藏内涵建设；二是，优化档案信息化管理，保障服务平台畅通（即信息化渠道的畅通），搞好信息化建设；三是，树立良好的服务意识，提升专业素养，搞好专业队伍建设。

1 丰富城建档案馆藏内容，提高馆藏质量，加强馆藏内涵建设

城市建设档案是指城市规划、建设、管理等有关活动中形成并归档的科学技术文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。城建档案按类别划分有：城市勘测和城市规划档案，包括地形地貌勘测文件和地形图，城市经济和人口资料，矿藏资料和水文地质、工程地质资料、地震、气象、地名和城市历史沿革资料，以及城市总体规划、详细规划和各项专业规划文件等。城市建设管理档案，包括城市建设方针和政策、法规文件，土地征用、划拨文件、建筑管理、市政工程管理和房产管理文件等。市政工程档案和公用设施档案，包括道路、桥梁、涵洞、隧道、排水、防洪等市政工程档案,以及给水、供气、供热、供电、电信、城市照明、公共交通等公用设施档案。此外，交通运输工程(铁路、公路、水运、航空)档案，工业建筑工程(工厂、矿山、电站)档案，民用建筑工程档案以及园林绿化档案、环境保护档案、人防工程档案等等，都是城市建设档案的重要组成部分。

（1）从城建建设档案的基本定义与类别来看，我们可以看出城建档案建设的专业性与特殊性。当前，城建档案管理部门更多的是从建设单位方面与施工方面收集档案。给合我馆城建档案的收集归档工作，目前主要是被动地通过与建设单位协议来收集，且大部分是房建类和市政类（建设单位档案意识簿弱，档案资料缺乏完整性）档案资料，档案收集归档类别较单一，档案资料重复性较多。档案信息得不到有效利用，其价值也就不能很好地体现出来。显然，加强城建档案公共服务能力的第一步就是，改变档案资料收集主要限于房建类、市政工程类的现状，将城市规划、工业、环保、人防等方面的资料纳入到城建档案建设中来。也就是，拓展档案收集的来源，丰富馆藏内容，加强内涵建设。

（2）同时，提高馆藏质量，也是提高其公共服务能力的一项重要内容。具体而言，提高馆藏质量可以从以下方面进行。

一是档案归档的及时性。因城建档案的特殊属性，涉及到的管理部门较多、归档周期较长。城建档案管理部门应积极主动与工程建设管理部门沟通协调，及时做好城建档案归档工作。

二是档案整理归档的规范性。城建档案管理部门应主动上门指导城建档案业务，如以宣讲的形式对工程建设档案资料员进行培训或学习，按照《建设工程文件归类整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》及《纸质档案数字化技术规范》，以确保档案的完整性及其统一规范性。

三是注意档案收集归档的多样性。在当前信息飞速发展的背景下，城建部门对档案的收集归档不能只以文稿等纸质形式进行，可以采用多媒体的方式来加大声像等档案的收集归档，提升馆藏质量。声像档案是声音与图文并茂、记录形式多样的一种信息载体。城市建设声像档案现多以数字照片、数字式音频、光盘、录像带的记录形式归档保存。但城建声像档案的收集有一定的局限性，可以考虑多渠道、广搜集的办法扩大其收集范围。如：举办城市建设照片展览活动，通过摄影作品竞赛方式收集；或与地方文广新局就城市建设影像“联姻”协作等。另外，档案管理部门要加强建设单位对声像档案的收集归档意识，按照《声像档案管理办法》做好声像档案编制工作。

四是提高档案收集归档的质量。即，厘清档案价值，提高归档质量。对于重复或没有保存利用价值的城建档案，要化繁为简或选择性收集归档保存；对于没有保存利用价值的城建档案，按照档案鉴定销毁制度，本着“审查从细，留存从宽”的原则，应及时鉴定销毁。城建档案专业性强，如：一个建设工程从立项、勘察设计、施工图备案、招投标、施工、竣工备案等流程下来，建设单位要报备的部分材料是重复利用的，在整理归档时可化繁为简；建议施工设计图在不作为竣工图使用的情况下，其保存利用价值意义不大，可不予收集归档；同期房屋建筑工程有同类的房屋建筑结构，其分部分项工程、隐蔽工程施工技术资料相同，可依据建设工程质量安全监督管理部门出据的质量监督报告选择性的收集归类档案资料；重建后的建设工程，且已超过保存期限的档案资料，可适时鉴定销毁。

2 优化城建档案信息化管理，保障服务平台畅通，搞好信息化建设

城建档案信息化的公共服务能力的提高，还有赖于档案信息化服务平台和渠道的畅通。这也就是，搞好档案信息化建设，是保障城建档案有效服务的前提。

（1）（结合我馆现状）目前我馆收集的房建类档案和市政工程（道路、桥梁）档案居多，档案信息化工作已趋于完善，但建立档案信息化服务平台还是空白。考虑到建设工程的建设单位或施工单位跨区域的较多，城建档案管理部门对外服务的局限性也较大。对此，可以试行与本省其他地州市城建档案馆形成的城市建设档案信息“跨馆”服务利用的模式。采用城建档案信息系统和互联网相结合的方式，联通本省各地州市的城建档案信息数据，建立起“跨馆”城建档案信息服务平台，使“跨馆”的城建档案信息能互通互用，使公开的档案信息资源达到共享。

另外，为了更好地共享“跨馆”档案服务，各城建档案管理部门要建立好档案编研信息平台。将编研的档案成果通过“跨馆”式的档案信息服务平台公示，为广大档案利用者提供有价值的信息服务。

（2）利用好人工智能化对档案信息化平台的服务。建立智能客服，应是档案信息服务平台不可或缺的一部分。用户在注册登录档案信息服务平台后，可以通过智能客服窗口进行交流，对公开的城市建设档案信息进行自动化处理。让档案利用者足不出户，为其提供更快捷更方便的档案信息服务。实现档案管理部门公益性服务机制，全民资源共享。

（3）根据档案的密级程度，确保档案信息在存储和传递、查阅利用上的安全性。城建档案的特殊性，有些会涉及到公共安全等重大问题。故城建档案信息在经过正确的数字化处理后，应专人专管，定期对档案数据进行校正和备份处理。城建档案信息管理系统也要不断更新和优化，网络安全系统更要跟进档案信息平台的服务。目前档案信息管理系统多使用内网的方式登录处理档案信息。但是，若通过外网的方式提供档案信息服务时，为确保网络安全，可研发专门的档案信息杀毒软件，以防止网络病毒的攻击和侵害。

（4）搞好档案信息化硬件基础设施和软件系统建设。建立配套的硬件设施，如办公场所的设置、计算机的更新换代、人员配备等，优化软件系统的管理，如档案信息数据处理系统、存储备份系统、网络安全管理系统等，都是提高档案信息化工作的基础。

3 提高服务意识，提升城建档案人员专业素质，搞好专业队伍建设

服务是城建档案工作的最终目标，是城建档案馆生存、发展的前提。档案管理部门在管理好档案的同时，更要做好档案服务工作。做好服务工作，一要有良好的服务意识，二要有专业的素养与服务能力。

（1）城建档案管理部门及档案工作人员要养成先进科学的档案服务意识。

主动让城建档案服务工作走出去。城建档案管理部门要积极组织工作人员“定期多点”宣传城建档案的重要性和相关法律法规。通过城建档案信息的记载，展示当地城市建筑物的演变。让公民更多的了解城市建设档案，了解当地城市建设发展的历程，了解城建档案工作的重要性。

公示、简化城建档案信息服务流程，档案工作人员要及时履行告知义务。城建档案办公场所内要设置明显的档案服务标示牌。并制定明确的服务流程，通过档案信息网站或电子显示屏的形式公示。对在期限内办结的档案信息服务，档案工作人员要一次性全面告知档案服务对象。

城建档案工作人员要以高度的责任心和端正的态度，耐心提供档案信息服务。档案服务对象较广，对不同的档案服务对象提供档案的方式也不尽相同。通过实体办事窗口和建立“跨馆”式档案信息化服务平台等方式，为社会大众提供更多样化的档案信息服务。档案工作人员在档案信息检索时，速度要快、准确率要高、档案信息要全，要以最简便的检索方式为档案利用者提供最快捷的档案信息服务。对档案信息利用者提供档案资料查阅时，城建档案管理部门要根据本馆档案利用情况，制定完善档案借阅制度，对外借的原始档案要办理合规的借阅手续。同时，档案工作人员要主动及时追踪外借档案的利用情况，做好借阅信息登记工作，定期清理对外借阅的档案，保护好档案的完整性，保证档案的及时归档。尤其值得注意的是，城建档案的特殊性，档案工作人员在提供档案服务时，对涉及保密性的档案应慎重甄别、严格遵照档案借阅制度，为档案查阅利用者文明服务。

（2）要加强专业队伍建设，提升专业服务能力。

专业队伍的建设可以通过自身自主学习、业务培训以及人才引进来加强。就自主学习而言，由于城建档案的专业性，要求档案人员既熟悉城建专业法律法规，又要掌握档案工作法律法规。所以，档案工作人员可根据自身情况定期适时学习相关法律法规，这是提高档案服务工作质量的前提。

城建档案管理人员也要跟紧步伐，形成现代化的管理思想。城建档案管理部门在引进高科技人才的同时，也要注重现有人力资源的开发和利用。要为档案工作人员提供系统的业务培训和更多的学习机会，或以与其他专业档案馆横向交流的方式，借鉴其先进工作经验和方法来提升档案人员的专业水平。

信息技术的进步，档案信息化飞速的发展。对城建档案服务工作提出了更高、更深入的要求，先进的硬件设备及系统软件建设、复合型的档案专业队伍建设等等。从而要不断拓展城建档案服务工作思路、细化城建档案服务工作方法，使城建档案服务工作与时俱进，最大化城建档案信息价值，为社会服务。