创建世界一流示范企业档案工作研究

文/高向丽 李 芳 汪艳霞

档案室是企业的文件信息存取中枢、档案资源保管基地、档案知识服务中心、文化展示平台。神东煤炭集团档案室作为神东矿区唯一的档案专业化管理单位，做好档案管理工作，对于助力国家能源集团建成世界一流示范企业具有重要的意义。随着企业内外部环境发生深刻变化，神东档案室亟需突破传统的思维方式和工作模式，创新理念，调整方式，拓宽领域，为创建世界一流示范企业做出贡献。

一、神东档案管理现状

神东煤炭集团档案信息开发利用工作采取“集中统一管理，分级负责”的体制，其中，公司机关各部室及中心区未设档案室的单位所形成的档案资料由公司档案室统一管理；基层单位档案室负责本单位形成档案的保管利用。

公司档案室承担公司档案保管、利用职责和公司档案事业管理职能，主要负责公司各类档案管理、档案开发利用、档案统计、档案人员培训及公司重大建设项目档案业务指导和验收工作；按规定及时接收、整理、归档、保管公司档案，为各单位提供借阅利用服务；推进公司档案管理信息化建设，提高档案管理应用水平。公司档案室配置了大型数据库、服务器、交换机等设施设备，组建了数字化加工生产线，已建成数字化档案馆，系统存储机读目录166万余条，文字约1270万页，图纸35万幅，形成近18.2TB的档案数据库。

二、神东档案管理工作面临的困难和挑战

神东档案室成立于1998年，经过三十多年的发展建设，神东档案室已发展成为藏量丰富、设施完善、人员齐备的综合性档案馆。但随着企业发展建设，区块链、大数据等信息化技术的不断进步，特别是在创建世界一流示范企业的大形势下，对档案管理工作提出更高的要求，神东档案管理工作仍存在一些不足。

1.档案管理工作效率亟须提高

档案管理工作是一项长效工程，需要人财物投入和各部门、各单位的有效配合。但是档案工作相对边缘化，档案管理得不到足够重视，基层档案管理人员多为兼职，档案管理工作的有效投入时间不足；相关部门和单位配合档案管理工作不够，重要档案收集不全、整理滞后和利用不足等。同时，档案管理工作亟需应用高效率的替代性技术手段，推动档案管理从粗放式的手工管理向精细化的系统管理转变。

2.实体档案管理基础需要夯实

由于档案员不掌握档案形成过程，无法有效催收，仍有部分重要档案留存个人手中甚至遗失。此外，现有档案管理标准限于对已有实体档案的保存管理，对实体档案收集工作尚未建立管理考核机制，导致部分档案流失。同时，个别基层档案库房未定期进行防虫和防尘处理，温度湿度不达标，影响实体档案寿命。特殊载体档案的存放环境不达标，且未进行定期复刻。

3.档案信息化管理缺少顶层设计和统筹规划

档案信息化建设滞后信息技术的发展，制约档案工作效率的提升，主要表现在：档案信息系统分散建立，系统功能落后、数据管理和分析及转化不足，无法实现档案系统与前端各业务系统平台的有效集成，影响档案资产的质量和价值；电子档案缺乏合理收集方式，网站信息、工业数据、系统数据等存在管理风险；传统档案收集不能满足业务需求，如电子数据标准等收集存在难度，缺乏有效的实施规范标准。

4.档案资源开发不足、价值发挥不够

现有档案资源缺乏深度整合，未形成特色档案产品体系；档案资源分析与挖掘不足，如重大价值的档案编纂、编史修志等，不能满足更深层次的服务需要。档案资源价值发挥局限在利用查询和凭据方面，为运营决策提供参考、为工作提供佐证等效能发挥不足；档案的价值发挥方式被动，政治、文化价值几乎未发挥。

5.档案工作人员队伍建设亟待加强

缺乏针对性档案实操业务培训，基层档案人员业务能力薄弱，影响档案工作效率和成效。档案业务指导人员不了解业务工作，不能有效发挥指导作用。

三、创建世界一流示范企业档案工作的思路

创建世界一流示范企业档案工作要瞄准世界一流示范标杆，着力推动档案工作智慧化、专业化、精益化、价值化、品牌化，提高档案工作服务质量和效益。

1.档案工作智慧化

一是推进企业数字档案馆建设。以数据为驱动，完成档案室所有馆藏实体档案数字化，推进基层单位实体档案数字化建设；尝试非结构化数据的结构化转化，推进档案系统的升级改造；推进电子档案的收集，逐步完成档案向信息转化，信息向资源转化，为档案的价值创造和效率提升奠定基础。

二是提升档案服务效率和效益。借助数字化、网络化手段，实现在公司内网直接全文检索和浏览电子档案，推动档案实体管理向信息资源管理转型。构建档案大数据，加大档案信息利用统计分析、科技档案过程管控以及档案资源开发，运用信息化手段做好档案借阅的统计和指导利用服务工作。变机械档案服务为主动档案服务，借助智能技术对用户检索、浏览和下载信息开展分析，并获取用户个性化需求，从而针对性丰富档案服务产品。

2.档案工作专业化

一是培养专业的档案工作人员。通过人才培养、优化绩效考核和人力资源配置，充分、合理地利用人力资源。从创新工作方法、调整工作流程、工器具改进三个方面着手提效，配合定额量化、精细化管理，激发人员能动性，进一步提升效率。

二是打造专业的档案服务团队。选择高精尖技术人员组建档案服务专家，指导帮助用户快速、准确找到所需知识和信息。选取不同专业的人员临时组建服务团队，全面梳理、分析档案资源，提取有效信息，为公司决策、技术攻关和管理运营提供档案支撑。

3.档案工作精益化

分析神东档案管理特点，细化档案收集范围，做到应收尽收；优化作业规程，改进作业方法，改善档案作业工器具；提升档案整理入库效率；搭建简道云平台，建立神东档案企业微信公众号，开放档案条目数据库，提升档案利用服务的质量和效率；改善档案实体存放环境，科学布局库房管理，提升库区管理水平。

4.档案工作价值化

一是变“档案库”为“思想库”。档案文献是企业资产的载体和证据，具有珍贵的价值。要深度挖掘神东精神背后的故事，编研高质量的理论成果，教育引导职工回望神东开发建设初心，坚定干事创业的信心，共同推进世界一流示范企业建设。

二是变“神东档案”为“神东方案”。神东档案蕴藏着诸多有价值的信息，面对企业高质量发展要求、能源科技革命新挑战和打赢污染防治攻 坚战形势，要强化战略思维，挖掘、总结、应用好这些珍贵的档案信息，贡献“煤炭清洁高效利用”的“神东方案”。

5.档案工作品牌化

一是提供定制档案服务。档案室要改变服务策略，预先了解各单位、各部门的职责范围，了解用户的信息、知识需求，有选择地收集、汇总相关信息，提前将用户所需的信息、知识传递到用户手中。

二是抢占行业档案标准话语权。对空缺规范进行研究，实现收集整理标准的固化，资料审定标准的统一，建立信息化项目和基础业务管理档案的标准，规范信息化档案的归档范围、归档流程，填补行业档案标准空白，提高公司的影响力。

三是发出档案的声音。扎实做好档案宣传工作，从业务、成果、方法、作用、意义入手，组织案例、创新、评优工作，同步进行宣传，改变员工对档案工作的认识，获取理解和支持，打造神东特色的档案品牌。