多元化需求背景下大数据档案服务模式创新

李成杰

（兴安盟委党校，内蒙古 乌兰浩特 137400）

一、用户对大数据档案服务需求日趋多元化

1.用户需要多样性、便捷化的大数据档案服务

档案服务一直遵循“你去馆，我去找”的方针。场馆资源是档案单位服务的全部内容。外部资源不属于档案，不属于服务义务范围。但是档案馆的信息资源非常少。即使馆外资源总量大大超过档案单位解决信息内容的能力，也被迫流出馆外。大数据时代，馆外资源，尤其是大数据资源，已显示出自身的优势和使用价值，应纳入档案服务内容范围，扩大档案服务内容范围。

档案服务一般由档案管理员根据用户要求提供，这是服务的一个表面案例。大数据时代规定档案和信息服务“流行”，更注重用户的个人行为。根据对用户真实身份记录的分析、查看记录、检索方式、应用结果等数据分析，得出用户的应用需求和应用习惯，进而开展旨在满足用户个性化需求的档案服务。社会发展，针对每个档案用户开展特殊问题的分析、检索和管理决策，追求完美的档案服务内容多元化和精细化管理[1]。

2.需进一步定位用户结构，促进服务精细化

过去，档案资料单位的关键是为党和国家有关部门、为政府机关事业单位、为国家公务员和职工服务。他们是大型档案馆最直接的受益者。面对新形势，我国更加注重对惠及民生项目的档案和信息资源的收集工作。档案和材料往往为大量的人服务。要为城市和人民的发展服务，为新型智慧城市的基础建设服务，要谋划新农村服务工程，服务农村百姓。

将用户从线下推广扩展到线上，是档案服务对象的又一变化。大数据时代，大数据畅通，数据丰富多彩，档案数字化逐步进入。档案服务对象增加了一批新的用户资源——大数据用户。他们将不再需要亲自去档案馆解决线下问题，足不出户就能搞定。无论是需要帮助还是免费上门，他们寻求帮助和咨询的个人行为都在不经意间成了档案用户和档案的潜在用户[2]。

二、影响大数据档案服务创新的主要因素

1.存储问题

在大数据的环境中，档案管理遇到两个难点。一是足够的管理和空间；另一个更关键的是长期管理的安全性。首先，档案的多媒体方式使档案管理“一刀切”的方式消失了。大数据时代，档案管理依赖于高度可扩展的非关系型数据库查询（NoSQL），可以用来构建烦琐且不断增长的数据信息，但在性能上不如传统的关系型数据库查询（SQL）管理质量指标。存在诸多网络安全问题，对档案的长期管理构成很大威胁。其次，档案根据使用价值的大小在一定期限内保管，入库者基本归属于信息档案的保存，必须保证其肯定的安全性和长期可用性。在档案室保存最好的纸质档案也会随着光线和环境因素的推移而褪色，打印纸也会老化。如今，有不同类型的档案数据、不同的媒体和材料。长期储存需要大量的精力和时间。就像光盘档案数据的基本理论一样，管理期限为二十年，但大多数光盘管理两年后不会打开。在大数据时代，尤其是档案和数据档案的长期管理，媒体、档案格式、电子信息技术落后，管理技术标准不完善，随时随地都存在潜在威胁。

2.服务方式

档案室作为档案服务的实体组织，拥有庞大的档案资源。传统的档案服务基本依赖于馆藏，档案用户必须亲自到当地或档案保管处盖红章确认，当地档案室进馆查验。大数据时代，相对发达的大数据开辟了档案资料的远程服务方式。无论是处理具体问题，还是开展信息科学研究，都可以通过档案网站的互动交流公告板与档案馆建立联系。

大数据时代也推动了档案室个性化定制和智能系统推送服务方式的开放。档案馆员将不再等待用户前来服务。为服务来到展馆的少数人将充分利用网络提供在线服务，同时，推动线下用户服务。他们对在线用户的问题和答案进行了解答，并且很小心。记录、分析、跟踪用户需求，掌握用户需求和应用偏好的发展趋势，观察他们在使用查询档案时是否还想了解更广泛深入的隐性知识和智能消息推送。提供用户感兴趣的知识服务。

3.安全问题

大数据时代，面对众多档案，传统的人工管理方式和单一的电子计算机录入、查出方式已经跟不上数据完善的步伐。档案单位正在逐步应用云技术来辅助档案管理。云计算技术具有运行规模大、稳定性高、实用性强的优点。大量归档数据资源选择云技术可以为归档数据单元节省大量财力、物力。但是档案单位的技术关联性较差，IT专业人员很少，无法利用自己的精力开发云技术。因此，档案单位必须寻找与云计算技术提供商的联合合作，为档案单位开发和设计档案。云计算系统的托管，以及这种合作模式的系统软件技术安全防范和安全工作只能由服务商提供。虽然建立了相互控制和义务，但大数据、移动智能终端等技术应用，在数据收集、管理方式、浏览和传输的随机阶段，都存在可能被网络黑客攻击的系统漏洞。允许客户浏览也有可能因身份验证疏忽、滥用权力浏览、控制操纵、数据泄露等安全风险而导致档案面临风险，但档案与数据单位无关。对于档案单位来说，云技术是一种创新的档案管理方式，与网络供应商的合作也是不可避免的，但很多是要兼顾技术核心和产品开发，消除档案的外部的安全隐患。

4.人员管理

现阶段，由于部分档案管理人员主动性低，缺乏专业的服务态度和核心理念。他们在工作中被动，无法推广档案的宣传工作，只能搜索材料。只有当经理给出服务项目时，其他部门才觉得档案的使用对他们来说是有好处的，最终影响了档案数据应用的高效率。因此，在信息时代，档案管理部门应加强调整工作，依托云数据库进行档案分类调整。但是就目前的工作人员而言，在专业能力和综合能力方面普遍存在一定的不足，最终影响档案信息管理的有效推进。

三、多元化需求下大数据档案服务模式的创新策略

1.升级理念，促进档案管理模式转变

大数据时代，一方面，档案资料单位面临着与社会发展分散的档案资料资源的激烈竞争局面。另一方面，随着《政府信息公开条例》的实施，中国积极稳妥推进政府部门信息公开工作。按照规定，中国公民、法定代表人和其他社会组织享有对政府信息的控制权。这种控制权的开放，促使中国公民对信息内容的自主性有更高的规定，他们期望收到大量更合理的信息。加快信息内容、档案、数据资源流动，对外开放成为必然趋势。档案资料单位对档案资料资源的开发设计，应当遵循“以公开为标准，非公开除外”，对超过保存期限的秘密档案，及时公开，并确保“尽可能公开”。可以确保机密档案的安全。数据对外开放程度提高了公众监管水平。档案和数据资源对外开放，有利于推动政府部门信息公开规章制度的落实，改进工作步骤，提高工作效率，保障中国公民的自主权、参与权和表达权。在信息内容方面，更重要的是档案和数据资源的可用性。全社会发展自由流动后，从闭门造车到自主创新、对外开放。

2.需求导向，强化档案管理队伍建设

2.1 抓好队伍建设。只有一流的领导才能带出一流的队伍，才能提高队伍的凝聚力、战斗力。领导要善于团队建设，带领干部队伍，要坚持民主集中制的标准，以身作则、言传身教、信政治、顾大局、讲求实效，发挥好表率作用。

2.2 抓好管理制度。“没有规矩，没有方圆。”一个良好的管理制度不仅可以促进档案管理工作的顺利开展，而且可以维护档案资料工作人员的合法权益。要建立健全行政人员管理制度，完善优秀人才评价制度，完善激励制度，制定公平公正的奖惩制度，不断增强档案工作人员的工作积极性。

3.关注创新，完善大数据档案安全管理

对入库的档案资料进行严格审核，检查档案的管理方式、媒体和内容，严控根源；严格检查档案管理、软件系统、电子计算机、大数据等移动软件机器设备的安全等级，确保档案数据长期管理的安全性能；在加速档案系统工作中，最好是有能力单独工作的公司。在档案系统工作中，没有规范的企业可以依靠社会力量参与，但要严格检查档案系统业务外包管理办法中介公司的资质证书，选择具有合理合法性的外包服务。标准和高真实性，做好外包服务工作中的安全检查，开发智能工作过程视频监控系统，避免业务外包公司窃取档案资料；对网络共享资源的档案资料进行严格核查，按照国家保密信息管理系统分类和维护规定，坚决防止档案资料在传输过程外泄，维护档案私密信息。

4.规范运行，健全大数据档案管理体系

根据我国各项基础建设工作的需要，档案资料管理是我国各项人事工作的重要组成部分。在我国档案资料管理中，实行“局馆合一”的方式，精简了组织机构，但始终表明档案资料管理事务性强，制度性差。它不同于其他党建组织。相比之下，它看起来像“说而不信”。档案信息管理部门管理机制的好坏，关系到档案信息工作发展趋势的成败。随着大数据时代的到来，我国也处于全面推进深化行政部门改革、推进我国治理现代化的进程中。为档案资料管理体制机制的转变和完善提供了突破口，加强行政部门执法水平，提高业务流程的具体指导水平，加强与组织的协作，基本构建扎实、高效的档案和信息行政管理部门为民服务。

结语

根据对大数据时代档案保存总体方案的深入分析和科研解决方案的深入分析，随着大数据时代的到来，对档案保存工作的影响是显而易见的。大数据时代，档案管理工作复杂，档案单位不可能一蹴而就。这些都要求党和国家加大档案资料单位的重视和应用力度，档案资料单位要积极贯彻落实，取得较大成绩，档案资料工作人员要在实践活动中不断理论探索和实践创新。