关于加强教育考试机构档案管理工作的思考

孙 康

（山东省菏泽市教育招生考试院，山东 菏泽 274000）

引言

文件是管理教育考试的重要凭证。考试对于考生来说是非常重要的，考试文件在考试中以及考试后都有着非常重要的作用。此外，教育考试档案是行政部门的责任，接受考生和相关管理人员的检查。现如今，教育考试档案管理的价值越来越受到重视。运用科学的管理方法对相关人员进行管理，使档案信息发挥应有的价值。

一、做好教育考试机构档案工作的重要意义

1.做好档案工作是对招生考试事业负责

档案工作的一项重要价值是实现工作成果的再利用，下一年的工作如何在闭合的卷宗中体现出来，档案可以有效地记录工作活动和流程，帮助我们及时总结改进，提升工作品质，提高工作效率，减少工作失误，实现“规范创新，再规范，再创新”[1]。考试命制、考务组织、招生录取等占据了全年工作的绝大部分，常规工作要及时建档，将常规工作及时建档立卷保存，并对出现的问题进行分析研究、总结经验，提高工作效率，从而更好地指导来年的实践工作，使干部职工把更多的精力和时间投入到创新工作的思考和实践中，促进招考事业高质高效发展。

2.做好档案工作是对社会服务对象负责

招生考试工作离不开对档案的作用，教育考试机构作为面向社会提供招考服务的职能部门，职能是相对固定的，承担着大量与群众生产生活密切相关的社会服务任务。例如，高校招生考试录取档案是考生合法入学的唯一的纸质凭证，自考生考籍档案为考生的学业水平评定提供了重要依据，直接关系到每位考生的切身利益。学校考试机构一定要以对社会服务对象负责的态度充分意识到档案工作的重要性，为考生和家长提供更好的服务。

二、目前教育考试机构档案管理存在的问题

1.档案数据管理意识较薄弱

当前教育考试机构的数据管理实践中，存在着数据基础薄弱、数据应用不深入、数据价值难以评估等问题，阻碍了数据融合与共享，限制了作为基础性战略资源的价值实现，教育考试机构的数据管理工作还任重而道远[2]。实际情况是大多单位的档案管理人员都为后勤人员，文化程度和专业水平都较低，运用现代信息技术的能力较弱，档案管理只局限于整理简单的资料和传递文本的工作。教育测验机构档案数据管理意识较弱体现在档案数据管理意识尚未形成、忽视档案在新的管理阶段的特点、忽视档案数据在新的管理阶段中的特点和对档案数据的价值重视程度不够等问题，使教育考试机构档案数据管理意识淡薄。

教育考试机构为了提高档案数据质量，实现档案数据管理方式从分散到集中，从孤立到共享的转变，为教育考试机构的管理控制和科学决策提供科学依据，降低生产经营风险和成本投入等经济效益认识不足，制约了教育考试机构领导和教育考试机构的其他档案用户对档案数据的价值没有形成科学认识。档案管理更多是基础工作，档案的归纳、目录的整理，都需要背后的大量的时间、精力去完善，而目前大多数单位的档案不同程度存卷宗质量低下，无法检索的问题，使很多资源很难得到多次利用，一些有价值的资源，要想引用或作为佐证，只能靠模糊翻阅，效率低下。

2.档案数据管理方式待更新

档案数据的形成途径主要有两种：一是将已形成的档案资料资料化，使原档案成为可供分析、挖掘的资料集；二是直接从业务系统自动收集高质量的档案资料。现有的教育考试机构档案数据管理方法难以满足高度集中的数据共享和以管理为主导的利用需求。如我国钢铁行业的信息化、自动化融合水平不同，一些先进的教育考试机构已经建立了自己的私有云，或通过建设各种系统实现了管理控制，在一定程度上限制了教育考试机构开放数据接口与其他工业设备互联互通，或通过建设各种系统实现了管理控制[3]。

就教育考试机构内部来说，档案数据没有在内部实现整合和自洽，使原本有很强关联的数据处于分散状态，难以聚合充分发挥档案数据的价值，也不能对于这些数据进行整合利用，对于今后的调查，或者是提取，也有不利的影响，因此，无法满足为教育考试机构提供智能化档案数据服务的要求；从教育考试机构外部讲，教育考试机构之间的数据难以流通和共享。

3.档案数据管理人员能力待提升

高校档案管理人员的素质直接影响到教育考试机构档案资料的管理水平。教育考试机构都是机关事业单位，岗位和人员固定，人员编制比较紧张，管理人员往往把有限的人力资源转向业务办公室。要科学地组织和管理系统中的档案数据，不能靠先进的技术手段组织和管理，教育考试机构的档案数据管理道路能否顺利进行，关键还是取决于是否有专业的数据管理人员。大多数专业的教育考试机构的工作人员都不是来自数据行业，要想在大数据的行业应用工作还需要补课，即使像宝钢这样的教育考试机构，有很强的人才培养能力，能够胜任复杂数据应用的工程师也很少，所以教育考试机构在档案数据管理上除了注重技术应用外，还需要补课，即使在像宝钢这样的教育考试机构，也很少有工程师能够应用复杂的数据。

另外，教育考试机构的档案数据管理人员不满足对档案数据管理的要求，而且在快速迭代难以处理的技术上，缺乏开放性思维，在档案数据管理工作中不能积极学习、利用新技术，能够实现档案数据的质量控制，防范档案数据的风险，提供多样化的档案数据服务，满足用户的需求。

四、教育考试机构档案管理的对策

1.构建教育考试机构档案数据管理机制

数据管理系统是教育考试机构管理人员或教育考试机构领导制定的数据资产管理制度，包括数据资产管理的指导原则，包括数据资产管理的指导原则。教育考试机构档案数据的管理离不开具体管理规范的支撑，它不仅为教育考试机构档案数据管理提供了管理目标、原则等宏观层面的指导，而且为档案数据管理提供了从业务标准、操作指南等微观层面的参考路径，保证了档案数据管理工作的有据性、可行性和可控性。教育学考试机构档案资料管理系统的制定是一个综合建设的过程，涉及管理规范、流程和指导方针等各个方面。资料管理规范从技术和功能两个方面规定了管理流程，涵盖了数据采集、存储处理、传递、利用等全过程；流程和指南则对具体的管理措施和技术行为提供了操作层面的指导。通过制定管理体系和管理规范，为教育考试机构档案数据管理提供了策略指导和操作指南。

在制定标准时，应具体考虑以下几个方面：一是对教育考试机构数据资产中档案数据资源的来源、范围、可能使用的业务规则、档案数据的管理和维护要求等内容作出全面细致的界定，确保教育考试机构档案数据管理工作的全流程都有据可依、有据必依；二是教育考试机构领导层、各业务部门和教育考试机构的领导、各业务部门和教育考试机构的员工，多方共同参与档案数据管理工作，以管理规范、管理制度的形式，为不同角色划分不同的管理职责，促进不同业务部门之间的分工协作。教育考试机构数据管理要整体规划，充分调动教育考试机构全体工作人员积极参与档案数据管理工作，为教育考试机构档案数据管理提供操作规范，使其有章可循，为教育考试机构档案数据管理提供坚实的保障。

2.提升数据管理方式

为教育考试机构带来价值的那些数据，是那些经过分析处理后，流向各个环节并提供决策支持的数据流，既在数量上具有相当规模，又在质量上满足准确、完整、可用性、规范等要求的教育考试机构档案数据资源，在各种智能算法、平台、系统、设备中都有用武之地，充分实现教育考试机构档案数据辅助决策、业务创新和管理创新。大多数教育考试机构都有几十年的历史，其中大量的数据沉淀在操作、管理、流程、质量、工艺等各方面，但是在数据质量上仍存在一些不足，加强数据质量控制就是为了有效地处理数据质量问题，具体表现在档案数据资源建设和数据质量提高两个方面。

要明确教育考试机构现有的档案数据资源种类、不同档案数据资源的分布，开展档案数据资源建设，是有效开展档案数据管理的重要准备工作之一。为了解决教育考试机构档案数据孤岛现象众多、数据标准不统一、档案数据管理工作缺乏统一规划、档案数据管理工作面临的诸多问题，建议从教育考试机构数据资产的主数据分析入手，开展档案数据资源建设。

3.加强档案数据管理人才保障

为了培养新的档案资料管理人才，教育考试机构除了要提高现有档案资料管理人员的素质外，还可以加大对档案资料管理的人才引进力度，具体操作可以是聘请相关数据学科专家参与到档案数据管理工作中来；也可由教育考试机构提供理论与实践相结合的具体操作，也可聘请相关数据学科专家参与档案数据管理工作；或教育考试机构提供理论与实践相结合的具体方案，为教育考试机构提供数据管理、数据应用、提高高校学生档案数据管理的具体平台，为高校学生提供理论与实践相结合的平台，培养新的档案数据管理人才。

结语

新一代档案资料管理人才的培养，除提高教育考试机构现有档案资料管理人员的素质外，党中央、国务院正加紧推进新一代档案资料管理工作，努力建设新一代档案资料管理系统，以提高教育考试机构档案资料管理人员的素质。强化教育考试机构档案管理，既是档案工作自身的需要，也是招考事业发展的需要，更是教育考试机构每一位员工应尽的职责。