机构改革后加强自然资源档案管理的若干举措

乔 云

（铁岭市自然资源事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

引言

做好自然资源档案是时代赋予自然资源系统档案管理人员的新使命，档案管理人员必须有政治自觉，提高政治站位，借助此次机构改革，依照对于资源档案管理的新要求，按照高标准、高要求，进行自然资源档案管理工作。为提高此次档案的工作效率与业务能力，本文结合档案信息化、档案保密技术、档案风险管理和移交归档工作展开讨论，期望给各单位开展档案工作提供新的思路。

一、自然资源档案管理的现状

1．自然资源档案的完整度不高

由于基层自然资源局工作人员，自身自然资源档案管理意识薄弱，缺乏科学系统的自然资源档案管理方法指导，他们在进行文书归档时往往不够全面和完善，导致后续许多重要文档遗失或难以找寻，致使档案完整度以及查找资料及时性不能得到保证，导致自然资源档案无法发挥其 价值。

2．自然资源档案的信息化程度不高

由于自然资源档案涉及年限跨度之长，许多过去的自然资源档案，往往是以文书形式保存在基层中。由于缺乏硬件设施，以及档案信息化工作未受重视，目前自然资源档案信息化程度不高，制约了自然资源管理工作效率，无法达到系统规范的要求。同时，文书资料的保存条件比较严格，许多珍贵的自然资源档案有可能因储存不当而无法使用。因此，虽然在计算机应用大范围普及的当下，由于硬件设施的缺失和原始自然资源库的庞大，许多自然资源事务服务中心并未开展用计算机进行档案管理，由此可见，自然资源档案的信息化程度不高。

3．自然资源管理人员缺乏专业知识

自然资源管理工作要求工作人员有较高的专业性，以及融会贯通的能力，一般进行档案管理工作及考验工作人员的归纳整理能力，这就要求工作人员具有过硬的专业素质以及相关工作经验。同时其综合素质，包括资源管理意识以及计算机应用水平也影响其今后的工作发展，因此，许多工作人员由于缺乏专业知识，资源管理意识淡薄，经其整理的自然资源档案内容往往浮于表面，未能被深入分析，因此，其整理的各类档案往往关联性不大。他们在进行自然资源档案管理工作时仅仅做到了保管好档案，这在新形势下缺乏竞争性。

二、加强自然资源档案管理的若干举措

1．在新形势下，提高自然资源档案管理工作业务能力的举措

1.1 提高思想站位，正视自然资源档案管理工作的重要性和必要性。档案工作是“对历史负责、为现实服务、替未来保管”的一项工作，在新时代背景条件下，新形势又给自然资源档案管理工作提出了新要求，要更好发挥自然资源档案管理工作的职能作用，这是面向整个自然档案管理工作人员提出的新考验，也是自然资源档案管理工作发展的新机遇。每个工作人员需要做到统一思想，牢牢树立为民服务的宗旨理念，提高政治站位，积极为更好地进行档案管理工作出谋划策，树立“为党管档”的宗旨理念，保证思想先进，认真贯彻落实习近平总书记关于档案管理工作的重要指示，为做好新时代档案管理工作而切实努力。

1.2 依靠时代背景，把握形势，主动应对自然资源档案管理工作的新考验。机构改革给自然资源档案管理工作提出新要求的同时，许多新问题亟待解决，为了积极应对工作中的问题，捋顺工作思路，做到档案规范化管理。档案工作人员要有面临新挑战的思想准备，有解决实际问题的技能准备，不断提高业务能力，时刻准备应对新考验，以积极的工作状态，应对新形势下自然资源档案管理工作提出的新挑战。

1.3 补充知识储备，提高自然档案管理工作的业务水平。为切实做好新形势下的自然资源档案管理工作，要求自然档案管理工作人员具备良好的业务能力，具有坚实的专业基础和计算机素质。因此，各级单位要开展好业务培训工作，加强各工作人员之间的业务交流，帮助参训人员补充新知识，掌握新技能，解决新问题。开展业务培训工作时应当着重组织与信息化、保密管理、安全风险管理和档案移交工作有关内容的授课，使得自然管理工作人员能够加深对档案专业知识的理解，以创新和可持续的新思路，解决自然档案管理工作的新问题[1]。

2．建立完善的标准体系

为了保障自然资源档案管理工作，能够有效科学的进行，需要依据完善的标准体系作为行动指南，指南中必须界定档案的业务规范以及档案电子信息化的标准规范。一方面，为了保证自然资源档案的完整性和系统性，在进行档案收集工作时，应界定明确的收集范围，在进行移交管理时应当具有接收规范，标准体系中应当明确有关分类标准、保管年限以及负责人等方面的规范；另一方面，在当前机构改革的背景下，档案信息化管理已经成为新趋势，因此，在进行档案信息化管理时，应有完备的技术标准规范，应当对文件的格式、录入字符、数据接口、文件组织有统一的规范。现存标准并不足以应对机构改革形势下对资源档案管理工作提出的新要求，为加快自然资源档案管理工作的数字化进程，建立科学的、全新的、高效的自然资源档案标准体系，应当是各自然资源档案管理人员的首要任务。

3．推进数字化进程，建立更先进的资源管理档案系统

3.1 不断完善基础设施建设。与过去的文书档案管理工作不同，数字化自然资源档案管理对于基础设施，提出了新的硬件设施要求，应当完善计算机硬件设施和网络系统的覆盖，依照《电子信息系统机房设计规范》的要求，建立B级以上的数字档案馆机房，确保数字档案能够在各网络信息点安全保密的传输，同时也要保证相关信息的公示，确保工作系统的透明性和公正性。自然资源档案的机密内容，应当有足够的安全保障体系，相关部门应当确保建立防火墙、病毒扫描、防入侵，日常维护和资产审计有关的安全体系，建立完善的安全管理档案，做好安全评价工作和应急预案，切实确保文档安全，确保自然资源档案能够稳定运行，提高抵抗各种风险的能力[2]。

3.2 建立可靠的信息管理系统。先进的档案信息管理系统，是高效开展信息管理工作的基础和核心，当前可以借助数字信息技术实现建立可靠的信息管理系统。“收集、管理、保存、应用”是信息管理系统的四项基础业务，同时信息管理系统也要具备其他的系统配置功能。利用信息管理系统可以对自然资源档案进行自动化的管理，包括归纳整理、分类存放和随查随取等工作，能够按照档案的接收、管理、利用的顺序进行模块化系统设计。依照这种模块化设计，档案管理系统允许有授权的接口进行档案整理出入库、储存管理、档案检索调阅、档案编辑修改、档案审计分析、档案统计汇报等操作，允许用户设置各项权限、分类管理应用各种文档。通过建立可靠的信息管理系统，可以提高自然资源档案管理工作的高效性与有序性，建立起有目录的可检索的数据库，方便工作人员对自然资源进行调阅和管理，大大提高了日常办事效率，满足各项需求[3]。

三、在机构改革后进行自然资源档案管理需要注意的问题

1．注重结合各种数据的联系，加强档案的关联性

由于自然资源档案涉及的业务较广，信息来源广泛，包括地籍信息、地质勘察等资料以及大量的业务数据，为确保电子文档储存时能更加具有关联性，在档案与业务数据之间形成有机的联系，方便进行文档调阅与查询，应当基于数据的全生命周期管理角度，在构建文档管理系统时，应当建立自然资源文档与业务文档相对应的规范，进行文档归档时强化与业务数据的对接，建立起相互关联，从而更好地完成各项业务，指导业务人员进行决策等。

2．创建有规划的存储模式

当前各级单位的自然资源档案往往是在本单位内部进行管理储存，然而在实际工作中，由于资源的分割使得跨区域共享资源数据成为难题，因此，在现阶段进行自然资源档案管理管理工作时，应当加快构建互通平台，实现市区两级档案统筹管理。由于全市范围内的自然资源数据量十分庞大，因此，可以采取分布式和集中式相结合的存储管理模式。在大范围上建立集中式的管理，制定统一的规章、分类条目和业务流程，在集中管理的前提下，各级单位可以构建分布式储存资源架构，各级单位利用独立的服务器对档案进行电子化存储，可以有效地扩充存储容量，减轻集中存储负担，提高运行效率，进一步提高自然资源档案管理系统的可用性[4]。

3．结合人民需求，开展透明化业务

为民服务是宗旨，建立数字化的自然资源档案管理系统，应当充分考虑人民需求，开设线上查询服务系统，提供自助查阅的档案资源库，给有需求的人民提供专业可靠的数据，可以利用线上推送，为民众提供更加具有温度的服务。同时应当注重结合各种先进的身份识别系统，开展更加安全的业务办理服务，充分结合人民的需求开展各项业务，保障人民的利益，不断实现便民、利民的服务理念。

结语

为确保机构改革后的自然资源档案管理工作有效开展，各级工作人员应当统一思想，提高站位，不断提高业务能力，积累工作经验，在允许的范围内进行更加有创造性的设想。认清当前资源管理工作的不足和进步方向，结合各单位实际情况，采取各项有力措施，推进自然资源管理档案数字化的进程，逐步完善自然资源管理系统，不断提高业务水平，为民服务。此举可进一步完善当前档案管理体系，进一步推动改行业向前发展，在一定程度上可推动社会经济向前发展。