条码技术在医院档案管理中的实践与成效

徐烈烈 吕 佳

（锦州市中心医院，辽宁 锦州 121000）

一、条码技术于档案管理中的背景

1．条码的概念

从“条码”的概念入手，从下面多个角度与维度对条码进行分析审视，首先，条码是一种承载计算机信息技术的方式，使用的方法是通过对条码、图块以及二维码等图形符号进行编码从而实现信息内容的一种特殊表现形式，故而可以将其视为一种机器语言[1]。其次，条码是一种具有可阅读性的图案形式，工作人员可以借助使用扫码仪以及智能终端设备对其条码的信息进行翻译读取，使其作为承载信息编译的报文。再次，在现代的网络技术加持下，信息技术能够在计算机中进行高效完整的传送，所以也可以将条码看成一种新型网络技术。最后，条码是具备一定的储存功能的，能够将信息以图形的形式储存下来，转变成一定的空间形式。目前，一些三维条码能够储存较大容量的信息，能够将其看作一种新型的信息储存模式。

2．条码技术的基础理论

目前，医院档案管理中的条码大部分使用的还是一维与二维，而一维的条码构成主要有黑白纹、阔纹以及窄纹几种。而二维主要是由二维的平面中特别的黑色与白色图块所构成的。当工作人员使用相关的光电扫描设备进行扫描时，一维或者二维的条码图形便会转化为相应的电流信号，随后经过计算机进行图形加密技术的计算，输出为计算机识别的二进制信息，并经过系统进行自动识别对内容进行可视化的展示[2]。

二、条码技术于医院档案管理中的应用优势

在之前的医院档案管理工作的常规操作里，档案管理工作步骤繁杂，具有显著的人工管理的特点，在对医院的档案管理进行整理、借阅以及返还时还要对相关信息进行大量的手工信息的输入，对于人工的依赖程度非常高。在过去传统的模式背景下，医院的档案人员管理操作难度大，错误率高，在进行工作整理时也会背负很大的责任压力，不能快速及时更新相关档案的信息，造成信息滞后性，难以快速有效将相关内容进行更新。如若使用条码技术，则会对上述的情况进行大大的改善，帮助医院档案的管理工作高效开展。

第一，条码系统的识别速度很快、准确性高并且十分可靠，档案人员在完成采集以及归整等常规性的医院档案管理之后，能够在计算机上形成相应的图形，通过打印机将其进行打印，随后粘贴到相应的医院档案袋子上。第二是，当医院的医务管理人员对其进行借阅、归还以及归整的时候，管理人员对于相关物品的检查，仅仅可以依靠使用扫描设备对物品的条码进行识别即可，便可以将相关信息导入到计算机系统当中。

第二，在医务管理人员进行借阅相关文件的时候，工作人员对档案袋上已标记的条码扫码即可，进而可以在系统内自行形成外借的信息单。随后可以将相关的信息清单进行打印，并对借阅人员进行落实签字以及盖章，这样便可以确定资料的借阅相关信息与责任。因此，工作人员能够通过调阅相关的管理信息，对档案的相关信息进行追踪，等相关人员进行扫描后即可归还档案，能够对档案的管理进行实时的跟踪与上传，帮助档案管理人员更好地整理档案信息。

第三，在对档案的整理与收录中既能起到辅助性的功能，还可以起到补充性的功能，相关的工作人员对于档案进行编码归整，能够形成相应的条码信息。然后借助使用手持扫描仪对编码信息进行识别之后，计算机系统内便可以对其图形进行组合排列，将新的档案插入到原档案的信息结构当中，最终完成同步更新。

三、条码技术应用于医院档案管理

1．医院档案管理的需求分析

将条码技术应用到档案管理中，应该从医院的档案管理人员以及医务工作人员的实际需求中出发，对两方的需求进行分析。医院档案工作人员使用相关技术技术应用主要应对有档案的管理、信息管理以及档案调借、归还等多个方面。而医务工作者的需求主要集中于查询、借阅以及归档等几个方面。对于此可以将医院的档案管理主要分为以下几种。第一，基本信息管理。主要对于管理人员的分类以及整理需求，例如基本信息录入、器械设备归档、人力资源归档、政工归档以及患者资料归档，按照不用的档案类型对于信息进行整理以及归档。第二，档案资料的管理。该部分系统主要用于针对医务人员的借阅、查询以及归还等方面的整理，可以根据关键词进行搜索，利用条码进行扫描借阅归还。第三，用户操作权限管理。该部分主要负责利用不用的系统用户进行权限设置与管理，保障档案资料的安全性[3]。

2．档案管理中的条码操作系统

档案管理中的条码操作系统，一般是通过两个方面进行生成与应用，一个是条码的生成，另一个是使用条码。其中生成条码主要是从信息录入—编码生成—编码储存—生成编码信息等几个步骤，主要的使用流程包括有读取信息、处理图像、条码应用等几个步骤。需要特别关注的是，在使用的过程当中，扫描仪与计算机系统两者的连接的稳定性必须得到充分保障，另外，其他各种医疗器械设备以及办公用品都需要在出厂时便具备一定的编码图像，对于这类信息管理，工作人员需要对图像进行直接扫描即可，不需要单独对条码进行操作。

3．条码技术于医院档案管理中的设计

3.1 条码类型的选取。从目前的情况来看，档案管理当中优选的条码为Code 39，这种条码技术能够满足双向需求的设计。而且其特点一是对条码没有长度的限制，与管理档案内容巨大的编号规则相一致[4]。二是该编码起止为“*”，可以进行双向操作，为工作人员提供巨大的便捷性。三是该编码具备自查体系，因此无须设置特殊的编码形式。

3.2 硬件设备的选取。在档案管理工作应用条码技术时，必须具备相关的仪器设备。当前阶段下，条码的输入主要为扫描仪器，例如扫码枪、扫描器等。从理论上讲，这类设备主要通过光学设备对于器械以及资料等进行条码粘贴后进行扫描。此时因为条码不同的图块不同以及条码的造成的反射激光的不一致，将其导入到计算机当中，进行信息化的处理，形成了不同的反馈信号。随后加载到医院档案管理系统的设计当中，根据所购入的阅读设备的不同。输出仪器主要用普通打印机则可。在这个基础上使用纸张的差异来满足不同的编码图形的使用要求即可。

3.3 条码录入的设计。档案管理系统读取条码信息的方法与计算机输入的方法一致，通过键盘对信息进行输入，将字符进行串联，随后在字符串结束之后进行回车。在此基础上，当计算机系统文本框通过输入扫描设备进行识别字符串之后，便可以对获取的字符串进行输入相应的信息。当前阶段，条码图的读取流程中，主要是从开始—检测条码是否扫描—判断条码的类型—对字符进行识别—对差错进行检查—通信接头—结束，这些都是在医院购入的光电扫描设备中进行完成的，因此也不需要对其进行单独的设计。

3.4 条码生成设计。条码生成的过程是利用计算机中的代码进行变换的，最终完成的结果会对条码技术在医院管理中的可靠程度起到决定性作用。从当前的现状来看，使用商业条码编制软件应用到医院档案的一系列管理当中来，是最为经济和操作性强的方式。我们从当前的管理上来看，现阶段较好的条码编制软件主要有两个，一个是CODESOFT，另一个为Barcode[5]。其中CODESOFT的表现形式更佳，并且分为众多的CODESOFT版本可供选择。在整个系统化的搭建过程中，我们也要根据现阶段具有的信息化管理的相关需求对相关的医院的档案系统进行管理，最终来帮助其达到专业化的表现效果。

4．条码技术在档案管理当中的安全设计保障

当前的医院档案资料管理当中涉及很多医务工作人员的相关个人信息、患者资料以及财务数据等，具有很强的保密性质，所以对于条码的安全设计一定要达到相关的要求。其中可以将系统的操作用户进行区分，开放权限有：高级权限、普通管理权限以及其他医务人员的权限。其中高级权限有条码使用以及最高权限，可以对信息进行删改，对相关账号以及设备信息进行修改。而授权普通管理人员只可以对自己的账号与个人的相关信息进行修改，可以将条码进行生成、扫描以及归档等操作；而其他医务人员的操作主要是查看档案、借阅以及归档等。以此为基础建立人力资源的相互连接，设置不同的权限等级，这样既可以避免非档案部门的越界，也可以保障信息的安全性。

结语

综上所述，为了探究条码技术在医院档案管理中的实践与成效。从对条码从机器语言、编码、网络以及记忆形式等四个方面进行分析，从条码的概念着手进行分析，深度阐述条码技术的应用。从分信息识别、档案归属、档案收录等三个部分进行详细讨论，探究其在档案管理中的优势，围绕需求、操作、设计以及安全性等四个方面，详细讨论条码技术在医院档案管理中的新思路与新方法。本文从信息识别、安全性等多个角度对条码技术进行详细讨论，条码技术在医院档案管理中具有巨大优势，建议推广。