基于信息化条件探讨干部人事档案的管理与利用

庄乾香

（日照市莒县交通运输局，山东 日照 276500）

前言

在电子信息发达的背景下，计算机已经逐渐成为现代化办公工具。为此事业单位要紧随时代发展潮流，在干部人事档案管理与利用中有效利用现有的信息化条件，正视传统干部人事档案管理中存在的不足。本文将详细阐述干部人事档案内涵，以及如何利用以信息化条件管理和利用干部人事档案，相关观点仅供参考。

一、干部人事档案概述

1．干部人事档案内涵

干部人事档案是指人事等部门根据相关政策，在人工、选拔和培养干部中，得到的一种详细、全面、准确的文件与材料。其详细、真实地记录了干部的工作业绩、思想品德、工作作风、个人经验、工作表现等内容，可以为干部合理选拔和考察提供可靠的依据，在国家档案中发挥着积极作用。

2．干部人事档案作用

在干部管理中，干部人事档案发挥着不可替代的作用。主要体现在以下几个方面。首先，干部人事档案，客观真实地记录了干部的工作经历。其中包括担任过什么样职务、岗位工作范围、工作成绩、工作绩效等[1]。通过利用干部档案可以更加深入、全面地了解干部的真实经历，干部的思想政治面貌、干部的个人素养，这些都是干部管理中必不可少的材料。其次，干部人事档案是选拔与任用干部的重要依据。在选拔人工干部过程中，要严格遵循知人善用的原则。干部人事档案可以为干部选拔任用提供更可靠的参考依据。事业单位要以干部任用实际情况为基础，及时更新和维护干部人事档案信息，进而为信息真实性与可靠性的提升提供必要保障。同时，可利用计算机软件构建完善的人事档案分析系统，建立完善的干部档案信息数据库，为干部选拔任用提供优质服务。最后，干部人事档案可以为日常管理工作提供重要依据。一般情况下，干部人事档案可以为干部个人提供平等待遇，为干部工作顺利开展提供薪酬变动凭证和党团关系凭证，为解决干部待遇等问题提供服务。

二、干部人事档案管理与利用中存在的不足

1．干部人事档案管理方式单一

在人事档案管理中，无论是何种类型的工作岗位，如军人、学生、干部、工人、教师等都会使用统一的格式，进行统一分类，使用统一的保管方法，无法根据实际的情况，制定有针对性的标准来管理人事档案，最终会形成千人一面的问题。受到经济、技术等因素的影响，很多事业单位没有及时更新设备设施，档案管理信息化程度严重不足，对于计算机应用仍然停留在数据收集和文字处理上，使用的工作方式落后，在查阅调卷、编目立卷等方面停留在传统的方式。以纸质档案为主，很少会使用先进的光盘技术，档案数据库的建设与信息技术的基本要求有着较大的差距。

2．干部人事档案管理意识薄弱

现阶段，部分事业单位管理人员对干部人事档案管理缺乏足够的重视，管理意识差，并没有将干部人事档案管理工作列为重要项目。干部人事档案管理直接影响着每个干部的利益，影响着事业单位干部工作效果，为此提升对干部人事档案管理工作重视度是十分必要的。而实际上，部分事业单位领导人员和档案管理人员对干部人事档案管理重视度不足，管理观念落后、陈旧，这导致干部人事档案管理工作处于被动的状态，会大大降低管理质量和效率。并且部分事业单位在干部人事档案管理方面投入力度不足，相关制度建设缺乏规范性，管理队伍力量不足。干部人事档案管理人员知识薄弱，不能全面掌握和熟悉工作流程，专业能力不符合相关要求，这些问题的出现会大大降低干部人事档案管理工作水平。

3．干部人事档案管理不完善

档案管理不完善是干部人事档案管理中存在的突出问题，例如，干部的专业技术资料和教育背景资料不全。随着社会的发展和进步，事业单位对干部的专业技术、学历等提出了更高的要求，很多干部会通过进修、函授等方式取得相关的学历，但是并没有及时将相关资料上交给人事档案管理部门，使干部档案中缺乏职称、学历等相关资料，这导致部分资料无法有效补充。同时，部分干部入党资料缺乏完整性和齐全性，很多干部会将入党资料遗留到曾经的工作单位，当更换工作单位后并没有及时接入，出现转正申请书、入党申请书等材料丢失现象。此外，部分干部工资表不完整，没有将任免考察材料上交，也没有及时归档工资表，这会大大降低资料的完整性。

三、基于信息化条件干部人事档案的管理与利用措施

1．提升干部人事档案材料质量

一方面，事业单位管理人员要从行动、思想方面，提高干部人事档案管理的重要性，真正把干部人事档案管理作为人事基础工作。同时，要建立与部门、考核、量化工作相适应的质量考核体系，推动干部人事档案管理向科学规范化方向发展。事业单位也可以建立完善的竞争淘汰制度，通过制定该制度增强干部人事档案管理人员的危机感和责任感[2]。另一方面，要及时补充和优化有个性的干部人事档案材料，保证干部人事档案内容与人事档案主体多元化、社会职能多样化保持一致。

2．提升干部人事档案资料归档的规范性

首先，事业单位要提升干部人事档案材料收集长效机制的完善性，有效结合突击性收集、长期性收集、普通收集，提升档案收集制度的科学性和有效性，充分发挥档案管理人员的主观能动性，避免工作随意性和盲目性，提高人事档案资料的真实性，提高人事档案收集的流程化和标准化程度。其次，有效打通和拓展人事档案来源和渠道。在法律和道德范围内拓宽干部人事档案的来源和渠道，保证材料来源的广泛性、真实性。最后，健全干部人事档案归档制度，提升干部人事档案管理工作水平。充分发挥现代信息技术的优势，及时、有效地处理与归档要求不符的材料，利用计算机网络技术和现代化通信工具，督促档案材料办理进度。

3．制定科学的电子档案管理措施

首先，有必要建立统一、科学的电子文档管理标准。统一领导和规划档案管理和文件管理，保证二者协调统一。制定统一、科学的电子文件归档管理标准。在受理电子文件时，需要准确识别归档电子文件信息内容的真实性和原创性。将文件管理的筹备指导和控制工作纳入档案部门的工作职责，确保档案管理的各个环节都在档案部门的统一指导下进行。

其次，严格控制电子文件的可转换性，确保电子文件的安全。电子文件可以存储在不同的载体中，并且可以相互转换，包括签名、印章等内容，通过使用计算机粘贴、复制等功能达到完全一致的目的，这虽然可以保证电子文件的真实性，但是无法确定其是否为原始档案。实际上，可以利用计算机更高级的功能保护电子档案，例如，将文档设置为只读的模式，加密部分文件或者特定保护文件。由于计算机系统中的信息具有较强的独立性，这大大增加了系统中信息删减、更改的便利性，而且修改后会形成一个全新的文件，根本看不到修改的痕迹。在这种情况下，如果没有备份，原始文档就会消失。为此，档案管理部门必须及时对第一手文件和电子数据进行备份和归档，以确保日后能够更加准确的使用。

最后，控制与管理电子档案的使用。对电子档案的使用，制定相应的安全措施。有效管理电子档案的信息内容，利用系统跟踪使用全过程，并自动生成相关记录，为今后查证提供证据。

4．加快干部人事档案规范化、建设化步伐

提升干部人事档案内容、分类、用级标准的规范性，明确、具体地要求干部人事档案归档时间和归档范围，突出反映干部工作能力和业绩的档案资料工作。档案管理人员在接收干部人事档案材料时，要严格控制纸张规格、字体等方面，拒绝签字、加盖公章、违规的档案材料。积极落实人事档案相关制度，在档案查阅、流转等多个环节，严格按照相关规定和规章办理。

5．完善人事档案管理法律法规

传统的干部人事档案管理更加注重保密性，在现代法治社会，为适应人才工作公开的要求，除了影响国家和社会公共利益的人事档案外，干部人事档案在一定条件下也应适当公开。为此，事业单位必须以人才的流动性和开放性为出发点，兼顾干部人事档案的保密性，改善和优化传统的人事档案管理制度，不断完善和修订现有人事档案相关的法律法规。

6．提升干部人事档案管理人员综合素养

随着科技的创新，时代的发展，干部人事档案管理方式发生了深刻的变化。档案管理人员不再是仅仅整理和查询档案，而是既要懂得档案管理知识，又会应用现代化档案管理的综合型人才。在电子文件日益发展的背景下，必须培养一批既懂得管理，又懂得电子技术的人才，为此要强化对档案管理人员的培训。一方面，在干部人事档案管理中，要从多个渠道引进专业技术水平高的管理人员，聘请责任感强、素质高的人员做好档案管理工作；另一方面，要针对现有的档案管理人员开展专业化培训。档案管理部门要改变结构单一、保管人员过多的档案管理队伍，建立一支结构合理、素质优良、适应信息时代电子档案管理需要的新型档案管理队伍。

结语

干部人事档案是一种专门档案，其真实地记录了干部人员的德才表现、经历，具有十分明显的真实性、现实性、认可性，是全面考察人才的重要依据。为此在干部人事档案管理中，要有效利用信息化条件，增强档案管理工作活力，制定完善的程序管理制度，提高档案管理人员的综合素质，使干部人事档案管理工作有更健康的发展。