新时期事业单位档案管理工作的思考

李雪源

（通榆县劳动监察大队，吉林 通榆 137200）

当前在事业单位的运营管理工作当中，新时期下的档案管理是管理工作当中必不可少的一部分，并且在事业单位的发展过程中起到了至关重要的作用。但是，结合目前我国事业单位档案管理的工作来看，仍然存在着很多问题，如果这些问题不得到解决，就会影响事业单位的运行和之后的发展建设。因此，针对新时期下档案管理中存在的问题，要及时解决，不能忽视，并且针对档案管理中出现的问题，提出有针对性的解决办法，从而更好地为档案管理的发展提供了坚实的基础。

一、档案管理的重要性

在档案管理的过程当中，采用信息化的管理手段，主要体现在将事业单位中的重要资料、相关文件等从纸质版转化为电子版的贮存方式，这样可以节约场地与空间，也可以让档案管理工作效率得到有效的提升，人们在查阅相关文件以及资料时，也可以更加方便、快捷，并且在诸多档案中快速地筛查自己需要的文件，并且通过对于之前记载事件的不断研究，可以从中获取发展经验，为当下事业单位的发展增添新的活力。在当下新时期的档案管理工作当中，主要采用计算机对档案进行编撰、整理、汇总以及保护，这样不仅使档案得到了更好的保存，并且也保证了档案的安全性；对于查阅者来说可以更加方便地寻找相关资料，也节省了档案管理过程中所需要的人力、物力、财力。采用信息化的档案管理模式，不仅对档案管理工作提供了非常大的帮助，也对事业单位的发展提供了动力[1]。

档案记录主要是记录事业单位的发展进程，将以往的历史事件进行编撰造册，档案中的历史事件以及素材具有非常高的收藏价值和新闻价值，可以为事业单位管理工作提供非常重要的参考性意见，并且为管理工作提供了非常重要的理论基础。对于档案实行信息化的管理模式，符合当前社会的发展需要，并且事业单位可以借此作为改革过程当中的理论依据，为事业单位的档案管理改革指出了一条准确的道路，防止在改革的过程当中出现“走弯路”的情况，可以更好地节约档案管理所需要的人力、物力、财力，从而节省了事业单位的财务支出，更好地将资金用在事业单位的建设管理当中[2]。

在当前信息化的档案管理工作当中，将现代技术应用到事业单位档案管理工作中的主要目的在于，能够将事业单位中的档案资料、重要文件等进行数字化、信息化的管理模式，对档案实行有效性的档案管理模式，能够在一定程度上延长档案的寿命，对于事业单位的发展具有非常重要的意义。

二、档案管理中存在的不足

在我国的事业单位的档案管理过程当中，存在着很多不足的地方，其中主要分为以下几点。

1．没有正视档案管理的重要性

档案在事业单位的发展中起到了见证的作用，也是事业单位发展过程中最为重要的财富，档案中包含了事业单位在发展的过程当中，其真实发生的事件和日常生产活动。档案内容包含了很多方面，主要是以人力资源档案、事业单位管理条例等内容，档案形式也分为很多种，主要有文字记录、文书档案、技术方面的档案等多方面内容，档案在事业单位的发展过程当中占据着非常重要的地位，也在发展的过程当中也起到了至关重要的作用，但是当前很多事业单位中并没有意识到档案管理对事业单位发展的重要性。在当前事业单位的发展过程当中，管理者将事业单位的发展重心大多都放到经济效益方面，并且在日常工作中的重心也倾向于经济方面的发展，并且人为档案管理工作在事业单位的发展中并不会起到任何作用，档案管理人员对于档案的管理工作也比较单一，主要是对档案进行整理、储存[3]。

部分事业单位忽视了档案管理工作的重要性，将档案管理长期的工作形式，转化为短期的、突击性的、临时应付检查的工作，正因为档案管理工作性质发生的转变，所以当事业单位发生突发性、紧急性的事件时，极易出现档案损坏、丢失的情况，这为事业单位的工作带来了非常大的损失。

2．信息化管理中存在不足

随着我国信息技术的不断发展，计算机信息化技术也广泛引用到事业单位档案管理工作中。在档案管理中实行信息化的管理技术，可以使档案信息具有一定的完整性，并且在档案传送的过程当中具有一定的时效性，减少了因档案运输所消耗的时间，因此，在事业单位的管理中广泛地应用信息化的管理方式。但是，在信息化的档案管理过程当中也存在着一定的问题，其中主要的是安全问题，在安全性的档案管理技术方面还有点加强，如果造成了机密档案文件的泄漏，会对事业单位造成不可逆的损失。因此，对于提高档案管理安全性的管理模式是管理过程当中最重要的工作之一[4]。

3．档案管理方式较为落后

在传统的档案管理方式中，主要是以纸质档案为主。由于纸质材料的保存具有一定的局限性，并且纸质材料的寿命相对较短，采用纸质方法储存的档案，随着时间流逝，图像失真、字迹逐渐变得模糊等问题就会浮出水面，因此，会造成档案材料丢失的情况。对于一些事业单位发展过程当中珍贵的影像资料来说，传统的播放设备已经很难进行维修或者在市场中找到，这对于影像资料的播放带来了一定的难度，导致没有可以播放的设备，这也造成了资料流失的情况[5]。

三、强化档案管理的措施

1．建立现代化电子资料库

为了提高工作人员的工作效率以及减少阅读者查找资料的时间，需要建立现代化、信息化的电子资料库，这样既提高了工作人员的工作效率，也能节省查阅者的查找时间。当事业单位中的工作人员要对材料进行查找时，就可以登录档案系统进行查找，并且获取相关信息，这样节省了档案管理工作人员的人力消耗，并且能够使事业单位中的人力、物力、财力等得到有效的节约，减少了传统档案储存的纸质消耗，也能更好地的保证资料的安全性[6]。

2．建立档案管理建设目标，完善管理制度

对于事业单位进行档案管理的过程当中，要严格遵循科学的档案管理制度，并且明确在管理过程中的目标，这样才能让档案管理制度得到良性的发展。事业单位在进行档案管理制度制定时，要结合自身的发展情况，将档案管理目标立足于整体，要具有大局观，要综合考虑事业单位档案管理工作的长远规划，在档案管理的工作当中要充分利用其灵活性和实用性，从而做到档案管理工作的持续健康发展。在档案管理工作中，相关人员要不断提升技术水平，不断学习当前档案管理工作的新形势[7]。

要对档案管理工作的相关制度进行不断的完善，只有在不断完善的过程当中，档案管理制度才能得到真正的提高。在对档案管理制度进行完善和制定的过程当中，要明确档案管理制度的范围，并且对于档案登记制度也要不断强化，从而更好地保证了电子档案以及电子数据的安全程度。

3．档案室管理需要运用现代化技术

在我国当前档案室当中，资料主要是由纸质材料组成，纸质材料具有可燃性的特点，因此，在档案室的工作当中，要做好防光和防火方面的工作。所以档案管理的相关工作人员要对档案室当中的消防设备进行定期检查，对于照明设备以及开关等进行及时更换。遏制影响档案安全的不确定因素。随着事业单位的不断发展，档案室中的材料也会随之增多，为了减少人力支出，同时也方便工作人员查阅资料，档案室中可以采取电动密集架，同时将档案进行电子标签标注，当工作人员需要查阅相关资料时，就可以打开电脑系统进行查找，从而准确地找到档案所在的位置[8]。

做好档案的防盗工作。可以在管理的过程当中，利用门禁、监控等设备进行防盗监控工作。对于进出档案室的人员进行相应的权限设置，为工作人员进行指纹录制，只有具有一定权限的人员才能出入档案室，准确了解档案室人员的出入情况。

结语

综上所述，在事业单位的管理工作中，档案管理占据着非常重要的部分，并且也是工作当中一项重要的工作内容。但是，就目前我国档案管理事业来看，仍然在管理过程当中存在着不同程度上的问题，在管理的过程中来说，缺乏完善的档案管理体系制度以及在管理过程当中信息化的管理程度较低，这些问题的出现，不能很好地展示档案管理自身的价值，并且阻碍了档案管理事业的发展。因此，在事业单位的管理工作当中，要结合自身发展的特点，从而对档案管理制度进行不断的完善，将制度完善内容与时代的发展紧密结合，不断提高新时期下档案管理工作的信息化水平。