档案管理在医院管理工作中的重要性

宋云清

（江苏省淮安市洪泽区人民医院，江苏 淮安 223100）

医院强化档案管理工作，能够进一步服务医院各项工作。医院在日常工作开展过程中会产生大量的档案资料和数据，落实对档案资料和相关数据的有效保管，可以为医院后续的发展提供相应的参考数据，方便查询。落实现代化档案管理工作能够实现医院内部高效率的工作开展形式，并且进一步提高医院管理工作的质量，为医院现代化发展建设作出贡献。

一、档案管理工作的重要性

在医院档案管理工作中，不但要从事对文书档案、人事档案资料的管理，财务档案资料的管控以及病例档案资料的储存，同时还要对相关设备档案进行有效的保管，此外基于各类图书档案、建设档案也需要落实相应的管控工作。当下医院档案管理工作面临着较为繁重的事务，而有效落实档案资料管控工作，深入开发档案信息资料，能够确保医院正常高效的运转。例如，针对文书档案的管理工作，其包含行政活动文书等，客观记载医院在行政活动方面的实际内容，是医院的信息库，可以为医院各项工作提供服务，提高工作效益。

落实高效率的档案管理工作，可以进一步规范当下医务人员的道德素养，同时也能够实现对医院内部开展高效率、高质量的行政管理工作。例如，针对医院设备档案资料的管理，其包含了对应的设备购买、使用、维修、保养等相应的记录，相关资料能够随时反映出医院对于设备的使用状况，以落实针对医院资产的有效评估。

总体来说，档案管理工作是医院管理工作中重要的工作内容，其包含针对基础档案资料的收集、整理、使用，为医院各项事务的进一步发展提供有效的数据参考依据，并且提供相应的工作经验，为当前医院现代化管理、科学化管控、解决医患纠纷具有重要的现实意义。因此，医院的档案管理工作在医院管理中起到了关键的作用。

二、档案管理在医院管理工作中的问题

1．管理制度不完善，档案利用率低

传统的档案管理在医院长期的发展中，已经有一套完整的流程。从一开始的收集、鉴定，到之后的整理、归档，以及最后的管理利用都十分的规范。但是对于现代档案管理而言，因要求标准及载体的不同，纸质档案管理制度已无法适用。档案管理部门如果不能及时根据实际情况建立更有针对性、更加周密的现代化医院档案管理流程，以保障档案的可用性、存储性、理解性和真实性，将会发生存储分散导致丢失的现象。

医院档案管理过程中档案利用率较低的问题，虽说档案管理对于医院的整体工作来说占比较少，但医院对于档案管理工作采取针对性的管理方式，比如，现代化的科技管理模式，使得医院内部多个部门形成档案管理的格局。当然，在搜集信息和利用信息的时候，如果管理方式不够现代化，会对档案管理产生的社会效益、经济效益造成影响。不能合理利用开发资源，会使得档案管理流域偏低，不利于医院的长期发展[1]。

2．档案管理员综合素质低

目前，档案管理向电子信息化发展，存在的档案管理问题之一是管理人员的综合素质较低。电子档案在管理方面相对于纸质档案而言，对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。因为管理电子档案需要掌握一定的计算机技术，网络技术知识等专业技能。如果档案管理人员无法对电子档案进行管理、更新自身的工作理念，并学习更多的档案管理技能，就将无法满足现代化的档案管理要求。这对于医院档案的归档以及后续的管理工作都会产生很大的影响。所以如何提升档案管理人员的个人工作素质，也是档案管理工作需要着重解决的问题。

对于档案管理人员来说，缺少医院档案的管理意识，特别是管理人员对于电子档案管理的功能作用还无法充分认识。考虑到一些已熟悉传统纸质档案管理模式的管理人员来说，他们无法与时俱进，及时转变管理观念，将管理工作走向现代化。把更多精力依旧放在纸质档案的归档工作，反而会疏忽了电子档案文件的收集。在档案管理人员对于电子档案认识不充分的情况下，将有可能造成档案文件收集不完整、不齐全、不规范，甚至造成在档案收集过程中出现重复收集的资源浪费现象。

3．医院对档案硬件投入不足

医院档案管理工作，需要在硬件方面提供相应的支撑。然而，当下医院对于档案管理工作硬件设施的投入相对较少，具体原因是档案管理工作无法在短时间内产生相应的效益，因此，未受到相关医院领导层的注重。例如，当下许多医院的档案管理室空间狭小且阴暗潮湿，甚至部分档案室连基本的通风换气设备都不能满足相应的使用要求，且存在一定的消防安全隐患[2]。

医院档案管理工作中没有融合现代化的管理手段，当前许多医院在对档案管理的工作中仍然采取传统检索的方法，而未有效地利用当前的计算机网络技术，以至于医院档案信息量较小且传递速度较慢、效率低下。很难适应当下档案管理工作的需求，从而影响了医院信息化相关建设工作的有效开展。

三、档案管理在医院管理中的应用价值

1．提高医院档案基础性管理

医院的档案管理工作首先是要得到领导的全面重视，才能够确保相关工作能够得到有效的落实和完善。要从上至下形成一体化的档案管理工作局面，需要对应的领导层同各科室、各部门管理员做好有效的工作协调和沟通，共同完善档案管理工作相关工作细项。此外，还需要医院落实完善对档案制度建设的工作，制定高效率、科学化的档案管理体系，明确对应的规章制度，落实档案管理工作的责任制，同时，将档案管理工作结合考评工作，实现对员工在思想上、行为上对档案管理工作的重视。

档案管理的基础性管理主要是充分发挥档案管理的应用价值，加强医院的档案基础性建设工作。医院的档案管理每天需要进行档案信息的收集和整理，最主要的工作就是进行检索、研究、分析，健全档案管理机制，完善档案管理模式。针对档案管理存在的问题及时更新管理方式，达到现代化医院建设的相关要求。因此，对于领导者来说一定要引起高度重视，完善基础建设管理工作。

作为职工，我们需做好档案管理及文件收发工作，对医院下发的文件做到及时编号、下发、归档，对上级来文及时登记、交由主要领导审签后，及时送至相关部门负责人签阅处理并进行适时跟踪和归档。在2020年，笔者共接收上级文件3000余份，处理上级文件2000余件，医院印发文件200余件。

2．培养高素质档案管理人员

档案管理人员需要具备较高的专业素养。医院需要引入专业的档案管理人才，实现管理团队年轻化、专业化的发展趋势。此外，还需要加大对现有档案管理人员的培训力度，及时更新其现有的知识体系，提高其档案管理工作的业务水平，特别是要加强相关人员计算机软硬件设施操控技能的培训，实现当前档案管理工作信息化、电子化的技能需求。

在现代化医院建设的进程中，培养高素质的管理人才，是未来发展的一大方向，也是未来医院发展竞争的一大要点，为了使医院档案管理工作顺利开展、档案资料可以开发利用，需要医院注重人才培养，注重人才的综合素养锻炼，定期开展相关的培训工作。特别是当今管理模式已经开始朝着互联网方向去发展，建立属于医院自己内部的信息化管理方式，确保专业人才能够对常见的管理软件熟悉，并且可以熟练掌握运用。

要严格履行岗位职责，努力做好本职工作，熟练掌握本岗位工作的要求和技巧，以严谨认真的工作态度迎接每一次工作任务，严格做到按时按量完成材料存档和文字的录入、校对、复印等工作，保证打印材料准确、整洁、清晰，符合材料的规格。从来不马虎对待每一份材料，不拖欠每一次工作任务。在我们工作中，坚持为单位节约文印耗材，对文档室的计算机、打印机、复印机等设备和其他物品，严格管理，保证文印工作顺利进行，学习这些设备的简单保养与维护。

3．完善档案软件和硬件设施

从医院的角度来说，也需要投入大量的资金，建设现代化的管理方式，提供相应的软件和硬件设施设备。档案管理工作需要确保基础的硬件设备得到完善。因此，医院需要对现有档案室不达标的、陈旧的设备及时更换处理，同时积极打造现阶段信息化的档案管理工作体系，加大对基础信息化设备的投入力度，尽可能改善当前档案室的工作管理环境，提高档案管理工作的现代化水平。

医院落实相应的档案资料管理工作还需要具备较强的档案管理意识，科室及时地对相关资料进行归档处理，便于后续的查阅。相关文档资料要实现及时上交归档管理，使档案库的资料管理健全。医院档案管理人员经过系统化的档案资料管理学习，更新知识结构，在档案的管理、收集、归档各项工作中提高自己专业能力。医院针对档案资料的有效开发利用还需要得到进一步的提升，从而避免医院各类信息的资源浪费。

结语

总的来说，医院管理工作中的档案管理工作是重中之重，档案管理能够使得医院管理水平得到有效提升，同时促进医疗行业的整体发展。为了适应现代化的改革与发展，对于档案管理提出了更高的要求，明确了档案管理的重要性及应用价值。推动医院档案管理现代化发展，也需要做好档案管理的各项保障工作，完善档案的硬件、软件设施，提高专业人员的素养，提高档案管理的基础性建设工作。