新时代科研单位人事档案信息化管理探析

孙 佳

（武汉市土地利用和城市空间规划研究中心，湖北 武汉 430014）

进入新时代以后，各行各业纷纷推进信息化建设，使得信息技术得到广泛深入的应用，效果显著。档案管理工作是科研单位日常管理的重要组成部分，人事档案管理作为档案工作的关键内容，需要运用信息技术提高效率与质量，确保适应新时代发展需要。

一、新时代科研单位人事档案的价值

针对科研单位人事档案而言，其价值存在于：一方面，人事档案是科研单位选拔人才、匹配人员与岗位的重要依据。随着新时期事业单位改革的不断深入，越来越重视引进优秀的人才，更关注人员发展，人事档案不仅可以让人员清晰地认识自我，还有助于单位选拔合适的人才、提供恰当的岗位。鉴于此，人事档案记录更需要活化这些数据信息，有必要通过信息化管理提高人事档案信息利用率。另一方面，人事档案是科研单位考核人员、调整职级的依据。科研单位在新时代越来越重视引入多元主体考核、使用多种绩效考核工具，人事档案是考核人员绩效的重要依据之一。所以人事档案信息应是动态更新的，有必要基于信息化管理提高对人员职业规划与成长的关注度，在科研单位管理中实现人事档案信息的价值[1]。

二、新时代科研单位人事档案信息化管理的强化措施

1.建立完善的制度，奠定信息化基础

科研单位实施人事档案信息化管理，首先要做的就是根据新《档案法》的规定建立起完善的、切实可行的信息化管理制度。同时在执行制度的过程中结合信息化建设实际调整完善管理制度，确保人事档案信息化管理不断趋于制度化、规范化[2]。一是在制定信息化管理制度时要遵循科学性、可行性的基本原则，特别是对于人事档案的收集、整理、归档、保管和利用等各环节形成具有针对性的运行机制[3]；二是在信息化管理环节严格依据既定制度、流程做好各项工作，按照标准进行人事档案信息的归类、鉴别，落实查阅和调取等工作；三是每一次查阅、调取人事档案信息都要有记录和监督，形成完善的查阅制度，确保人事档案信息完整、真实。

2.提高保密意识，加大安全管理力度

除了构建可靠的制度基础，推进人事档案信息化建设还需要有效的安全保密管理的支撑，减少甚至消除安全隐患。一是针对极易发生的信息泄露、数据丢失等问题，作为档案人员要提高保密意识，加强安全管理，用信息技术科学处理人事档案数据，实现分层加密、合理备份，降低安全风险[4]；二是要完善人事档案管理软硬件设施，让办公室和档案阅览室、档案库房相互分离，在保存电子人事档案时配备专用防护设备，落实防潮、防腐蚀、防辐射等工作，提供可靠的档案信息安全保证；三是在档案系统客户端设置管理员和用户的不同权限[5]，在确保档案信息安全的同时，杜绝伪造、篡改，保护好人员隐私信息安全，使人事档案始终处于安全完整的状态；四是加大人事档案信息的传输与共享力度，从收集、保管、利用三大环节着手，充分整合人事档案信息资源，依托信息化建设支撑人事档案信息的互动、共享，满足新时代人事档案信息化管理要求，最大限度发挥科研单位人事档案的价值，推动科研单位管理信息化建设。

3.加强教育培训，提高人员综合素质

人事档案信息化管理是一项专业性、系统性的工作，并非只是档案部门或者人事部门的任务，而是与单位全体人员息息相关。随着信息化建设的不断开展，引入的信息化技术也会日益增多，对于档案从业人员的要求也将越来越高[6]。一方面，需要单位采取教育培训方式提升档案人员的业务能力与综合素质，增强服务意识，保障人事档案信息化管理的快速有序推进。另一方面，要吸引更多专业信息化人才进入档案部门，同时，加强对档案人员的培养，使其丰富专业知识储备。此外，加强档案人员的考核，对不满足信息化管理要求的人员要开展针对性的培训，如果依旧不合格，应及时调离或者解聘；定期举办档案信息化管理讲座，大力宣传信息化建设的必要性、迫切性，介绍管理的方法、技巧等，提升科研单位人员的档案信息化管理思维和素质；重点培养优秀人才，定期进修，鼓励他们多使用现有软件技术、信息化和互联网技术，完善档案信息管理系统，加快人事档案信息化管理进程。

结语

从纸质人事档案到信息化人事档案的转变，让人们体验到容易保存和利用的信息化管理方式的技术优势，科研单位档案人员通过以上措施切实提高人事档案信息化管理水平，使人事档案发挥更大价值，推动科研单位档案事业在新时代取得新突破。今后要继续在改革和创新上大胆探索，进一步提高人事档案信息化管理理念，不断积累信息化管理的方法和经验，推动科研单位人事档案信息化工作的有序发展。