基层单位档案信息化管理创新策略探讨

赵 杨

（调兵山市档案和党史文献中心，辽宁 铁岭 112700）

引言

基层单位的档案管理工作相对而言技术难度比较低，但是其繁琐程度却是比较高的，而在进行档案管理信息化和创新的过程中，工作人员需要完成的工作任务量也相对较大并且纸质资料往往较多，工作人员进行整理、分类、线上输入等工作的压力也由此提升，因此，对基层单位的档案信息化管理工作进行创新改进势在必行，相关管理人员由此也应该积极采取行动措施探索新的优化发展路径，并综合考虑基层单位工作实际情况进行创新对策的研究，进而通过信息化创新实现档案管理效率的突飞猛进。

一、基层单位档案信息化管理创新意义

要想让基层单位的档案管理工作跟上当前社会发展的步伐，就一定要进行创新，这种创新是对传统档案管理思想的创新、模式的突破。我们要根据档案管理工作的特点搭建更加科学现代的档案管理结构，使基层单位的档案管理工作摆脱陈旧的观念与僵化的系统，使基层单位的档案管理工作不再是简单的资料整理与收集，而是可以利用资料进行实际价值的产出，创造更加丰富的资源，有效改善传统基层单位档案管理工作的弊端，使管理工作的整体水平与生产价值得到提升。

二、基层单位档案信息化管理创新优势作用

1．提高档案存储质量

在没有进行档案信息化管理创新工作之前，这项工作通常是通过人力来完成的，而在这种方式下进行的档案资料保管和整理，相对而言，更加不易储存，并且由于纸质档案的特殊性，使得资料的内容在长时间的放置过程中可能出现损坏，长此以往，部分的档案资料内容可能出现字迹模糊等现象，由此可见，进行基层单位档案信息化管理创新能够在一定程度上提高档案保管工作的有效性，由于信息化管理工作可以借助一些数字化硬盘和网络云端等手段来进行资料储备，这样一来，只要确保设备不受损害，相关档案资料就会得到妥善的存储[1]。

2．强化档案管理效率

从创新性的信息化档案管理工作角度来看，一些相关的技术应用能够在一定程度上使档案工作的复杂性和繁琐性有所下降，在此基础上，一些信息化的技术设备能够帮助工作人员降低工作难度，从而有效减轻档案管理人员的工作负担，并且在信息化创新的加持作用下，整体的档案管理工作方式都会得到一定的改进提升，这样一来，档案管理工作的效率就会得到大幅度的提升，而对于单位中的各项档案的分类整理、档案资料的保存和查询等工作也会变得相对更加便捷简单。

3．提升档案的利用率

在没有进行信息化创新的情况下，档案管理工作的工作重点更加倾向于对档案资料的整理、收集、归纳等工作，而在档案资料相关信息的分析和利用方面采取的措施并不足以有效发挥档案资料的内在意义和优势作用，但是在档案信息化管理的创新改进之下，工作人员对于档案的利用率将会在很大程度上得以提升，具体来看，由于信息化技术对于数据信息的分析把控能力比较强，从而可以在工作中辅助管理人员进行相关内容的深入分析，进而将基层单位的档案信息价值充分发挥出来[2]。

4．实现档案管理社会效益

基层单位本身对于社会发展有着一定的责任，就其实际工作内容来看，档案管理的有效实施，有助于其发挥自身工作效能，从而实现基层单位的工作目标。因此，在档案信息化管理创新的推动作用下，相关档案工作得到了良好的优化升级，而如果大多数的基层单位都能够实现档案管理工作的信息化转变和创新优化，那么长此以往整体的事业单位在档案管理方面的工作效率将会得到很大的提升，进而使得其对各项资料信息的利用率充分提升，基层单位的工作水准和服务水平及档案信息安全行动能够得到良好的保证。

三、基层单位档案信息化管理创新工作现状

1．信息化建设不够健全

顾名思义，基层单位的档案信息化管理创新，需要从信息化建设入手，只有在良好并且完善的信息化建设基础上，相关创新创意工作才能够有效的落实，而就目前的基层单位档案信息化建设情况而言，建设工作的实施情况不容乐观，部分档案管理人员对于信息化建设还不够重视，并没有深切地认识到信息化建设的重要性，由此而导致的部分基层单位在档案信息化管理的创新工作方面只进行了浮于表面的工作，并没有将创新的思想真正深入到信息化管理工作当中。

2．缺乏复合型管理人才

基层单位的档案管理本身就具有一定的专业性要求，同时，由于信息化创新的推进，该项工作更是对于人才的需求比较迫切，在这样的工作背景下，若是档案信息化创新工作缺乏充分的管理人才或是管理工作人员本身能力素质不够高，那么就会导致整体的工作落实出现问题。而当前的基层单位档案信息化管理恰恰受到管理人才的限制，由于缺乏复合型人才，使得管理工作的人才团队建设不够全面，同时，由于相关人员的能力水平较低，使得一些信息化的技术难以在工作中发挥作用，工作创新程度也不够高[3]。

3．档案资料安全性较低

保障基层单位的档案资料安全性是整体档案工作中十分重要的一项工作任务，由于大多数的单位所需要保管储存的档案资料都是不便于为人所知的秘密性文件资料，所以充分加强对档案资料的安全性保护是非常关键的，因为一旦档案资料被盗取或泄露就会导致单位受到难以估量的损失，所以加强对档案资料的保管力度是信息化创新的重要工作目标之一。然而由于当前的档案信息化管理需要借助网络信息技术进行资料保管，所以相对而言更加容易受到不法分子的攻击，而若是在这种情况下，基层单位人员没有对工作中应用的信息技术安全性加以重视，那么很可能出现资料泄露的问题。

四、基层单位档案信息化管理创新落实策略

1．积极建设信息化档案管理平台

为了使基层单位档案信息化管理创新充分落实，相关工作人员应该积极建设信息化档案管理平台，通过平台的建设来档案管理工作提供良好的硬件条件，进而促使创新工作顺利进行。从平台建设实践方面来看，一方面，基层单位应该加强对平台建设的投入，保证管理平台能够在充足的人力、物力、财力支持下，获得良好的建设成果。另一方面，单位在完成平台建设之后，应该加强管理人员对各项技术的操作水平，从而确保平台发挥作用[4]。

2．重视信息化档案资料的安全性

保障档案资料的安全性是进行档案信息化管理创新过程中重中之重的任务，因此，为了提高信息化档案资料的安全性，相关人员应该在档案管理工作过程中明确档案资料使用人员的资质，并且加强对资料查阅权限的控制，与此同时，也应该对资料存储硬件和相关网络安全进行保护，通过建立防火墙和相关杀毒软件等方式避免档案资料泄露等情况发生。

3．提高档案管理人员的专业水平

管理人员的工作能力能够在一定程度上影响整体的档案信息化管理创新工作完成效果，为了确保相关工作能够顺利进行，基层单位管理部门应该加强对管理人员的能力培养和日常教育，在培训过程中，既要保证管理人员能够定期地受到专业管理，技能培训同时也应该充分加强管理人员对于信息化技术的应用水平，除此之外，也要利用日常的宣传教育工作确保管理人员对于自身岗位有着充分的责任意识和先进的管理意识。

4．完善基层单位档案管理的制度

管理工作的有效落实和全面创新依赖于基层单位的档案管理制度完整度，健全的制度建设能够促使信息化管理创新更加有效，由此在进行创新之前应该对单位的管理制度建设进行一定的审核，确保管理制度能够为创新工作提供保障，与此同时，若是发现制度建设存在缺陷，那么相关人员应该先将档案管理制度依据相关法律法规和规范要求进行完善，从而在确保制度能够对人员工作进行约束规范的基础上进一步采取措施实现信息化创新。

5．规范档案管理工作的落实程序

就档案管理工作的本质特性而言，其复杂性和繁琐性比较强，因此，要想实现比较良好的档案管理成果就需要在具备科学的工作落实程序前提下进行工作的实施，而在创新工作中也是如此，只有保障工作落实程序规范合理，才能确保相关信息技术和设施设备能够得以高效运用，综上所述，在进行档案管理工作的落实程序规范化建设过程中，工作人员可以通过将整体的档案管理按照工作类型切割为不同部分的方式来实现工作程序设计，从而更加简单地结合信息化创新需求进行高效率的档案管理。

结语

结合上文叙述不难看出，实现基层单位档案信息化管理创新是新时代下推进其发展的重要工作，在进行管理创新探讨研究的过程中，工作人员需要充分重视档案信息化管理创新的重要性，在此基础上，相关人员应该在能够认识到档案信息化管理创新工作必要性的前提下，对现阶段的管理工作创新改进状况进行分析，并尽可能挖掘出工作中存在的问题，进而结合工作需要提出建设性创新意见，从档案信息化管理平台构建、档案安全性保障、管理人员能力等方面进行多角度的研究和措施落实，以实现基层单位档案管理的优化任务。