档案信息化建设实施的理论思考分析

张静元

摘要：当前档案信息化建设仍处于探索阶段，对于其理念解释存在着一定的分歧。部分学者认为档案信息化建设是将网络化、数字化、现代化技术应用于档案管理中，服务于档案资料管理工作的开展。该解释虽然存在着一定的片面性，但也阐述了档案信息化建设的核心，其主要目的仍是提高档案管理的工作效率。基于此，本文通过对档案信息化建设实施理论进行简要论述，为促进档案信息化建设提供参考。

关键词：档案信息化;实施;理论思考

1 档案信息化建设的内容

目前，国内档案信息化建设理论体系仍处于不断完善的过程，通过信息技术的发展，不断对档案信息化建设的概念进行补充。因此，在现阶段档案信息化建设，在不同的阶层有着不同的认知。但其使用计算机技术和电子信息技术，将档案资料信息进行全方位整合，提高档案信息使用的效率，成为了人们档案信息化建设的共识。通过信息资源的管理，挖掘信息资源的价值，使档案资源能够更好地服务于社会。

1.1档案信息数字化

档案信息数字化主要是将各种载体的档案资源进行转化以数字，以数字化的形式进行存储。相对于传统纸质档案资料管理而言，数字化的档案信息数据在存储时限、存储空间、信息安全等方面有了更高的提升，其安全性与便捷性是传统纸质档案管理所不具备的。

1.2档案信息网络化

在网络时代，共享成为了提高资源使用效率的重要方式，利用网络系统，人们可以轻松的实现数据传输。随着5G技术的发展及网络信息传递的速度更加迅捷，社会发展进入万物互联的新时代，在此背景下数据作为一种资源，其价值与作用更加凸显。档案信息网络化是指在档案信息数字化的基础上，以网络技术作为牵引，使用计算机系统形成管理，将整个数字化信息进行整合，形成信息数据库，通过网络系统将档案数据信息传送至需要使用的各个区域，形成一个系统性的管理网络，实现资源的共享。

1.3档案信息一体化

档案信息一体化建设，推动档案事业升级，服务于国家建设与社会发展的重要抓手。档案信息一体化建设主要是指两种，①将传统纸质、缩微胶片、录音录像等档案载体数字化;②构建电子档案管理系统，数字档案系统设计、运行、开发维护工作。档案信息一体化建设更趋向于后者，通过档案信息一体化建设，提升档案资源的使用效率[1]。

2 档案信息在建设发展过程中主要存在的问题

从当前档案信息化建设发展而言，随着国家政策法规以及行业标准的逐步规范，在档案信息化建设过程中，已取得了优异的成绩。但结合档案信息化管理的需求来看，国内各地区档案信息化管理工作存在着不同的问题。第一，当前档案信息化管理资源共享方面，未能形成一种健全的档案信息管理体系，这是当前网络化建设协调能力不足的体现。第二，國内各地区对于档案管理网站建设缺少集中管理规划，无法确保各个地区的档案资源能够共享，在一定程度上存在档案信息资源重复录取，使得信息资源产生浪费。第三，部分地区在档案管理模式上仍习惯于传统管理方式，数据化档案使用比例较低，虽然采用了计算机系统对档案存储进行管理，但未能对档案数据信息全面数字化，数字化建设只存在表面，只能够单纯实现利用计算机网络系统开展档案办公，无法将档案信息进行数字化利用，导致档案信息化建设处于停滞状态。第四，档案整理工作开展过程中，出现数据档案资料丢失、遗漏的问题，使得档案信息的准确性与完整性无法得到确认。

3 有效建立档案信息化的措施

3.1提升档案信息建设的网络化建设程度

为推动档案信息化建设，需要不断提高档案信息网络建设，不断增强基层单位利用网络系统开展档案信息管理的能力与水平，改变传统的工作习惯与思维，通过思想与生活习惯的解放，推动档案信息化建设的速度。首先，不同地区单位之间必须要建立符合自身需求的档案网络管理模式，在运行过程中不断完善改进，形成一套相对完整的信息网络模式。其次，基于《政府网站网页归档指南的规定》，对档案网站的模式进行统一，尤其是为后期系统建设而言，只能存在一种方式。最后，系统化建设是档案信息化建设的直接结果，通过增强系统的兼容性，并行用户数量、并行事务处理能力、进行海量搜索、存储数据库管理等方面能力，实现档案数据资源的共享[2]。

3.2加强档案管理硬件的建设

在档案数据化建设过程中，档案扫描工作是一项繁杂、耗时的工作。在此过程中通常采用机械设备对文档资料进行扫描加工、建立档案索引、完成档案目录、光盘制作等内容，并删除机器设备中的档案数据。对于档案数据化建设中形成的电子档案信息资料，需要建立专用的库房进行存储，需要做到防尘、防盗、防虫、防高温等要求，在档案管理硬件基础设施建设上，需要增加资金投入完善扫描设备、计算机硬件系统、库房建设等相关硬件设施，服务好档案信息化建设。

3.3 注重档案管理软件的开发和利用

随着科学技术的发展，提升了档案信息化建设的步伐。在计算机网络存储以及信息采集方面创新的技术。例如，归档云等档案管理系统，可有效针对当前中小型企业档案管理工作的开展，利用图像识别，语音理解等智能算法实现档案管理一体化与智能化，为档案的收集整理工作提供了便捷，确保了档案数据的真实性与准确性，服务于档案信息化建设的需求。

3.4融合数据资源，完成信息共享

依据国家《档案法》的要求，档案自形成之日起满30年可向社会开放。在较长的封闭时间内，许多与群众利益相关的档案资料无法通过科学的途径进行获取。但随着社会的发展，各级档案部门倾向于公开文件利用，特别是与人民群众日常生活有关的档案文件资料，进行集中处理，成为群众了解国家政策发展的重要渠道。通过档案信息化建设，解决馆藏滞后和档案信息需求时效性之间的矛盾，使群众能够更好地了解政府事务，实现参政议政的权利，凸显档案信息化建设的价值[3]。

3.5推动档案事业的创新发展

在新形势下，档案信息化建设进入了创新发展的阶段，各项新技术的使用提升了档案资源的使用效率。特别是借助通讯设备，进行网络档案资料的调取，打破了传统档案资料借阅在时间地域上的限制。例如，对于一些定向搜索的档案资料，在跨馆调阅的过程中，申请人员可在档案馆允许范围内，用高拍仪将相关档案资料转换成电子文件团本，依据政府服务平台，经审批后传送给使用部门完成档案资料的自主阅览。

结语

综上所述，档案信息化建设是时代发展的必然趋势，加快信息资源的数据化进程，需要考虑各地区档案信息化建设的水平，逐步探索依照国家政策法规的要求，形成统一的档案信息化建设标准，创新档案信息化服务方式，以挖掘数据资源的价值。

参考文献：

[1]石玉.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].科技创新导报，2019，16（14）：152-153.

[2]孫仕达.浅谈创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].工程与管理科学，2020，2（4）：17-18.

[3]卓玛漕.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用[J].中文信息，2020，（1）：97.