互联网+视角下高校档案信息资源管理与应用探讨

何艳红

摘 要：信息技术持续发展与普及，对社会各行各业发展影响巨大，互联网+档案管理模式是发展高校档案信息资源管理发展的主要趋势，因此以广西高校档案工作为例，对其在互联网+视角下的档案信息资源管理应用进行了研究与探讨，以供参考。

关键词：互联网+;高校档案;信息资源管理;应用

一、互联网+的简述

互联网+是借助互联网工具，采用信息通信技术，将互联网与覆盖传统行业在其中的各个行业或领域相融，在全新的领域创造出新模式。在产品上，互联网+产品形态通常表现在产品的各个方面，譬如设计与体验上等，这些统统需要依托互联网技术提高。在某种程度上而言，互联网+并非是纯粹的互联网+传统行业或领域，其发挥出来的作用也并非仅仅是单纯的一加一等于二的加法，是呈几何级的，互联网+诞生以后，传统行业或领域出现了翻天覆地的变化，从过去的死气沉沉变得越来越有生机、活力。在这领域中，新技术与能力会转变传统行业能力与效率，从而构成全新的商业与制造模式。

而互联网+是以大数据、物联网等技术为代表的综合性信息技术，该种技术通过对互联网及其之外的经济部门相融，继而转变经济生产模式、商业与产业模式，提升经济生产效率与创新方面的能力。互聯网+具有三个特点：1.广泛性。互联网+应当被扩散到各个领域;2.改进。互联网+需要伴随时间的推移变得越来越好，不断减少用户成本;3.创新增值。互联网+需要促使发明与生产新产品与过程变得愈发简单。互联网+促使数据变成了非常重要的生产要素。伴随万物紧密相连，其在交互中衍生出诸多数据，一则这部分数据信息在流动与共享中才可以带来价值，流动范围大，则共享人群就更多，价值也会随之而增加;二则，处理信息和能力的提高，尤其是云计算和大数据的出现与发展，促使信息可以综合运用非常低的成本挖掘，借此发挥出其价值。

二、广西高校档案现实情况分析

一般来说，众所周知，高校档案有着相当重要的作用，通常表现在：1.高校档案是学校的教学总结。高校档案将高校已有知识成果均放在了一起，这些知识成果的价值较高，并且有利于师生合理利用，全面分析档案能够深入了解到高校教育情况，为新时代高校健康稳定的发展提供重要依据，促进高校准确的价值观形成。2.是学校的历史载体。高校档案是记录历史知识的重要载体，其涵盖了校园文化建设、文件信息资料管理、学籍管理和教学实践记录等各种文字材料、电子与声像资料，记录了高校全体教职工德、勤、能等，集中了大量信息。与此同时，在高校档案工作中，相关人员详细记录了高校发展经历的各个阶段，这是推动高校发展最为关键的信息资源。此次以广西高校档案而言，对该地区高校档案实况加以分析：

1.工作机构

广西诸多高校均成立了档案工作机构，管理机制以及职能多元化。在相关调研中发现，少数高校创建了档案馆，而大部分高校创建了综合档案室，成立档案工作机构的高校有80%，还有一部分高校并未成立档案工作机构，只是在校长办公室安排了专人开展档案工作。在高校档案工作机构上，档案馆属于副处级建制，而综合档案室属于科级建制，在成立档案工作机构的阶段，极少数高校档案机构责任人有副处级的薪资待遇，而大部分都是科级薪资待遇。功能方面，80%的高校档案工作机构采取的是单一的综合档案管理，还有一些档案人员需要统筹重要工作，或人事、学生这类的档案管理工作。部分高校档案馆和档案室把综合档案、学生以及人事档案管理工作加以统一化管理，还有一部分则是选择把人事、学生这类型的档案管理工作放置于档案室中。通过以上可以了解到，高校档案工作机构规模小、职能匮乏、等级低，单独创建档案工作机构的少之又少。

2.设施设备与经费

广西高校档案工作经费从理论上而言是有一定保障的，比如档案库与办公设施设备等均与基本要求相符，而且各大高校档案管理部门也购置了基础设备，譬如空调、复印机等，安装了防盗设施设备与防霉药物;很多高校采用了档案管理软件，为档案工作顺利进行与安全保管档案信息资源提供了条件。可是，当前设施设备条件已经不能够满足档案工作发展的需要，其具体表现在：1.办公面积小，诸多高校并未实现档案工作所需的三室分开基本要求。2.现代化设施设备缺乏，仅有极少数部分高校档案管理部门具备服务器。3.业务费用不足，无法独立支配使用经费。

3.档案队伍建设

高校档案干部队伍建设获得了一些成效，可是队伍机构还需要改善，各方面素质也需要提升。本次调研的高校总计有50所左右，其中高校档案工作人员有100多人，平均每所3人，其中专职档案工作人员为80人左右，平均每所不到2人;其中20多所高校专职档案工作人员有40多人，平均2人。而50所高校其中兼职档案工作人员总计有1000多人，档案人员多数人其他岗位的兼职人员。目前，在各个高校的关注与专职档案干部人员的努力下，专职档案干部队伍在职称与专业等诸多方面的情况和以往相比较有了很大的改善。首先，分配了高校档案工作专职干部平均数有所增长;其次，高职称数量增加了;最后，档案专业本科学历人员提高了12%;最后，男性专职档案干部占据比例在持续上升，增加到了17%。可是，广西高校档案团队也有着不良问题，比如专职档案队伍力量薄弱，结构缺乏科学性与合理性，并且男性少、中老年人居多，一些高校档案室只分配了1人，同时兼顾别的工作，如此一来导致其没有办法进行深层次档案编研，严重阻碍了高校档案创新与发展。

三、互联网+下高校档案信息资源管理存在的弊端

在信息资源管理里面比较核心的一个部分当属于档案信息资源管理，如此看来可以发现档案信息资源是尤为关键的信息资源，其优点较多，如非常可靠、十分精准等。档案信息资源来自于档案信息化建设，而档案信息化建设是在档案行政管理部门组织下，在档案管理相关活动中采用现代化信息技术，对档案信息资源加以管理，促使档案管理向着现代化趋势发展。而正是由于档案信息化故而才变成了档案信息资源。伴随着互联网+时代的持续发展，档案信息资源发展快速，此次就针对高校档案信息资源管理存在的弊端进行了分析和论述。

1.共建共享标准化低

在互联网+视角下，进行档案信息资源之间的共建共享是发挥档案价值的基础与前提。高校档案管理部门经过信息化构建实现档案信息资源跨专业与地区的整合后，怎么实现高校之间档案信息资源共建共享就变成了第一个需要解决的问题。可是，现下互联网+时代发展过程中，高校档案信息资源共建共享标准化相当低，一般体现在各大高校档案信息资源编写及其分类上，并且在存档立卷与采用数据方面有所不同。而且对数据库种类和结构上规范性不统一，使得各大高校档案信息资源在互联网+环境下，都是自己做自己的，谁也不搭理谁，如此一来要想发挥出档案价值几乎为零，更加无法快速实现信息资源共建共享了。

2.信息化建设落后

在互联网+下，高校档案工作中信息资源管理信息化建设落后。大部分从事该行业的人均知道，档案信息化建设是信息资源向现代化发展的核心构成部分，而档案信息化建设的优劣程度对信息资源现代化发展有很大的影响。现如今在互联网+下对于数据的整合以及处理提出了一定要求。要想充分满足高校教师与学生对于信息资源各种需求，档案管理部门对大量信息资源展开了数据挖掘、整合资源、分析信息资料的研究。从具体情况看来，现下高校档案信息资源管理信息化建设非常弱。第一，因为档案信息资源信息化建设不具备统一规划，造成部分高校档案信息资源只限制在本馆馆藏资源，区域性馆藏信息不能够实现联网检索，影响高校教师与学生对于档案信息资源的合理利用。第二，互联网+下对于跨专业档案信息资源的整合管理提出了高要求。高校档案执行分级与分学科管理體制，借此，各个专业档案信息资源一般分散在二级学院，面对互联网+高校教师和学生对档案信息资源的各种使用需求，怎么进行跨专业档案信息资源整合管理，是高校档案管理部门需要处理的一大问题。

3.安全隐患问题

在二十一世纪社会发展阶段，高校档案信息资源管理系统使用了各种各样的安全防护技术，譬如电子签名、防火墙等。在这之中，高校档案管理部门借助防火墙，对档案信息系统进行访问与控制，预防产生不安全服务，挑选出不符合法律的入侵指令，确保内网安全有效。数据加密安全防护涵盖了传输、储存加密等，经过加密能够有效提升高校档案信息资源管理系统安全，避免机要数据信息被非法窃取。综上安全防护技术在某种程度上确保了档案信息资源管理安全，可是伴随互联网+的不断深化，高校档案信息资源管理系统也开始面临着各种安全问题。譬如，因为电磁辐射导致数据信息被窃取，电源故障导致设备遗失等，因为TCP协议安全漏洞与B/S管理模式使用等级低的SLL传输等造成系统不安全，因为跨站脚本等病毒攻击导致数据库不安全等。如此看来，在互联网+下，因为信息管理技术缺乏完善性，高校档案信息资源管理系统有着安全方面的问题。

四、互联网+下高校档案信息资源管理应用研究

1.促进共建共享标准化建设

在互联网+时代发展背景下，高校档案信息资源管理应用应当将共建共享标准化的目标实现。依照存量数字化的基本思路，相关档案管理部门理应积极创建系统性的信息资源管理标准化体系，同时将此为规范，走标准化的道路，实现信息资源管理共建共享。首先，相关部门理应把机读目录格式当成最为基础的一项准则，拟定数字化档案质控标准和数据标准化评测，规范信息资源标准执行规则。经过贯彻落实机读目录标准，把信息数据交换格式和数据库结构统一规范。第二，分类归档信息资源的时候，开展标准化的一站式管理，从前端控制至整个过程的管理均需要促进标准化构建，借此构建为统一化的高校集团数据库，促使档案信息资源共建共享得以实现。

2.运用先进技术增强信息化建设

在互联网+视角下，高校档案信息资源管理应用需要合理运用先进技术增强信息化建设。第一，云计算。伴随当前计算机网络不断发展和进步，各高校档案信息资源管理引入了云计算系统。众人皆知，云计算为大数据处理的关键技术，经过和数据中心端口产生反应，继而有效挖掘、分析数据信息，选择出人们需要的信息资源。并且，在档案信息资源中采用云计算优点甚多。1.可以减少计算机成本，因为档案信息系统能够在云端运行，处理计算机不规定传统应用软件运行的过程中所需处理能力和硬盘储存空间;2.虚拟性，用户仅用收集就能够联网于云端查找档案信息资源;3.储存性，和过去的储存设备进行对比，云储存空间更大;4.灵活性，云计算改善了文件格式兼容性，同时让用户操作更为独立了，并且可以按照自身需求制定个性化服务。第二，数据挖掘。这种技术是档案信息资源管理系统充分适应新时代下信息技术发展的必然。而要想在短期内采用技术方法挖掘分析大量数据，整合价值高的信息，则应当合理运用数据挖掘技术，该种技术特点是实用性、有效性等，档案管理工作者能够在门户网站对用户数据采用喜好与知识水平等展开分析，继而记录在客户端，同时把整合数据储存在档案信息资源管理数据库中，有利于按照用户偏好提供各种服务。第三，电子标签。这种技术是将编码与识别等技术结合为一体的综合性技术，一般是由读写器、天线以及射频电子标签构成。档案管理工作者经过在高校档案信息资源中植入电子标签，就能够达到对信息资源的自动化管理目的。把电子标签运用在档案信息资源管理中有很多的优点，譬如，该种技术运用非接触读取档案信息资源，读取十分方便，有利于管理教师对于库存档案展开动态管理;再比如该种技术能够在读取多枚芯片信息时，速度很快。

3.跨媒体知识服务

对于档案管理，在互联网+时代下，还需要创设出跨媒体知识服务体系，对档案信息形成更加多样化的利用。具体来说，要立足计算机端、微信公众号、微信小程序、手机APP等不同的媒介平台，分别构建档案信息资源管理系统，同时在各个系统之间构建数据连接，形成连通。通过其中任何一个媒介平台，可以访问使用其他媒介平台的档案信息，从而实现跨媒体的知识服务。

4.增加安全防护构建

第一，在已有安全防护技术基础之上，高校档案管理工作者应当使用入侵检测技术增加档案信息资源安全防护建设。入侵检测是对恶意网络攻击加以识别和防护处理，能够确保档案信息资源系统完善。并且，档案管理部门还需要不定期进行网络安全检测，不定期维护档案信息资源管理系统，实时处理安全问题，提升安全防护意识。在条件允许的情况下，高校档案管理部门需要给档案信息数据实施双重保护，分隔高校内外网。比如，第一重保护以路由器屏蔽恶意IP地址;第二重构建认证机制，对网络攻击展开监督。第二，备份档案信息数据。因为高校档案信息资源库里面的日志能储存上一次数据库副本构建过程中的全部变更记录，故而必须要不定期备份信息资源数据库，以及相关日志文件，借此预防事故问题发生导致信息数据被损坏。并且条件允许下，部门理应科学采取每一项技术方式将信息数据加以备份。倘若该项备份技术发生变更，其他备份技术也能够恢复档案信息资源系统数据，有效预防因为单一化的储存方法造成档案信息资源不安全的问题。

结束语

总之，在互联网+环境下，高校档案信息资源管理尤为关键，而且其对推动高校健康稳定发展起着重要作用。信息资源管理通过科学的原理和方式，从多个角度管理信息资源，保证其能够满足高校各部门人员对信息资源的需求。此次研究仅仅是一小部分，还需要相关研究人员持续研究与分析，以此实现高校档案信息资源的重要价值。

参考文献：

[1]米 荃.浅析高校档案信息资源的开发与利用[J].信息记录材料，2019

[2]付 艳.“互联网+”时代对高校档案信息化建设的思考[J].知识文库，2019

（作者单位：广西现代职业技术学院）