互联网背景下加强高职院校学籍档案信息化管理探析

王娜

摘 要：高职院校学籍档案不仅是教与学过程中最原始、最真实地记录，而且是评价教学质量和教学管理水平的重要依据。随着信息技术的發展和提升，应用互联网技术对学生学籍档案实施管理是解决现有学籍档案管理繁琐及简化工作的关键性问题。加强高职院校学籍档案管理信息化建设有利于学籍档案的整理、查阅，也有利于信息整合、共享、利用和开发。分析互联网背景下高职院校积极开展学籍档案信息化管理的必要性、基本现状以及目前管理中存在的几点问题，提出应加强对学籍档案管理培训及考核，强化学籍档案数据库建设及学籍档案信息安全工作，加大对学籍档案管理的资源配置及实施标准化管理等方面的措施，以期提供参考。

关键词：高职院校;学籍档案;信息化管理;问题;措施

高职院校的学籍档案真实地记录了高职学生在校期间接受培养的整个过程，除了具有一般档案的特点外，还有一定的独特性，如档案内容的多样性、档案形成的分散性、档案管理的动态性、档案利用的频繁性等特点。学籍档案不仅是教与学过程中最原始、最真实地记录，而且是评价教学质量和教学管理水平的重要依据。

随着信息技术的发展和提升，应用互联网技术对学生学籍档案实施管理是解决现有学籍档案管理繁琐及简化工作的关键性问题。加强高职院校学籍档案管理信息化建设有利于学籍档案的整理、查阅，也有利于信息整合、共享、利用和开发。档案信息化建设的最终目标是提高信息管理和服务水平。高职院校必须改变传统的手工管理模式，充分利用新的技术建立学籍档案管理系统。因此，学籍档案的现代化管理对学籍档案管理的高效及降本将发挥重要作用。

互联网技术的发展及在学校档案管理中的应用为学籍档案的高效有序管理起到了关键作用。而应用互联网技术实施学籍档案管理也是目前学校档案室实施档案信息化管理、现代化管理最有效的方法之一。从学籍档案管理来讲，实现学籍档案管理的现代化、信息化管理对学籍档案管理的高效及降本将发挥重要作用。而高职院校学籍档案在实际管理中存在较多问题，高职院校及相关人员应采取有效措施加以应对。

档案信息化建设是指运用信息开发档案信息资源，做好档案管理，保护档案资料，提高档案利用率。随着信息技术不断的发展和提升，信息技术被广泛应用在各行各业中，越来越多的高职院校也开始借助于信息技术加强学籍档案管理工作。目前，高职院校档案管理人员针对于学籍档案管理工作的开展也开始逐渐为实现信息化管理而努力，信息技术的引入为高职院校学生管理工作的开展带来了很大的帮助，且在一定程度上提升了学习信息管理工作的效率。同时，减轻了工作人员的工作压力，最重要的是可以实现学籍档案信息的统一化管理，降低了管理的难度，但是在实现信息技术引入的过程中却存在很多的问题，比如，缺乏相关的信息化建设管理意识、信息化管理系统存在问题以及学籍档案信息化管理存在安全问题等等。倘若这些问题不能够被很好地改善和解决，将严重影响高职院校教学及信息化管理的质量和水平，由此可见，探讨高职院校学籍档案信息化建设存在的问题及解决对策具有重要意义。

一、高职院校学籍档案管理内容及互联网技术在学籍档案管理中的必要性分析

1.高职院校学籍档案管理内容说明

对于高职院校学籍档案管理来讲，主要包括以下内容：一是对高职院校学籍档案资源和学籍档案信息的收集、整理、查阅、保管、开发以及利用活动;二是高职院校学籍档案管理组织结构的管理、组织职能的管理、学籍档案服务形式、手段的管理及学籍档案利用者的管理。根据高职院校的实际情况，大部分院校的档案管理是由学籍档案管理部门进行或由学生、人事管理部门设立专门的档案室进行管理。

加强高职院校等学籍档案管理具有以下作用：一是学籍档案是高职院校学生成长过程的重要资料依据，关系学生后期的发展，实施学籍档案管理则对学生发展具有积极影响。二是做好高职院校学籍档案管理是高职院校管理水平的标志，对提高高职院校管理能力具有重要价值。因此，收集、整理、保管好高职院校学籍档案应作为高职院校管理的重要任务之一。在高职院校学籍档案管理中实现现代化管理能使得学籍档案管理更加有序及高效，有利于学籍档案信息的收集和管理，有利于学籍档案信息的查阅、整合和利用，对高职院校日常工作开展也有积极的作用和价值。

2.实施互联网技术对学生学籍档案信息化管理的必要性分析

随着信息技术的发展和提升，应用互联网技术对学生学籍档案实施管理是解决现有学籍档案管理繁琐及简化工作的关键，运用信息开发档案信息资源，做好档案管理，保护档案资料，提高档案利用率是档案信息化建设的最终目的。因此，结合现有互联网技术实现对高职院校学生学籍档案的信息化管理，其与传统的管理模式来讲，具有管理方式间接、便于检索及人力资源消耗少等优点，具体来讲，可从以下几个方面进行说明：

（1）基于传统的学籍档案管理方式，存在人员消耗多及效率低的问题，传统的管理环境下，很多的学籍档案信息都是纸质的，收集、整理、查阅、记录等工作都是十分的繁琐且工作量非常大。利用信息化的管理手段，将纸质的学籍档案转换成电子格式，并利用数据库或是云存储技术进行妥善保存等，均可以有效弥补传统人工管理方法中的各种局限。在有效扩大高职院校学籍档案管理范围，避免出现管理遗漏和管理错误的同时，还可以有效推动学籍档案管理工作的长久稳定发展。如对学生学籍档案管理中需要消耗大量的人力资源进行学生学籍档案的归类，也需要大量的空间对学生学籍档案实施保存，同时也需要专业对学籍档案的完好情况进行观测。在该种情况下，应用现有信息技术、互联网技术应用于高职院校学生学籍档案管理则具有便于学生学籍档案收集、便于信息查阅及交流的作用，且减少了资源的浪费、摒弃了纸质化的管理模式，在实际管理中具有极大的价值。

（2）互联网技术已在各个行业得到了广泛的使用且取得了较好的效果。利用互联网技术对学生学籍档案进行收集及信息完善是现有社会发展的必然趋势，以往的学籍档案管理模式也将随之淘汰。因此，在现有高职院校学籍档案管理中应加大对互联网技术的应用，以提高学生学籍档案管理的及时性及准确性，以实现信息资源的共享。

（3）现有情况下，对学籍档案的管理模式的研究已经比较成熟，而互联网技术在学生学籍档案管理中的研究将是目前最佳的管理模式，该种模式极大的突破了传统学生學籍档案管理的局限性，如需求者可以直接通过互联网搜索功能实现对自己所需要的学籍档案的查询。同样，作为管理者亦可以借助互联网技术实现对学籍档案的搜集与完善，可提高工作效率。

二、当前高职院校学籍档案管理主要问题及分析

1.学籍档案管控制度欠缺及管理混乱

结合现有情况，学籍档案管理制度的不健全问题主要包括以下几个方面：一是现有学生学籍档案管理存在滞后性问题，如高职院校基于人力等多方面的原因对于学生的学籍档案没有及时更新，时效性差。二是高职院校学籍档案管理中的规章制度不健全问题也是关键性问题，岗位职责及分工不明确问题造成相关人员对学籍档案收集、整理及归档方面存在不足。三是学籍档案管理人员意识问题也是主要问题，管理人员对学籍档案的认识程度不足及档案管理意识薄弱等情况也造成了档案管理的系统化程度不强，即学籍档案管理意识仅处于应付及整理存放程度上的状态，为发挥学籍档案管理的实际价值。

2.学籍档案移交不及时性

高职院校学籍档案不仅是教与学过程中最原始、最真实地记录，而且是评价教学质量和教学管理水平的重要依据。然而，学籍档案管理中存在较多的不确定性，且学籍档案管理人员流动频繁，存在学籍档案移交无人管理或缺乏管理等情况。如一些科研项目，耗时周期长，学籍档案资料复杂等。责任人员忽视学籍档案管理，未能及时收集与上报，且文件丢失或损坏的情况时有发生，将对学籍档案管理的及时性及完整性造成较大影响。

3.管理人员思维管理模式改变难度大

长期以来，高职院校学籍档案管理人员对学籍档案管理的思维理念仅仅停留在收、藏、管、用、编等方面，大多档案管理人员仅仅认为学籍档案管理只是简单的进行归类存放的过程。很少人会把学籍档案管理与互联网技术进行有效的结合。现有互联网技术下，如何改变已有学籍档案管理人员的思维意识，使其积极学习互联网技术，应用互联网技术实现对学生学籍档案的管理的主要模式应作为重点工作。

4.技术手段及标准化管理的要求欠佳

对于实现互联网技术在学生学籍档案管理中的应用，其最基本的要求应为相关资源的配置，如高职院校应配置必要的软硬件并应制定统一的管理标准。而就目前来看，对于高职院校对于学生学籍档案的管理所投入的资源有限，如没有配置相关用于学籍档案管理所具备的资源，未建立学籍档案管理统一标准，未对学籍档案信息进行规范化管理是目前应用互联网技术实施学生学籍档案管理的基本障碍。

三、实施高职院校学籍档案现代化管理的主要措施分析

1.明确职责，加强对学籍档案管理培训及考核

做好档案管理工作，明确职责是关键。一是学校应建立并完善档案管理制度，明确档案管理人员的职责及明确学籍档案管理的具体要求，并对档案管理人员开展必要的培训，使相关人员明确学籍档案管理的重点及难点，以更好开展档案管理工作。二是加强对档案管理人员的考核工作，档案管理人员工作绩效的评定问题一直是学校管理工作中的盲点，学校应结合实际情况制定可靠的绩效评定机制，以监督、约束档案管理工作者更好开展档案管理工作。三是档案管理人员的技能水平问题也是关键，学校应提供良好的培训平台，强化档案管理工作者技能培训，使其明确学籍档案管理流程、教学档案管理具体要求，提高学籍档案管理工作的效率。

2.强化学籍档案数据库建设及学籍档案信息安全工作

关于高职院校学籍档案信息化管理问题，属于现有学籍档案管理现代化管理的重点，而实施信息化管理，其主要是将学籍档案转为电子形式并借助网络资源实施共享及查阅。对于电子文档而言，应做好安全把关，如杜绝文件丢失及修改应作为重点问题考虑。对于此，在实际实施管理中必须注意案卷的排列顺序，建立电子目录，以便后期学籍档案调阅管理。此外，完善网站建设和学籍档案信息安全方面的规章制度，做好数字学籍档案的异地保存及备份，以免学籍档案数据丢失。当前信息化管理过程中，一定要做好信息化建设的安全防范工作，从意识上安全防范，防控病毒、注意保密，注意计算机硬件的安全，同时加强制度管理，减少人为因素造成的信息损失。

3.加大对学籍档案管理人员的培训

新的管理方式及理念在日常工作的应用离不开有效的培训机制。因此，高职院校应采取有效的措施对档案管理人员进行培训。一是高职院校应制定更加完善的档案培训制度或者手册，如互联网实施学籍档案管理的流程、要点、模块等重点培训，对学籍档案的整理、查阅、信息整合、共享、利用和开发等知识要点进行讲解和培训。以使相关人员能够学会基本技能及管理要求。二是通过有效的培训机制逐步改变现有学籍档案管理人员思维理念，逐步改变传统的管理观念，以更好应用互联网技术实现对学生学籍档案的有效管理。三是人才的引进也是关键，如高职院校可通过外招的模式引进学籍档案管理的优秀人才，以强化学生学籍档案管理工作。

4.加大对学籍档案管理的资源配置及实施标准化管理

随着信息技术的发展和提升，应用互联网技术对学生学籍档案实施管理是解决现有学籍档案管理繁琐及简化工作的关键性问题。对于应用互联网技术实现对学生学籍档案管理，学校应加大对基本资源的配置并应建立相关的标准。高职院校学籍档案不仅是教与学过程中最原始、最真实地记录，而且是评价教学质量和教学管理水平的重要依据。如高职院校应建立完善的信息数据库，建立有效的信息安全保障机制，并配置相关的计算机辅助设备等，为学籍档案管理提供基本的物资保障及保证后续实施信息化管理后的数据安全。再如高职院校应结合不同类型的学籍档案建立并完善学籍档案管理标准，以便学籍档案管理标准化及统一化的实现，以便于后期学籍档案的查询及归档。

四、结语

综上分析，档案信息化建设的最终目标是提高信息管理和服务水平。高职院校必须改变传统的手工管理模式，充分利用新的技术建立学籍档案管理系统。只有加强高职院校学籍档案管理信息化建设，才能更好地为学生管理服务，也更有利于学籍档案的整理、查阅、信息整合、共享、利用和开发。针对高职院校学籍档案管理中存在较多问题，高职院校还应进一步提升信息化管理意识，加强安全防范管理等有效措施。

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作者单位：杨凌职业技术学院药物与化工分院