探究不动产登记档案信息化管理现存问题及应对

曾驿涵

摘要：随着时代的不断进步与科技的不断发展，越来越多的现代科技被应用于各行各业。其中，信息化管理应用于不动产登记工作中得到了大众的一致认可。在档案管理过程中采用信息化管理模式不仅能够有效提高不动产管理的效率，对于我国不动产档案信息管理工作也具有积极的推动作用。但是目前將信息化管理手段应用于不动产登记档案管理工作中还有一些较为突出的问题亟待解决。本文主要就不动产登记档案信息化管理现存问题以及应对措施进行探讨。

关键词：不动产;档案登记;信息化管理;问题;应对

分类号：G270.7;F299.23

前言：

不动产登记档案信息化管理指国家相应机关部门在对不动产的交易活动、不动产类型、不动产登记以及不动产建造等的管理过程中采用信息化的现代科技手段进行管理，实现对相关档案的良好保存、有效整理以及科学记录，对于不动产登记的完善其中积极的促进作用。同时，国家也出台了一些适用于不动产登记档案信息化管理的相关规章制度以维护好交易市场的安全与稳定。相关工作人员对不动产档案信息化管理工作的现存问题进行了深入分析并初步得出了几点解决方案。

一、不动产档案登记信息化管理的现存问题

（一）档案信息化管理较为分散且标准不一，利用时不便利

以黑河市自然资源局不动产登记中心的工作开展为例，该市的档案管理系统尚处于健全阶段，没有固定的集中对档案管理场所，通常采用分散保存的方式，并未实现统一管理。同时，每个部门进行档案管理的标准都不一样导致在对一些档案进行整合的时候难度系数较大，工作难以开展。这样的档案管理现状为相关工作人员在调取档案资料的过程中设置了难度。如，想要调取某一档案却需要同时登陆几个部门的管理系统才能实现，浪费时间不说，所获取的档案信息还需要二次加工整理才能够被利用，对于有关部门工作的开展起到了阻碍作用。

（二）档案管理的数据与实际业务系统没有实现有效关联

不动产登记工作中因为登记种类、登记性质等的不同会建立专门的登记档案，登记档案的建立对于不动产登记工作的开展具有重要意义。但在实际的档案管理工作过程中我们发现现在的档案管理数据于实际的业务系统出现一定的脱节问题，主要体现在档案管理数据与实际业务系统没有实现有效关联，导致在开展工作的过程中，难以实现快速调取想要的档案信息，工作也难以正常开展。

二、不动产登记档案信息化管理现存问题的应对措施

（一）实现档案信息化管理的统一

为了有效解决现存不动产登记档案信息化管理工作中分散管理、标准不一以及调取较难的问题，从事相关不动产档案信息化管理工作的工作人员可以以实现档案信息化管理统一的方式来解决。不管是对于管理场所、还是对于管理标准、亦或是调取原则都要进行统一，在此基础上不断进行管理方式的创新。这要求从事相关不动产档案信息化管理工作的工作人员们在以整合当地各部门的不动产登记档案为工作重点，在此基础上集思广益并建立一个统一的不动产档案管理信息化标准，让本市的不动产档案信息化资源能够得到有效整理综合。

例如，相关工作人员可以先发动各部门、各单位的群众力量进行各类信息化管理工作的成果的整合，通过对比分析每个单位、部门的档案管理量以及整合前后的档案管理数据库差异总结出相关规律并找到解决办法，实现档案管理数据与实际业务开展的有效关联。在初步完成整合工作之后相关部门还要建立专门的“问题侦察小组”，主要对后期档案管理工作中遗留的问题进行收集并分析提交，确保档案信息化管理工作能够高质量、高精度进行。

（二）将档案管理信息化系统与实际的业务系统进行有效集成

从事相关不动产信息化管理工作的工作人员在实际开展不动产档案管理工作的过程中应当把档案信息化工作置于首位，这样能够有效减少后期档案管理的工作量。相关工作人员在实际为客户办理不动产登记业务的过程中要在收件以及审批工作之前做好相关的信息化工作，方便后期工作的顺利开展。

例如，从事相关不动产档案信息化管理工作的工作人员要想方设法优化工作流程，可以采用：一、在不动产档案管理中心张贴不同种类不动产登记的必备材料清单，让业务受理人在一踏入档案登记中心的时候就能够清晰知道自己是属于哪种类型并根据清单内容准备好相应的档案资料;相关工作人员在接收到业务受理人的资料好要做好核对以及整理工作。 二、在完成好人工登记工作之后相关的工作人员要立即将档案受理人的资料原件进行扫描并及时上传到不动产档案管理信息库，并建立好信息库与实际业务工作系统的关联。 三、前面的一系列准备工作完成之后进入正式办理不动产登记工作环节，工作人员可以实现直接从数据库调取业务受理人的相关资料并实现档案管理工作的归档。这样的工作流程不仅能够帮助业务受理人清晰工作流程，对于相关工作人员档案管理工作的开展也起到了积极的促进作用，在提高效率的同时工作人员的工作量得以大大减轻，相应地，工作失误问题也会得到有效缓解。

总结：

综上所述，不动产档案信息化管理在给不动产登记工作带来便利的同时也还存在一些问题需要解决，针对这些问题，相关单位的工作人员可以根据实际情况进行调整，实现不动产档案管理工作效率的有效提升。

参考文献：

[1]刘利均.不动产登记档案信息化管理探究[J].卷宗，2021，11（5）：160.

[2]张国庆.不动产登记档案信息化建设的路径分析[J].卷宗，2021，11（4）：157.

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