新时期单位档案管理现状与解决对策

郭静

摘要：档案作为历史真实的记录，是非常重要的信息资源。无论对单位自身还是社会发展都有着重要的意义。而在单位改革和发展的过程中，因档案管理涉及到的内容比较繁杂，同时又对单位各项工作的开展具有重要作用。所以，想要保证单位工作水平的有效提升，加强档案管理工作是十分必要的。鉴于此，文章首先对当前单位内部档案管理工作现状进行了分析，然后提出了据有针对性的应对策略，以供参考。

关键词：档案管理;问题分析;完善策略

分类号：G270.7

一、新时期单位档案管理现状工作现状分析

1.档案管理制度有待完善

俗话说，无规矩不成方圆，档案管理部门必须有一套健全的管理制度与准则才能确保档案管理的规范化与科学化。目前，大多数单位出台了档案管理制度，但奉行形式主义，这些制度形同虚设，工作人员往往不按规则办事，从而导致档案管理局面混乱。这从客观上体现出单位对档案管理的重视度不足。另外，单位内部各部门间缺乏有效的沟通机制，相互协作能力低下，也在一定程度上降低了档案管理制度的执行力，从而影响到档案的规范化管理。

2.信息化水平有待提高

随着网络信息时代的到来，大多数单位已进行信息化管理时代。但是仍有一些单位由于资金投入较少，采用的是陈旧落后的硬件设施，运用手工检索方式。另有部分单位没有配备电脑，或者档案盒偏少，從而造成档案归类随意，从而增大了档案查找的难度。有的未按照档案管理规范要求建设档案室，也未做好档案室的防火、防涝、防虫等措施。虽然档案管理已基本实现信息化，但因为管理制度方面的落后，电子档案管理人才的匮乏，阻碍了档案管理与信息技术的有效结合，因此，档案管理质量未获得实质性的提升。

二、单位档案管理优化策略研究

1.促进事业单位档案管理的体系变革

首先，要立足于事业单位的自身特点和人事工作的基本情况，针对档案管理工作的体系问题构建其具有领导职能和调控功能的管理系统和功能部门，针对事业单位档案管理工作的实际明确相关的内容、要求和标准，标定事业单位档案管理的范围、义务、权力和责任，强化评价、奖惩、反馈等事业单位档案管理的各项重要活动，在明确事业单位档案管理规定的基础上，为创新体系提供变革的组织化、功能化、结构化前提。其次，要建立档案管理的规范体系，重点集中调控档案管理的进程、效果、方法、标准的关键环节，在细节上确保档案管理的效果和目标，帮助档案管理工作进一步建立起相关的制度体系、考核机制、方法系统，整合档案管理内外的关系，在最大范围和空间内建立起科学性、可操作性的档案管理新措施。最后，体系的变革要结合事业单位的实际情况和发展趋势，采取阶段性、针对性的方式不断促进档案管理体系的创新，加速档案管理工作的进步，打造适应事业单位人事工作的新体系，让更多的主体能够认识到事业单位档案管理工作的价值，更好地创造事业单位档案管理内在价值和外部影响，为推进事业单位人事工作的系统创新和持续改革提供坚实的档案管理基础。

2.增加资金投入，完善基础设施

长期以来，事业单位在档案管理工作中主要为纸质文件，并通过人工方式对档案进行整理与归纳，不仅非常繁琐，也难顺利完成日益沉重的档案管理工作任务。为了解决这个问题，事业单位要在档案管理方面投入更多的资金，将档案设备配置齐全，让档案管理可以有效进行。同时，事业单位要加快信息化建设步伐，跟上时代发展的脚步，让档案管理的规范性与保密性得到提升，消除档案管理过程中出现的各种风险。事业单位要大力建设档案管理多媒体平台，发挥多媒体网络平台的作用，这样可以更好地管理档案资料与数据信息，便于档案管理人员轻松、高效开展档案资料管理工作，档案利用者也能快速查找到所需资料。

3.加强培训力度，努力提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员较好地掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，需做到如下三点：一是要积极参加地方档案管理部门和档案学会举办的专业培训班和继续再教育培训班。二是要给档案人员创造机会到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案人员走出去把先进的工作模式带回来，推陈更新使档案管理工作达到更科学化、标准化、规范化。三是调动档案人员的工作热情，建立工作激励机制，打破干好干坏、干多干少都一样的工作模式。提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、使命感，促进档案管理工作水平。

4.建立电子档案，提升档案管理信息化程度

在事业单位档案规范化管理过程中，需要尽快完善相关管理体系，从而更好适用于内部的档案管理。这需要事业单位从电子化、信息化入手，加大对档案信息管理软件的应用力度，对档案信息进行批量化处理，保证档案管理效率的提升，也为档案信息安全性与快速传递提供有力支持。事业单位要注重电子信息化管理，重新审视档案管理工作目标，有针对性开展管理体系与内部组织结构的架构工作，这样档案管理的规范化、标准化和信息化水平才能实现提升。事业单位要引入先进管理方法与理念，发挥出专业软件系统的作用，打造适用于内部的档案信息存储系统，同时在全国范围内实现信息联动。事业单位要积极应用办公自动化系统，结合实际档案管理工作需求，有针对性更新与调整软件与系统，保证其功能得到拓展，如文书处理、文件管理及档案管理等，让后续档案信息整理与利用有可靠条件。

结语

综上所述，档案管理工作对于单位的发展发挥着至关重要的作用，单位的档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的有序发展。因此，单位管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

参考文献

[1]程圆.基层单位会计基础工作现状、成因及对策[J].财会通讯，2009（25）：153-154.

[2]瞿静.现阶段单位档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015（3）：71.

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