电子档案双轨制向单轨制转换路径及实施策略

蔡苗苗 国网宁夏电力有限公司银川供电公司 宁夏 银川 750001

一、引言

传统的档案信息化主要是对纸质档案进行扫描，获取数字化文件的过程。即使是直接从系统捕获的电子文件，也需要转换成固定的电子文件。现在直接在系统中获取数字或数据的电子文件，即以数据的形式存在于电子文件中。目前，一些事业单位已经实行单轨电子文件档案系统来进行实践，比如，推动电子文件档案的单轨系统来提高国家电网部门和会计部门的工作效率；在事业单位中也运用电子档案取得了一些成绩。

二、档案管理“双轨制”转变的意义

近几年，文件管理领域中的“双轨制”定义为纸质文件与电子档案同时存在，纸质文件和电子文件将同时传送到存档中。工作流程中的所有文件均得到及时存档。档案管理员应同时审查和接受两组文件。首先，纸质档案是最基本和最原始的。管理者应该系统地管理纸质的文件。然后，放弃传统的纸质文件管理，开发适合现代信息化的电子管理方法，这将有助于提高管理人员的效率。最后，更关键的一点是，随着信息时代的不断更新和变化，纸质档案与电子档案并存的方式相对重复和麻烦，最终将演变为单轨管理[1]。

三、单轨制电子文档管理流程的优点

文档生命周期理论是电子文档管理的基本理论。文档生命周期理论是指电子文档从形成到永久保存的整个过程，采用协同管理的方法，强调管理内容与管理要求、系统集成与整体效果的无缝连接。首先，在归档方面，归档方式已经从传统的定期积累的方式转变为借助系统随时归档的方式。从被动接受到主动整合，归档的范围从人的经验判断变成了准确的系统判断。其次，在分类方面，传统的分类工作是双系统归档，纸质文件和电子文件并存。单轨电子文档分类只需要按照预定计划进行逻辑计算机分类，不需要对纸质文档进行分类。第三，在保存方面，电子档案馆不是真正的建筑物，而是真正的网络空间宝库。不需要依赖任何硬件和软件，真正可以保存和提供任何形式的电子文件。第四，提供利用。存档用户不受任何时间和空间限制，只需要根据用户相应的权限登录，就可以保证任何人都可以使用高级工具随时随地查找所需的存档信息。

四、“双轨制”的可行性和问题

现阶段，围绕电子文件的规范管理工作都基于“双轨制”要求来推进和执行。首先，基于业务路径与文档管理规范视角，通常将纸质文档视作“备份”文件，和电子文件档案一同存在，并且紧密相连。其次，从实物档案管理的信息安全角度看，电子档案和纸质档案是相辅相成的。最后，为了更好地让电子档案发挥其凭证以及存储作用，纸质档案与电子档案互为补充。上述内容充分说明了中国双轨文件管理模式的优点。

但是，随着社会的发展，办公自动化迅速普及、无纸化办公的发展与渗透，以及CAD电子文档操作方式的普及与现代技术的广泛运用，双轨制电子文档管理模式也显露出诸多问题。“双轨制”的情况下，以一个业务部门为例，每年新发表的设计图约11万张，调整后的图纸为20万张，扫描后的图纸为7万张，废图纸则为大约2万张。另外，无效的图纸必须小心谨慎处理。每张图纸必须由3个人进行3次检查。这是为了确保在最终印章失效之前替换的准确性。扫描工作也非常困难，因为图纸编号是唯一的，还有几个项目的延迟很长。设计者通常会忘记以前制作的图纸，导致图纸号码重复或印刷错误。有问题的设计图不能正常保存。这给文件的正常管理带来了许多困难和麻烦[2]。

“数据超市”以业务应用需求为导向，为各专业提供可查询、易看懂、易获取的数据资源服务，围绕业务价值目标的确定分析应用场景，开展服务封装、沉淀共性服务，提供统一、标准的数据分析服务，支撑跨专业、跨层级的数据获取、共享，实现公司由传统数据中心向企业级数据中心运营模式的转型。

现阶段，通过不断探索，电子单轨运营已经运用到了国网总部。但是，由于存在诸多因素的制约，例如标准化水平低、物料种类繁多以及品种不集中等，电子单轨系统并未在省级企业集中采购中实行。因此，立足于省公司招标采购商品的具体材料与属性，对具体的采购管理模式、招标文件以及投标策略加以系统研究，构建标准化、程序化的分析路径。就供应链管理而言，采购管理和前后端链路联系密切，由此形成统一的解决方案，这样才能更好地为电子单轨系统的顺畅工作奠定基础。

五、双轨电子档案管理保障战略

（一）构建安全保障策略

随着单轨系统电子档案的运用，嵌入式数据等技术必然会提升输出与检索效率，与此同时，以何种方式增强电子文件的安全程度、真实性、可靠程度以及完整性具有重要意义。现在使用云平台对文件进行数据分析管理，为了加强网络信息安全，核心数据库和机密文件主要使用与外部隔离的核心平台进行存储。对于非核心文件和信息公开，公有云平台主要用于存储和共享。通过电子身份证明文件进行全面监控，并使用在线传感器技术来确认文件不会异常移动[3]。以某省的官方文献图书馆为例。库文件上有电子标签。其和常见的“第二代身份证”极为相似。电子标签可以对文件的所有标识信息加以记录，以自动化的方式采集数据文件中的各类信息，数据文件与电子文件的实施转化工作就此完成，最终电子文件与管理文件的安全性有所增强。

（二）加强人员梯队建设

首先，文件负责人需提升职业素养，增强自身编辑研究能力与信息处理能力。此功能在实现采集与整理大数据时，需得到人工的全面支撑。另外，文件管理事宜要求工作人员具备出色的学习能力以及创新能力，诸多技术层面的新技术相继问世和应用，例如无纸化管理、区块链以及大数据等。档案馆不需要完全了解开发过程，但必须理解开发过程的工作方式，以便更好地开发适用于Java的构建和运行的各种应用系统。同时，需要与政府机关、高中、科学研究机关以及企业等中的专业人员展开深入合作，进一步挖掘和发挥发挥档案员以及专家学者的聪明才智，更好地推动电子文件单轨管理工作。

（三）知识管理的嵌入

就档案工作而言，其根本目的在于最大程度满足用户的差异化需求，通过知识管理能够对档案信息资源进行二次开发与利用，这和档案管理的初衷保持高度一致。在推动单轨电子档案管理工作中，服务对象的共同诉求即是集中压缩信息与提取信息。比如，站在知识管理的角度，能够借助全文搜素模块协助政府采集相关资料和文件，同时根据政府的活动筛选每个文档。文档通过注释的关键信息，将相关内容同时链接起来，实现全文检索和智能分析，使档案工作者摆脱烦琐乏味的文件编辑器，编辑和归档成员不再需要搜索知识便可以用替换文件管理器处理，满足用户需求。

六、结语

综上所述，要想真正彻底实现电子档案单轨管理模式需要长期持续推动，这给文献工作者提出了严格要求。需要诸多环节或者部门共同协作，例如人才队伍建设、技术整合、法律建设以及管理观念转变等。必须重新审视现状，逐步完成由双轨制向单轨制的过渡。让我们展望“纯电子存储”时代。