英语商务信函的特点及翻译策略研究

冯娇娇

（广州华商学院，广东广州511300)

中国经济的飞速发展，使得中国已然成为世界第二大经济体，跨国公司日益增多，国际商贸事务也在不断增加，在对外沟通交流的过程中，商务信函是商贸往来的重要载体。对外贸易的快速发展，使得商务信函的使用也越来越广泛，而商务信函的翻译则在贸易活动中起着举足轻重的作用，直接关系到贸易双方能否顺利进行交流并达成共识。因此，该文将研究英语商务信函的翻译策略，旨在实现中英商务信函的交流功能，促进对外贸易的发展。

1 英语商务信函的特点

商务信函有别于其他文体，在语篇特点、措辞和句式结构上具有独特的风格。

1.1 语篇特点

礼貌原则是人际交往的重要准则之一,因此,它也适用于商业交际的重要方式——商务信函的书写，商业信函写作通常带有某种目的,人们应该用礼貌原则来考虑读者的需要以实现其自己的目的[1]。礼貌用语是撰写商务信函时必须遵循的必要原则之一，商务信函中的礼貌用语不仅可以反映笔者的素质，更重要的是可以从中彰显公司的企业形象。如果收到对方的询问、邀约或其他要求，无论是否接受对方提出的条件，都必须以礼貌的语言答复并表示感谢。礼貌用语的使用对促进合作双方的合作非常有利。

例1：After careful consideration,we regret to say that we cannot but decline the said order.

经过认真考虑，很遗憾，我方不得不谢绝贵方的上述订单。

例2：Your compliance with our request will be highly appreciated.

如贵方能满足我方要求，我们将不胜感激。

例1在谢绝对方请求，提供令对方不满的信息时，用了“regret”一词来表示自己的客气和委婉；例2则是在向对方提出自己的请求时用了“highly appreciated”来表示自己的感激之情。两组句子都在语篇特点上体现了商务信函的礼貌原则。

1.2 词汇特征

（1）多使用专业术语。

例1：We shall write and ask for their ceiling for the advertising project and then we can budget accordingly.

我们将写信询问他们广告项目的最高费用，然后相应做出预算。

例2：As to the affairs on negotiation of draft,we would like to have them preformed at the Bank of Taiwan,Taipei.

有关汇票之承兑事宜，该公司希望由台北的台湾银行完成。

“ceiling”通常指“天花板”，而在商务信函中则多译为“上限、最高费用”；“draft”通常取“草稿”之译，而在此句中，则译为“汇票”，被赋予了专业词意。从功能文体学的角度出发，商务英语比一般英语具有更多的内涵和表达方式，而商务术语具有精确性、行业通用性、排他性和专业性，因此，国际商务信函中的一些词汇，在不同的语境中具有不同的含义[2]。此类词汇还有很多，如“coverage”（覆盖）商务信函中用作“险种、险别”，“average”（平均数）常译作“海损”，“quotation”（引用语）常译作“报价”。

（2）用词精准严谨。

商务英语信函用词通常精准而严密,而且各类介词等虚词频频使用,如hereby(特此,由此,兹)、hereof(关于此点,在该文件中)、as(依照……规定)等[3]。如“The terms,conditions and provisions hereof”即指“本文件中的条件和条款”。

英语商务信函在书写时间时为了确保准确无误，体现其严谨性，通常会常用双介词结构来限定准确的时间。如“You are unauthorized to accept any orders or to collect any account on and after September 20.”(自9月20日起，你方已无权接受任何订单或收据。)用英语双介词“on and after”来表示包含当天日期在内的起止时间。

英语商务信函在书写金额时，为了规避风险，坚持大、小写并用的原则，即在小写之后，再在括号内用大写重复一次。如“You are paid a monthly salary of US $500(SAY FIVE HUNDRED US DOLLARS ONLY).”(每月须付给您方美元500元整。)在大写文字前加上“SAY”，意为“大写”；在最后加上“ONLY”，意思为“整”，以确保数字准确无误。

（3）多使用缩略词。

英语商务信函还具有简洁清晰的特点，避免使用过于烦琐的表达，尽量用简明易懂的词语，使沟通更加顺畅，因此行文中常使用大量的缩量词。例如：“D/P”（document against payment，付款交单），“N.W.”（net weight，净重），“L/C”（letter of credit，信用证），一目了然，更利于双方合作的顺利展开。

例如：Payment shall be made by irrevocable L/C at sight to be opened in our favor.

货款必须用以我方为受益人而开立的、不可撤销的即期信用证支付。

1.3 句式特点

（1）多使用复合句。

英语商务信函中常使用复合句，复合句句式结构长，可以用于反映上下文或商务信函之间的关系，读者可以清楚地了解因果关系，从而避免交易双方之间产生歧义，维护双方的利益，促进双方的合作。

例1：In order to enable us to capture a part of the market for you,we sincerely hope that you will make us a further concession,for example,a discount of 15% instead of 10% as you planned to give us on an order worth approximately US$ 10,000.

为使我方替贵方打开一片市场，真诚希望贵方给予我方更多优惠，譬如按贵方计划，订单总值约10 000美元，给予我方15%的折扣，而非10%。

句中使用“in order to,…that…,instead of,as”等连接词将复合句的逻辑关系表达得非常清楚，一目了然，便于读者理解。

（2）多用被动语态。

在商务英语信函中，主动语态有时可以直接用来表达双方的诉求，而在那些致歉或拒绝合作的商务信函中常使用被动语态的句式，将对方放在一个较重要的位置并避免与对方发生冲突，使用被动语态还可以强调双方在合作中应该承诺和遵守的责任与义务，易于被接受，因此，被动语态有积极作用，而主动语态则没有[4]。

例1：A.Make the offer as soon as possible.

B.It is hoped that the offer is made as soon as possible.

请尽快报价。

请贵方告知该产品的价格、船期和其他交易条件。

试比较例1中的两组句子，虽然AB两组句子所要表达的核心意思相同，但是传递出来的语气却呈现很大的差异性，A组句子语气比较强硬，命令的口吻，会给读者一种颐指气使的感觉，而B组句子语气更加委婉礼貌，更能为人所接受，体现了商务信函的礼貌原则。

（3）多使用倒装句。

使用倒装句主要是为了强调某些关键信息，即句子的重要组成部分，将其放在句子的句首或者其他重要位置，英语商务信函通常使用倒装句来强调某些重点信息。

例1：Enclosed is our price list that you asked for.

随函附上你方所要价格单。

例2：Should you require the insurance to be covered as per institute cargo clause we would be glad to comply.

我方非常希望贵方按照协会货物条款投保。

例1因为要强调附上的内容，所以把“enclosed”置于句首。例2则是将情态动词should放置句首，为了强调一种将来的不确定性，所以将情态动词should放到句首。

（4）多用肯定句，少用否定句。

例1：a.We cannot fill your order because you failed to send your check.

b.We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

一旦我方收到贵方支票，会马上填写订货单。

试对比以上两组句子，a组句子会给读者留下推卸责任的印象，将一切错误和问题都推给了对方，b组句子则是主动承担责任的视角，用积极主动的态度解决问题，理解对方。两组句子分别用肯定和否定的角度表达同一个意思，但是呈现的效果却截然不同，读者也会有完全不同的感受。显然b组句子的句式结构更符合商务信函礼貌委婉的原则，更有助于合作双方业务的进一步开展。

2 英语商务信函的翻译策略

2.1 增译

增译是指在翻译过程中添加一些原文没有但是译文需要的词汇，且句子的含义不会改变，使译文表达更加通顺流畅。英语被动句中的有些句子在翻译时,需要在译文的动词前增加表示泛指性意义的词做主语,如“人们”“有人”“大家”等[5]。

例1：Your packing must be easy to handle.

贵方（注意）包装必须易于搬运。

例2：If required,further details will be gladly given to assist you in your sales effort.

如有需要，(我方)将乐于向你方提供进一步详情，以助你方销售。

例1主要是为了提醒对方要注意包装的问题，在翻译句子时，添加了“注意”一次，以更准确直接地传达原句的意图。例2在翻译时添加了主语“我方”，主语的增添可以使整个句子逻辑关系更加清楚，表明笔者愿意为另一方提供帮助，所要传达的信息更加精准。

2.2 省译

省略译法是指在翻译时省略原句中的某些词汇，而不影响原句所要表达的含义，以使译文表达更加简明精炼。

例1：Thank you for your letter of May 25,in which you expressed your willingness to enter into business relations with us.

译：感谢贵方5月25日来函表示愿意同我方建立业务关系。

例2：In order to facilitate handling and help customers save on freight,we will package with cardboard boxes.

为了方便搬运和节省运费，我们会用纸箱包装。例1句中的连接词“in which”和动词“expressed”在翻译过程中均省略了，英语比较倾向于使用大量的连接词，但是汉语较少使用，翻译时可以直接省略；英语习惯使用短句或者短语表达一个动作，翻译成汉语时可省略其他不必要的成分，保留动作核心即可，省略后的译文内容与原文一致，且表达更为简洁流畅。例2中省略了“help customers”，直接译为“节省运费”，因为该句的主要意图就是表达“方便搬运和节省运费”，省略“帮助客户”并不影响原意的表达，更加简洁连贯。

2.3 转换译法

转换译法是指在翻译过程中，在保持原义的前提下，对某些词汇的词性进行相应的改变，比如将名词转变为动词或形容词，将动词转变为名词，或将形容词转变为副词或名词等。中文的表达方式与英文不同，使用转换译法能突破英语句式结构的束缚，让译文更具可读性，更符合目的语读者的表达方式和阅读习惯。

例1：Should this trial order prove satisfactory to our customers,we can assure you that repeat orders in increased quantities will be placed.

若我方客户满意此次试购的产品，我们保证今后继续大量订购。

例2：Please let us know if our terms are acceptable.

请告知是否接受我方条款。

例1句中给名词“satisfactory”和名词词组“repeat orders”翻译为动词“满意”和“继续订购”，例2中给形容词“acceptable”则翻译为动词“接受”，词性的转换使得译文的句意更加完整，读起来更加通顺流畅，有助于促进贸易双方的合作往来。

2.4 多用套语

汉语商务信函有一整套公函礼貌用语，往往使用“贵（处，公司）”“谨”“承蒙”“烦请”“敬请”“乞谅/见谅”等礼貌字眼，还使用“兹”“欣闻”“获悉”“为盼”等套语[6]。

英语商务信函中通常会使用“We are in receipt of your letter/We acknowledge receipt of your letter”等来表达希望收到对方的来函，常译为“贵函敬悉”或“贵函收悉”；用“We are pleased to inform you…”或“Notice is hereby given that…”等来通知对方某件事，常译为“特此奉告”或“特此函告”；用“Your kind reply will greatly oblige us.”或“Looking forward to your positive/affirmative reply”等来表示希望尽快收到对方的回复，常译为“如蒙答复，当不胜感激”，“敬请回复”或“盼复”。

例1：We are in receipt of your telegram of May 6,from which we understand that you have booked our order for 2 000 dozens of shirts.

5月6日电悉，贵方已接受我方2 000打衬衫的订货。

上述例句中将“We are in receipt of your telegram May 6”译为“5月6日电悉”，符合商务信函用词礼貌客套、简洁的特点。

3 结语

商务信函作为国际商贸往来的桥梁，毫无疑问，受到越来越多的关注，而英语商务信函的翻译质量则在贸易双方的沟通与合作起着关键性的作用，有效的信函沟通有利于双方建立友好贸易关系。译者应该熟知商务信函的语言特点，熟练掌握各类翻译策略，提升自身的专业素养，确保商务信函的翻译质量，保证贸易双方合作的顺利进行。