浅论信息化背景下的高校档案管理

郭华

（兰州文理学院，甘肃兰州 730000）

在档案管理中信息技术是不可或缺的，它不仅在人们生活中具有非常重要的作用，而且还给档案管理工作带来了很多便捷。近几年，教育事业迅猛发展，国家对其重视程度有了很大的提高，因此还出台了一系列的相关政策。相关政策的颁布能够促进高校每项工作有秩序的展开。高校的档案管理工作也是有多方面的功能，它涉及了多个领域。所以，在信息化背景下，高校档案管理要时刻追随着时代的发展步伐，采取一些有效且科学的信息技术手段和方法，来提高档案管理工作的效率。目前，我国高校档案管理制度建设还存在一些问题，因此，研究者应及时总结经验，推进高校档案管理制度的信息化建设。

1 高校档案管理工作的重要意义

从20 世纪90年代我国各大高校逐渐进行扩招时，档案资源的数量也持续的增多，进而使得档案管理工作的压力增加了数倍。所以信息化时代的到来，给高校档案管理相关部门带来了发展的时机，有利于其乘着信息化的东风创新自身的工作形式，促进其在工作观念上的转变，为高校档案管理部门能够实现全方位的发展提供一份力量。

其实在档案资源自身所展现出的功能上能够看出，它主要就是组织个体参与社会的一种记录。而在高校档案管理人员看来，他们所记录的不同的档案信息资源都是依据高校自身发展经历进行的记录，这种记录主要是用图片、影像以及文字等形式，而且这些档案信息资源能够给高校提供相关管理的依据，进而在高校进行决策以及促进高校发展方面有着重大的意义[1]。

2 信息化背景下高校档案管理与传统高校档案管理的比较

就信息化背景下的高校档案管理与传统高校档案管理二者来说，它们不仅有着根本性的差异，还存在着共性，同时它们之间还有一定的关系。

2.1 差异

在信息化背景下，档案在存储方面主要是以电子档案的形式为主，它操作起来很简单，只要是有硬盘、计算机、网络等设备，就可以进行存储，除了存储方式简单，还有最为主要的一点便是它对技术方面的要求是比较高的。而对于传统高校档案管理来说在进行记录时大多数是以纸质档案为主，它的存储境况会受到温度、湿度以及周围的条件等的影响。因此，这两者之间在存储环境上存在着一定的差异。

2.2 共性

在高校教学中相关人员在处理重要的工作时，需要有力资料、信息以及准确数据的支撑，这时档案管理就会起到很大的作用。所以不管是信息化背景下的高校档案管理，还是传统的高校档案管理，它们的共同点就是对高校教学中的工作人员能够提供很大的帮助。

2.3 关系

在信息技术出现之前，高校档案管理主要依靠的是传统的管理方式，而到了信息技术时代，高校档案管理呈现出了信息化和现代化的特点，也就是说，信息化背景下的高校档案管理是传统高校档案管理的升级和延续。

3 高校档案信息化管理的意义

3.1 优化高校档案管理模式

有部分高校的档案管理是由学校以及学院一起管理的，因此在管理的过程中难以避免的会出现管理比较混乱的场面，而且在档案管理方面，高校对其部门是没有绝对话语权的，所以就会出现部分档案泄露、丢失的状况，如果重新查找档案是很费时费力的。对于信息化档案管理来说，它可以对高校档案管理的模式进行完善，比如，对学校的教师与学生的个人档案进行采集、整理以及记录等，然后能够在档案信息管理系统中简单且快速地进行查找。对信息化档案管理模式来说，它与电子档案管理是相似的，可以对电子档案直接进行管理，也能把纸质档案改成电子档案。

3.2 减少高校档案管理的失误

对于高校管理的工作来说，他们的任务是非常繁杂的，而且由于缺少高校档案管理的专业人才，在管理的工作当中也会出现很多的错误，比如，学生的档案丢失或者被篡改等问题，虽然这些问题出现的概率很少，但出现的概率也是有的。有时，高校毕业的学生对档案进行调配、寄送的时候，在这其中出现一点问题，学生就没有办法及时拿到档案，就会影响学生们正常就业，学校工作今后的展开也必然会受到影响。从信息化管理方面来说，学生的档案是从他们入学的那天就已经登记在册了的，而且每份档案都可以查到，而且也对学生档案进行了很好的分类，这样不但能提高工作的效率，还可以减少高校档案管理的失误。

4 高校档案管理现状的分析

4.1 未建设形成信息化档案管理系统

目前社会信息化快速发展，而高校档案管理想要跟上它的步伐，那么就必须要依靠信息化管理系统，可是有部分高校并不正视档案管理的重要性，他们认为学生档案管理只是暂时性的工作，管理人员只是做点简单的收集档案、 保管档案以及最后的派出档案的工作。实际上，学生的档案工作并不是一项简单的工作，而是一个十分繁重且不允许出一点差错的工作。在档案管理工作中，它不仅要管理学生的档案，学校里所有教职工的档案也都是要管理的，就这些教职工来说，他们的流动性是较强的，如果想要减少档案管理部门的工作量，那就需要对档案使用以信息化管理的模式来进行管理。然而现状却是大部分高校对档案管理工作缺少扶持，也没有对信息化档案管理系统进行引进。

4.2 缺乏技术人才，管理观念落后

以前，我国高校档案主要是以纸质媒介来记录的。然而随着高校招生不断地扩大，其工作量也在不断增加，使得档案管理工作的难度增加了许多，如果面对这样的现状，还继续用纸质的形式工作的话，那么高校档案管理在今后的工作也就毫无意义[2]。有部分工作人员档案管理的工作观念依然陈旧，并未进行转变，而且信息化建设的意识也不强，他们的技术水平亟待提升，无法实现档案管理的高效化、高效果[3]。

4.3 学生档案流动性强难调整

在高校，关于学生的档案，如果用很多的精力和时间来对其进行一系列的信息化管理，就会增加一些不必要的工作。因为学生的流动性是非常大的，一般他们在学校只待4年，随后档案也会跟着学生一起调配，所以有部分高校档案管理部门在对信息化管理模式进行详细的了解后，不敢对信息化管理有更进一步的实施。如果想要展开档案信息化管理，那么前期它的工作量是非常大的，所以，现如今有部分高校依然没有找到合适有效的方法来解决这个问题，如何快速实现学生档案的信息化转换这是关键所在。

4.4 缺乏完善的档案信息管理服务评价体系

随着我国教育事业不断地展开，高校档案管理服务在里面发挥着不可或缺的作用，现在每个高校需要解决的问题便是提高档案管理服务的水平。因此，学校必须要建立健全档案信息管理服务评价体系，要严格规范档案管理人员自身的行为，严禁他们做一些不利于档案信息管理服务评价发展的事。公众的评价，既可以对管理工作起到很好的监督作用，也有利于管理方面的不断改进。然而，我国高校档案管理服务部门正缺少这样的服务评价体系。首先是高校忽略了档案管理服务对整个学校发展的重要性，未能主动建立相应的评价体系；其次高校虽然建立了服务评价体系，但未能真正运用起来，导致档案管理服务评价体系的重要性得不到体现[4]。

5 信息化背景下高校档案管理的创新措施

5.1 实现高校档案的数字化管理

信息化背景下，要加大力度去推广信息技术，这对实现高校档案数字化管理有着重要的作用。要根据信息技术发展的具体情况，善于利用信息技术的特征，发挥其自身的优势，来解决每个环节所遇到的问题，而且要及时且高效地改变档案管理工作观念，这样才能促进高校教育事业的可持续发展。在信息化背景下，高校要实现档案馆所储存的目录的数字化模式，工作管理人员在进行档案检索时，就可以通过电子目录的划分，快速并准确地查找到相关内容，而且在此基础上要对高校档案进行科学化管理。比如，想要对高校档案实现全面化的管理，应该懂得利用信息技术以及网络平台等加强数字化建设。高校档案的数字化管理，不仅可以给其各项工作提供便利，还能够逐渐发挥自身独特的魅力，充分体现高校档案管理创新发展的重要意义。

5.2 建立统一标准的档案操作流程

目前，有部分高校在进行档案管理时，大多数都是让勤工俭学的学生以及和专职档案管理人员共同管理。其中专职档案管理人员最多只有2 名，而且还是有多名学生轮岗值班。每个人在工作当中都会用自己的方式来完成工作，由于每个人的工作方式不同，因而在进行档案管理的过程中就会有参差不齐的效果，有的人作业流程不规范，而且在服务性以及专业性上的工作也存在明显的缺失。这样不仅浪费了大量的材料和时间，还会给档案管理造成一定的损失。所以一定要建立统一的档案管理的流程和健全档案的标准。一般高校档案管理的环节便是档案材料的形成、收集、确认、整理、归档、登记、移交、转递等，高校要考虑到实习生和企业实践的情况，制定好档案管理中的每项工作以及根据学生的具体情况来制定规范的管理细则。尤其是要将企业实践、顶岗实习结束后学生档案归档的范围和内容、 质量和数量、归档时间等每个细则都要做出来，能够保证档案是详细、完善、正确的。此外，还要对各部门的归档时间建立一个表格，做到让档案及时的归档，档案管理人员统一收集后录入信息化系统，以保证档案的连贯性。

5.3 高校档案共享程度的提高

在这个信息化快速发展的时期，在高校条件允许的情况下，高校可以在网络平台上增加更多的共享性档案资料。但是，在供给学生以及社会人士使用相关档案资料时，必须要制定一定的规章，采取一定的措施。首先，要投入一定的资金来支持信息技术下档案资源的共享；其次，把纸质版的档案转变成电子档案进行存储，这不仅节省了存放空间，减少了管理成本，还能使资料的保存时间更加的久远[5]。

5.4 推进文档一体化管理的进度，促进高校档案的开发利用

文档一体化管理是把电子文件转化成一种智能管理的方式，它是把旧的档案管理理念、机制以及方法转变成新型的高新信息技术理念、机制、方法的过程。主要包括馆藏档案数字化、档案管理智能化、档案传输网络化和档案服务社会化等。要实现文档一体化管理，就必须保证高校档案工作中从开始的收集、整理，到后期的保存等都要不间断的完成，在迅速完成档案管理过程的前提下要确保档案信息的准确性及时效性，进而建立起档案数据库，它会让高校档案管理人员脱离那些繁重的手工档案整理工作，能够有足够的精力和便利的条件对数据库中的档案信息进行开发和利用[6]。

6 结语

综上所述，在现如今的信息化时代，高校档案信息化管理拥有很好的发展空间，高校档案管理部门一定要清楚地了解和认识到现如今信息化的趋势，要预先做好准备，比如，提前掌握好学校的实际情况，并做出符合它的方案，而且管理工作者自身也要学习一些有关信息化管理的知识，这样才能让高校跟上时代的发展形势，逐步实现档案的信息化管理。