医院文书档案信息化管理模式的构建研究

刘倩伊

【摘  要】伴随着中国经济的快速发展以及社会的不断进步，信息化技术已经被广泛地应用在各行各业中，促进了各行各业的发展。对于医院来说，文书档案管理是十分重要的一环，文书档案更是组成医疗系统的有效资料，而现阶段的医院文书档案管理模式较为落后，已经无法满足日新月异的医疗系统需求，所以说，将信息化管理引进医院文书档案管理工作是十分有必要的，需要结合现代信息化技术进行变革。

【Abstract】With the rapid development of China's economy and social progress， informatization technology has been widely used in all walks of life， promoting the development of all walks of life. For hospitals， the management of documents and archives is a very important part. The documents and archives are the effective materials that make up the medical system. However， the current management mode of hospital documents and archives is relatively backward， which can no longer meet the ever-changing needs of the medical system. Therefore， it is very necessary to introduce informatization management into hospital documents and archives management， which needs to be reformed in combination with modern informatization technology.

【关键词】医院;文书档案;信息化管理;构建

【Keywords】hospital; documents and archives; informatization management; construction

【中图分类号】R197.32                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）01-0017-02

1 引言

文书档案是医院发展过程中重要信息的累积，它承载着一系列的重要信息，同时是党建、科研创新、医疗产业发展以及行政管理的依据，更是每个医院治病救人的重要基础，可以为医院领导层作出正确决策和指导提供依据。由此可见，切实落实好医院文书档案管理工作，提供档案管理效率与利用效率是重中之重。就现在而言，在各大医院进行的一系列改革工作中，受到冲击最大的往往是医院的文书档案管理工作，现阶段仍有许多医院尚未建立起完善的文书档案管理体制，所以说，研究并构建出符合医院实际情况的现代信息化文书档案管理模式是十分重要的，通过构建信息化文书档案管理模式，可以极大提高医院文书档案管理效率和质量，降低出错率，减轻工作量，促进医院的进一步发展。

2 现阶段医院文书档案信息化构建与应用中存在的问题

2.1 信息化建设仍较为落后

文书档案管理工作对信息化要求较高，需要其与现代社会的智能化、多元化发展相适应，但实际情况是，目前各医院普遍存在着档案管理的数字化建设滞后的现象，无法满足及支持现代化的档案管理需求。具体来说，由于文书档案管理模式的数字化程度较低，会对档案的管理和利用范围产生直接影响，缩小应用范围，严重限制傳输速率。现阶段大部分医院所使用的文书档案管理模式基本是应用双轨保管，也就是将实体档案与数字档案结合起来进行整理与管理，然而针对纸质档案数字化处理力度是远远不够的，总的来看，指导性、业务性文件数字化运用程度较高，而病例、医疗纠纷档案等则仍多采用实体形式，不利于长期保留、调用与管理。

2.2 文书档案信息化管理缺少基础设施

要想构建出完善的文书档案信息化管理模式，需要有健全的软件及硬件支持，虽然医院工作对于数字化和信息技术的要求不高，尚且能够满足日常管理需要，但随着时代的快速发展，对于医院档案管理的存储与运用要求逐渐增加，原有的旧设备已经无法再支撑数字化档案管理模式的发展，急需引进先进的科学技术，如云计算、大数据等，进一步完善基础设施，加强硬件软件配置。

2.3 医院文书档案管理模式较为传统

由于医院对于信息化和数字化的要求较低且工作简单重复性高，因此，一般沿用传统的档案文书管理模式，以人工管理为主，整体工作效率相对低下，对于人力、物力、财力消耗较多。并且医院的工作人员大部分已经适应了传统的人力管理模式，在融入信息化以及进行档案数字化改革时往往容易产生不适应的现象，一时间无法消化，再加上工作人员的信息化水平较低，给文书档案信息化构建带来了很大阻碍。

2.4 信息技术的融入为医院档案管理工作带来了新的风险

大数据、互联网等先进技术的融入除了给医院文书档案管理带来便利之外，还给医院档案数据信息的管理增加了泄露风险。以往医院所采用的实体档案管理模式虽然存在着工作效率低下以及人力消耗大的问题，但对于文书、档案的保存较为安全，相关文件仅用于医院内部，大大降低了安全风险。而通过引进先进的信息技术以及普及信息化办公力度，医院的文书档案管理会直接接入各个科室的办公体系，信息更加开放。即使部分医院采用了设置VPN阻止外部用户接入的措施，但开放、多元、个性办公理念的渗透推动着医院局域网发展为全域网，提高医院文书、档案利用的便利化程度，降低文书、档案的私密性，这在一定程度上为医院文书档案的管理和使用带来了更多风险，增加了信息泄露的可能。

3 研究并构建信息化文书档案管理模式的必要性

3.1 可以进一步提高医院文书档案管理工作的效率

促进医院文书档案管理的信息化发展是必然趋势，数字化、信息化的管理模式能给文书档案管理效率带来质的提升。传统的档案文书管理模式常常采用纸质记录和保存，不论是收集整理还是管理利用的效率均不高，一般是规定好间隔一段时间对之前的相关文书、档案进行集中收集与整理，大大影响了文书档案的时效性。而通过应用信息技术促进文书档案的数字化处理，可以进一步促进档案收集、整理、管理、利用工作的拓展。例如，常规的行政档案管理通常采用定期收集与储存实体档案的方式进行，分类方式大多使用文件名或是时间排序。而融入信息化之后，医院就可以利用内容检索或是可视化软件进行整理、分类和管理工作，这样能够极大提高工作的效率。与此同时，信息化所特有的将承载载体与其中内容分开的功能可以为使用者提供更加个性化的针对性服务，提高文书档案的利用效率，促进档案管理向纵深发展。

3.2 能够进一步促进医院文书档案的扁平化发展

传统实体档案管理模式与现代信息化管理模式相比较而言，传统模式更具有高度中心化的特性，呈现为文书、档案的高度集中状态，由相关档案管理部门进行统一调度。而信息化的文书档案管理模式则更倾向于促进文书档案文件的扁平化发展，打消传统实体档案高度集中化的特征。尽管传统档案管理具备更易储存的优势，但是伴随着纸质文件的日愈增多，传统管理模式势必要投入更多的人力物力才能够完成工作。

4 构建医院文书档案信息化的有效措施

4.1 加强投入支持、完善数据库

首先，对于现阶段各医院的文字档案信息化程度普遍较低的情况，医院领导及相关人员应该切实转变思维，加强建设理念，坚持以问题为导向，通过设定小目标的方式一步步解决现阶段档案信息化建设中存在的一系列问题，落实好规划蓝图，促进信息化的长远发展。与此同时，医院应该在全力推动传统文书档案数字化的同时优化数据信息采集体制，将原本的双轨收集变成更高效率的单轨收集，进一步完善档案数据信息库，加强基础设施建设，为之后的文书档案管理和利用提供便利。同时应该根据医院的实际情况以及用户需求，合理优化相关软件、硬件设施。此外，医院应该重视与档案信息化相关的理论研究与教学，进一步提高人员素养，从而为之后的信息化建设以及数字化建设提供有力支撑。医院同时应该多多借鉴其他医院的先进建设，积极应用云计算等技术为档案信息化服务，完善文书档案管理系统的信息化建设。

4.2 评估风险，落实好数据备份

对于文书档案信息化建设来说，最突出的问题就是如何保障好数字化档案信息的安全性，规避可能发生的潜在风险。为了切实保证好文书档案的安全性，应该从以下几个方面着手：①首先要对档案信息化建设所涉及的一系列潜在风险进行评估，同时确定好安全标准，具体包括数据信息的管理、文书档案的数字化处理以及档案信息的安全保管、使用与备份等，着重对信息化文书档案开放共享之后所带来的风险进行合理评估。②落实好备份工作。鉴于信息化的文书档案管理模式拥有着高密度的特征，所以需要建立并完善好备份机制，明确备份责任，切实落实好数字化档案文书的备份工作。③进一步提高安全保护力度，完善保护措施。具体来说，各医院应该根据所处网络环境选择与之相适应的安全管理模式，重点推进安全防护教育，尽量避免因工作人员疏忽产生的不必要错误发生，其中对于全域网模式，医院应该设置人脸识别或指纹识别等先进技术，为信息安全提供保证。

4.3 进一步健全医院文书档案管理模式

文书档案信息化建设要求医院根据管理模式特性进行针对性提高，促进智能化、人性化发展。具体来说，首先应该实现文书档案资料的自主收集整理系统，将资料收集任务放权给各个科室，促进纵深发展;其次应该切实考虑使用者需求，建设统一的信息查询端口，促进文书档案信息的可视化呈现，加强个性化服务，提高使用效率。

5 结语

总的来说，在社会高速发展的今天，促进医院文书档案管理信息化建设是必然发展趋势，医院应该切实认识到落实信息化的重要性，解决现存问题，切实落实好文书档案管理的信息化建设。

【参考文献】

【1】刘英霞.刍议信息时代医院文书档案的信息化管理[J].办公室业务，2020（10）：94+105.

【2】曹慧.醫院文书档案的信息化管理研究[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（A0）：183-184.