办公室秘书自我素质提升的思考

□李玉安

作为煤矿办公室文秘工作人员，主要工作是围绕矿井安全生产、经营管理中心工作，担负上情下达、协调各方的责任，事务繁多，任务繁重，要求较高。文秘人员要自觉在提升自身能力素质上下功夫，努力做好服务矿井发展、服务领导决策、服务职工群众等工作，满足矿井发展需要。

强化写作训练 提升“办文”能力

加强文字写作能力训练，自觉提升“办文”能力，是办公室文秘人员的必修课。

一是要强化文字写作知识的学习和积累。要向书本学，各种规范文体、写作范例、写作心得，都要认真学习、细心揣摩、精心研读，掌握写作方法，掌握构思窍门；要向各类报刊学，特别是向《人民日报》评论学习，学标题的制作，学结构的组成，学议论推理的逻辑，学切合时代的观点，并建立学习文种、文章、优美字词句的文档材料库，注意积累，善于思考运用，将其化为自己的思想观点；要向同行学，向上级机关文秘前辈学，学写作技巧，学写作风格，学行文方式；要向领导学，领导观点、领导艺术、办事特点代表着一种作风，发挥着引领单位风气的作用，因此要研究与领导作风相适应的文章风格；要向群众学，学习风趣幽默的语言，让文章接地气。

二是要坚持勤写勤练不放松。写好文章要有扎实的功底，而扎实的功底是练出来的，必须勤于写作，勤奋练笔。可以从写“小豆腐块”入手，多写多练多思，写作功底逐渐深厚后再写大的材料，一步步提升写作能力。如果一开始就写大材料，情况不熟悉，肚子里无墨水，脑子里无想法，就会穷于应付，写出来的东西领导不满意，自己也很无奈。要坚持笔耕不辍、厚积薄发，坚信熟能生巧、熟能致精，慢慢就能写出好的、大的文章。

三是要增强公文修改能力。很多文秘人员都有一个坏毛病，就是对自己写出来的东西不善于修改，也不知道怎样修改。其实，好的文章是改出来的。公文讲求严谨、简洁，所以必须学会修改文章。要熟练掌握各种公文的特点、写作要求和语言表达技巧，精通语法、修辞和逻辑知识、写作规范。改文章要逐字逐句，一个字一个字地过，精雕细琢，这样才能把文章变成精品。

厘清会议流程 提升“办会”能力

“办会”是文秘人员工作能力、业务能力的重要体现，也是衡量文秘人员综合能力的“标尺”。作为煤矿的文秘人员，上级检查、同级交流、职代会、工作会等各类大会小会经常遇到，如何保证会议的圆满召开，是对文秘人员工作能力的检验。作为文秘人员，不论大会小会，都要厘清会议流程，细化会务节点，掌控会议过程。

一要仔细分析会议议程，从会议酝酿开始，逐步落实会议召开目的、发起单位、出席人员、会议通知、召开时间、会议文件材料、服务人员、会议经费、主持人、负责人等。会议主要流程要做到一目了然，什么时间做什么事、由谁来做，都要做到心中有数。会议筹备过程中遇到突发事件，要及时向会议筹备负责人汇报，拿出解决方案，确保会议正常如期召开。

二要做到现场先检查、细检查，对会议席卡人名要仔细校对，不能有错误；对音响话筒要逐个试播，保证开会时音量正常；对会标逐字检查，不能有错，更不能挂错位置；茶水摆放、材料摆放、进出路线等都要演习一遍，避免犯低级错误，同时对会场设施、供电保证要全面了解，并逐项落实到人。此外，要制定应急预案，保证硬件出现故障能够及时排除或者及时启用备用设备。

三要细排会议事项，对大型会议、带有颁奖和发言性质的会议，会场服务、会场引导、会议衔接需要安排专人负责，保证整个会议按照议程顺利召开。会后也不能一走了之，要对会场进行恢复和整理，对整个会议进行总结，找出问题和不足，在下一次会议召开时极力避免类似的问题再次发生。

加强细节控制 提升“办事”能力

办事是协调能力的表现之一，也是文秘人员业务素质的具体体现。

一要清楚办事流程。办事必须明确事项的内容、时限、要求。内容不清楚的要及时请示领导，按照领导的指示办理；时限紧急的立即办理，不拖延、不误事；事项要求要明确，正确把握领导要求，高质量地把事项办好。具体办事时，要想清楚为什么办、怎么办、办到什么程度，清楚整个事项的流程。要积极谋划办事方案，及时请示领导，做好办事过程记录，及时汇报办事过程，随时掌握办事进度和结果。

二要注重细节过程。在办事的过程中，要注重细节，把事项办细办实。注重细节管控需要文秘人员办好事、不漏事、不错事，慢事快办抓跟进，急事缓办不慌乱，重事轻办不出错，遇有特殊问题和突发情况，要及时请示，切记不要擅做主张，必须按照领导的指示去办。

三要明辨大事与小事的关系。大与小是相对的，不能办小事，只想办大事，就办不成大事；经常办小事，小事也会成就大事。要树立“办公室无小事”的理念，办小事要重视，办大事不含糊。对事关全局的大事要做到胆大心细、举重若轻，对涉及具体的小事做到谨小慎微、举轻若重，既办大事、成大事、见成绩，又办小事、成小事、不出错，这样才是办事之道。

坚持淬炼品格 培养良好品质

作为办公室文秘人员，工作在领导身边，必须谦虚谨慎，正确做人做事，切记不可盲目自大、狐假虎威。

一要学习“牛”的品格。有人说，一个单位有三种人：勤奋的牛、懒惰的猪、撕咬的狗。属牛的多了，属猪的就不会偷懒，属狗的也会夹起尾巴。要学习老黄牛埋头苦干、勤奋进取的精神，立足文秘岗位，提升办文、办会、办事能力，锻炼以文辅政水平，努力把本职工作干好。要学习孺子牛谦虚谨慎、戒骄戒躁的精神，做人讲品格、分工不分家、补台不拆台。要学习拓荒牛大胆创新、敢于争创的精神，敢于开拓进取，在办公室文秘岗位上闯出一条新路。

二要增强担当意识。要以文辅政，当好参谋助手，就要求文秘人员当参谋、出点子时要有实用价值，谋略要具有科学性。在找问题时要有针对性，能够在纷繁复杂的实际工作中抓住关键问题和主要矛盾。在分析问题时要有全面性，既要放在大的形势和广的范围进行展望，又要立足现实对主要矛盾和矛盾的主要方面进行“牵牛鼻子”。在解决问题时观点要有科学性，做到“四个符合”，即：符合工作实际，符合上级政策，符合客观规律，符合群众利益。解决问题的措施要有可行性，既要适时出台，又要切实可行；既能行之有效，又能经得起检验。一句话，既要前瞻性发现问题，找出问题的解决方法，又要通过实践解决问题，而且经得起检验，这样才能以文辅政、做好参谋。

三要立足岗位提高修养。要保持平和心态，坚信虽然只是个小科员，但是会有大作为；虽然身居小位，但是要担当大责任；虽然只有小权力，但是可以做大奉献。要提高敬业意识，不混日子，把年轻岁月用来奋斗；不斤斤计较，多想工作是为自己；不虚度青春年华，相信现在的投入与将来的收获成正比。

做一个有担当、有修养的人，将会无往而不胜。