试论企业文书档案收集与归档工作

江淑妹

摘要：进一步注重企业文书档案收集与归档工作具有重要意义，可以为企业各项工作的顺利开展提供参考。档案内容包括了企业发展中的各方面信息，企业可以结合这些信息建立落实有针对性的工作方法。但是，在企业文书档案收集与归档环节，还是伴随了一些问题，应当针对这些措施，建立落实合理处理对策，从而保证强化企业文书档案收集与归档质量，助力企业各项工作良好开展。

关键词：办公室;文书档案;收集;归档

0引言

企业档案收集与归档工作的良好开展，能够对企业各项工作的发展进行全面记录。比如，企业一些科室业务活动在具体进行时，产生了大量资料，如果将这些资料进行全面收集、合理归档，就能够企业各科室业务考核活动的开展提供依据，有利于各科室对资料的查找，保证开展公平的业务考核活动。除此之外，进一步注重档案收集与归档工作，还会助力企业最高级别管理人员充分了解各科室业务的进展，就应当对档案收集与归档工作加大重视程度。

1办公室文书档案收集和归档中出现的问题

1.1材料收集不完善

在一般条件下，企业文书档案收集与归档工作环节都未能体现完善性，在具体操作中，一些档案内容都未能被档案管理人员进行全面记录，这样就可能导致企业文书档案收集与归档工作具有较高难度，也可能导致企业档案管理难以体现精准性，因而，企业就应当对这样问题做出进一步考虑，如此一来，便能够保证文书档案收集与归档工作切合相关标准。不仅如此，企业一些档案内容也分散到了企业其他科室，如此现象就可以导致企业档案的整理不能体现完整性，因而，就应当由企业档案管理人员在具体工程环节，进一步考虑到档案内部的完整性，保证企业文书档案管理收集工作达到相关部门提出的标准、政策。除此之外，还有一些档案管理临时工，其相关工作环节，未能体现高度职责意识，如此状态也会导致档案资料收集缺乏完整性。

1.2档案管理人员专业素质需要提升

企业文书档案收集与归档工作在具体进行时，档案管理人员都未能表现出高度的职业素养，导致文书档案收集与归档工作不能稳定开展，一些档案管理人员相关工作环节，也未能体现高度的职责意识，未能对企业红头文件的整理加大力度，导致文书档案收集与归档工作不能具有快捷性和稳定性。因此，就应当由档案管理人员在文书档案的收集、归档环节，提高责任意识，进一步注重对红头文件的整理。不仅如此，企业档案管理人员对现代新型的档案管理模式进行充分了解，因而，在具体的文书档案收集与归档环节，也未能对档案内容的现实性予以全面审查，导致所整理的档案内容难以保证可靠。因而，就应当要求企业借助合理措施，提高文书档案收集与归档工作的标准，保证该项工作能够达到上级提出的相关标准和规范。

1.3没有做好材料收集工作

近期以来，企业文书档案收集与归档工作的具体进行时，未能体现明显的快捷性和稳定性，这样就可能使得企业档案管理工作整体质量成效弱化。在档案资料收集环节，相关工作人员未能充分落实管理的思想、流程和标准等。一些档管理人员在对文书档案进行收集与归档时，未能进行规范性，导致档案资料失去完整性。针对这样的情况，企业就需要在文书档案收集与归档工作进行时，对该项工作予以适度监管，其间，还应制定文书档案收集与归档标准与规范，确保企业文书档案收集与归档工作快捷性、稳定开展。另外，在文书档案收集与归档环节，一些档案资料都缺乏完整性，导致档案效用明显弱化，企业应对这样的现象进行高度重视。

2优化办公室文书档案收集和归档工作的有关措施

2.1健全文書档案管理系统

想要保证企业文书档案收集与归档环节的稳定性，就应当进一步完善档案管理系统，其间，还应根据相关工作伴随的问题建立有效的管理制度，促进档案管理人员在文书档案收集与归档环节，保证所有作业环节都是结合标准制度内容，以强化文书档案收集与归档的快捷性。与此同时，在对档案管理系统予以完善环节，应对企业各个科室的职责范围予以进一步明朗化设置，进一步清晰化文书档案的归档项目和管理期限，从而为文书档案收集与归档的稳定实行提供有利条件。这还应当建立切实可行的各科考核体系。如此一来，便能够提高档案管理人员工作的主观能动性，保证强化其文书档案收集与归档的业务水平，增进档案管理人员职责意识，给未能结合标准制度现象予以全面消除，从而保证强化企业文书档案收集与归档质量成效。

2.2实施档案管理人员专业技能培训

第一是企业管理工作在实际开展环节，管理人员需要切实知晓档案管理属于企业管理中的主要项目之一，需要对该项管理项目予以进一步注重。还应当以适当时间为档案管理人员实行专业培训，在具体培训时，保证有效提高其参与培训的主观能动性，强化参与培训人员岗位工作水平和职业素养。第二是在文书档案收集与归档环节，应当通过对临时工大批召集的措施，以缓解档案管理人员的业务负担，因而，企业就应当对临时工作予以，促进所有临时工可以快速适应相关工作，助力企业文书档案收集与归档工作的有序开展。第三是在人员培训环节，企业管理人员应采取有效措施，促进参与培训人员对文书归档项目，和文件完整性予以充分了解，以强化企业档案管理质量成效，确保企业档案管理进一步体现专业性和稳定性。

2.3开展档案宣传工作

想要保证企业文书档案收集与归档工作质量成效，就可考虑进一步注重档案宣传。第一是，在平时发展中，企业应保证简报和编制和档案管理质量，进一步扩展档案管理宣传范围，提高相关工作人员工作的主观能动性。第二是，企业最高级别管理人员应当借助对信息技术和智能终端设备，拓展档案管理工作宣传范围的深广性，其间，还应要求相关工作人员进一步标准化档案收集与归档的流程，其间还应对档案内容的现实性予以审核，避免档案内容与现实情况的信息不相对称。第三是，在对档案管理予以大力宣传时，应进一步考虑到，对文书档案的显著效用予以深广性宣传。

结语

在现代社会快速发展的背景下，企业所进行的文书档案收集与归档工作，应将新型管理模式进行运用，使相关工作进一步体现创新性，其间还应当优化升级管理制度。还应进一步注重档案管理相关培训的重视，以保证对相关工作理论进行更加充分落实，从而助力企业文书档案收集与归档工作快速向更高层面升级。

参考文献

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（深圳市福田区档案馆 广东 深圳 518000）