浅谈新时代基层单位档案管理工作的基本要求

张玉香 山东省日照市莒县城阳街道办事处

一、基层单位档案管理工作数字化需求

（一）档案信息的数字化需求

近年来，在我国技术快速发展的过程中，档案信息的数字化，可提升档案管理工作的便捷性，便于有效开展各方面的管理工作，不会受到时间与空间的限制。档案信息的数字化存储，不仅可以节约资源，还能降低存储的空间，减少人力成本、检索工作时间，加快工作速度，促使档案管理工作高效实施。基层单位的档案管理工作中先进的数字化技术，可改善当前的档案管理工作现状，打破传统工作的局限性，提升档案信息的数字化水平，便于有效管理相关的档案内容，全面挖掘利用档案资源，提升基层单位的档案管理工作效果。

（二）档案管理的微小化需求

基层单位的档案数字化管理工作中，可以通过计算机中压缩打包技术方式，将传统纸质档案中的图片、文字等转变成为电子文档，通过网络信息技术，分类处理档案内容，分享相关的信息，实现异地查找的目的。在基层单位的档案管理过程中采用数字化技术措施，可利用微小化的形式处理档案，方便管理和使用，提升基层单位档案管理水平。

二、基层档案管理问题分析

（一）缺乏良好的档案管理系统

近年来，我国基层单位在日常档案管理工作中，尚未采用网络信息技术与数字化技术创建完善的档案管理系统，不能确保各方面的档案管理工作质量，难以有效提升各方面管理工作的现代化水平，对基层单位的发展会造成不利影响。部分基层单位在工作中尚未结合数字化的建设需求，积极创建相关的数字化系统，不能确保档案管理工作质量和水平，难以有效提升档案管理的数字化成效，如果不能有效完成各方面的数字化管理工作任务，将会诱发很多严重问题。

（二）缺乏高素质人才队伍

部分基层单位在档案管理工作方面，虽然已经采用了网络信息技术，尝试创建数字化的管理系统，但是由于缺乏高素质的人才队伍，不能确保各方面的档案管理工作质量。部分工作人员未能掌握先进的网络信息技术，没有在自身工作中积极采用先进的数字化技术方式，不能采用先进技术措施有效完成档案管理任务，严重影响基层单位档案管理工作的数字化发展。

三、基层档案管理对策

（一）加强领导，提升意识

档案价值高低与管理效果相关，加强重视能够充分开发基层档案管理潜力，促进基层单位发展。基层单位领导应该认识到档案管理的价值，将档案管理纳入单位工作计划当中，改变档案管理在基层单位中的地位，从顶层建设加强管理工作。同时，基层单位要提升基层管理人员工作意识，多次开展相关法律、法规研习工作，使管理人员认识到档案管理的重要性。单位领导要做好协调工作，让各个部门配合档案管理工作，扫清档案管理人员工作中的障碍。

（二）人才培养，稳定队伍

在档案管理中，人力因素是保证档案管理效果的决定性因素。因此在档案管理队伍建设中可以从两个方面开展工作：第一，稳定队伍。基层单位应该加强档案管理人力资源投入，派遣专人负责档案管理工作，适当增加福利，稳定档案管理工作队伍。第二，人才培养。基层单位人事招纳、扩大编制较为困难，因此应该提高人才选拔标准，选择具有档案管理、数据处理技能、工作责任心强的应聘者负责基层档案管理工作。同时，基层单位内部也要结合档案管理环境变化对管理人员进行培训，如“信息技术档案管理”“人事档案管理规范”“档案管理法律研习”等培训内容，全面提升档案管理人员的素质。档案管理部门以及基层单位领导要对档案管理进行定期与不定期考核，从建档、查阅、归档规范性、档案保管状况、档案资源维护等几个方面入手，全面提升档案管理效果。

（三）积极采用电子存储技术

为促使基层单位档案管理工作数字化发展，应该积极采用电子存储技术，利用先进技术措施将档案内容存储到数据库系统中，然后采用授权管理的方式，为相关档案管理人员提供便利。在此期间，还需注意原始的纸质档案与实物档案的保存，通过电子扫描技术将信息扫描到数据库系统中，便于开展数字化的管理工作，将电子存储技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的数字化管理目的。与此同时，在使用电子存储技术的过程中，应该结合基层单位的档案管理工作特点与实际情况，要求档案管理人员创建相关的电子存储技术系统，在合理采用电子存储技术的情况下，保证有效存储各种档案数字化信息，满足当前的数字化管理需求。

（四）构建网络化管理体系

近年来，在网络信息技术快速发展的过程中，基层单位的档案管理工作已经开始呈现网络化的发展态势，要想更好地实现档案数字化管理目的，就应该积极采用先进的网络信息技术，构建网络化的管理体系。首先，利用网络信息技术设置数字化的档案目录，通过相关的检索软件实现对档案资料的自动化归类和统计处理，提升检索工作的效率，这样不仅能够降低检索的工作量，还可以确保工作的准确性。其次，在采用网络信息技术的过程中，应该设置关于档案管理方面的局域网络，强化各种信息资源的共享，在系统之内，基层单位之间可以共享档案资源，提升共享的效率，确保档案的利用率。最后，在采用网络信息技术的过程中，应该创建关于基层单位的档案管理网站平台，采用网络平台整合各种档案信息，确保各方面档案管理工作的效果。

四、结论

基层档案管理工作内容烦琐，属于基层单位基础管理工作内容，对于基层单位人力资源管理、运行决策、群众服务具有重要的意义。面对基层单位管理中的诸多问题，需要从意识、制度、管理规范、信息化建设等多个角度出发，改变传统基层档案管理模式，让其真正参与到基层单位管理当中，发挥档案信息价值，促进单位可持续发展。